Automatisierte Verteilung von Sicherheitsdatenblättern an Kunden

Sicherheitsdatenblätter werden automatisch auf der Grundlage des ERP-Produktcodes (SKU/ERP-ID) und der E-Mail-Adresse des Empfängers verteilt.

• Die Integration erfolgt über einen einfachen Webhook-Aufruf, der Ihrem ERP-System hinzugefügt wird. Dieser löst die SDS Manager send_sds-API unter Verwendung der SKU/ERP-ID und der E-Mail-Adresse aus. Alle modernen ERP-Systeme unterstützen Webhook- oder API-Aufruffunktionen, sodass die Implementierung unkompliziert ist.
• Wenn ein Sicherheitsdatenblatt versendet wird, wird automatisch ein Abonnement für neue Revisionsaktualisierungen im SDS Manager erstellt, wodurch sichergestellt wird, dass der Empfänger alle überarbeiteten Versionen innerhalb der nächsten 12 Monate erhält.
• Sicherheitsdatenblätter sind oft mit mehreren SKUs verknüpft. Wenn mehrere SKUs dasselbe Sicherheitsdatenblatt verwenden, wird das Dokument einmal in der Sicherheitsdatenblatt-Datenbank gespeichert und mit allen relevanten Produkten verknüpft.
• Um redundante E-Mails zu vermeiden, blockiert das System das wiederholte Senden desselben SDS an denselben Empfänger innerhalb eines konfigurierbaren Zeitraums (z. B. 12 Monate).
• Wenn ein Kunde innerhalb dieses Zeitraums dasselbe Produkt erneut kauft, wird das SDS nicht erneut gesendet, sondern das Abonnement wird automatisch auf 12 Monate ab dem neuen Kaufdatum verlängert.
• Bewährte Vorgehensweise: Wir empfehlen, in Ihrem ERP-System ein HAS_SAFETY_DATA_SHEET-Flag zu setzen, um API-Aufrufe nur auf Produkte zu beschränken, für die ein Sicherheitsdatenblatt verteilt werden muss.

Dadurch wird die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet und gleichzeitig unnötige Kommunikation minimiert.

Kunden, die ein Sicherheitsdatenblatt erhalten, werden automatisch für zukünftige Aktualisierungen abonniert.

• Wenn eine neue Version eines Sicherheitsdatenblatts hochgeladen wird, wird das aktualisierte Dokument automatisch per E-Mail an alle abonnierten Empfänger gesendet.
• Benachrichtigungen werden bis zu 12 Monate nach dem letzten Kauf des Kunden versendet. Die Dauer ist konfigurierbar.
• Im Rahmen der Einarbeitung kann SDS Manager Kunden, die im letzten Jahr regulierte Produkte gekauft haben, bei der Einrichtung von Abonnements für neue Revisionsaktualisierungen unterstützen und so vom ersten Tag an die sofortige Einhaltung der Vorschriften gewährleisten.

Wenn Sie bereits über eine Bibliothek mit Sicherheitsdatenblättern verfügen, können alle vorhandenen Dokumente in den SDS Manager importiert werden.

• Wenn SKU/ERP-ID-Zuordnungen vorhanden sind, unterstützt der SDS Manager den Import und die Verknüpfung dieser Daten.
• Nach der Migration kann die Verteilung der Sicherheitsdatenblätter vollständig über die API verwaltet werden, wobei nur die SKU und die E-Mail-Adresse des Empfängers erforderlich sind.

Ja. Jede E-Mail, die mit einem aktualisierten Sicherheitsdatenblatt versendet wird, enthält einen Link zum Abmelden.

Die Empfänger haben folgende Möglichkeiten:

• Sie können sich von den Benachrichtigungen über das in der E-Mail enthaltene Sicherheitsdatenblatt abmelden oder
• sich von allen Benachrichtigungen über aktualisierte Sicherheitsdatenblätter abmelden.

SDS Manager unterstützt die nahtlose Integration in E-Commerce-Systeme, um sicherzustellen, dass Ihre Online-Angebote konform und auf dem neuesten Stand bleiben.

• Bulk-XLS-Exporte enthalten SDS-PDF-Links, Gefahrenhinweise (H), Sicherheitshinweise (P) und GHS-Piktogramme, sodass Produktseiten mit wichtigen Sicherheitsinformationen einfach aktualisiert werden können.
• Die gleichen Daten sind über API für die Echtzeit-Synchronisation mit Ihrem Webshop oder Ihrer Produktdatenbank verfügbar.

Ja. DirectSDS wurde entwickelt, um die Einhaltung der DSGVO und den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten zu unterstützen.

Bei der Nutzung von DirectSDS müssen Kunden SDS Manager als Unterauftragsverarbeiter in ihrer DSGVO-Dokumentation aufführen und sicherstellen, dass die erforderliche Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) und interne Compliance-Maßnahmen gemäß den Anforderungen der DSGVO vorhanden sind.

Alle von DirectSDS verarbeiteten Daten werden:

• sicher gespeichert und übertragen
• gemäß strengen Datenschutz- und Zugriffskontrollrichtlinien behandelt
• ausschließlich zum Zweck der Verteilung von Sicherheitsdatenblättern und der Einhaltung der Vorschriften verarbeitet

Die Infrastruktur und das Informationssicherheitsmanagement von SDS Manager sind nach ISO 27001 zertifiziert, wodurch international anerkannte Standards für Datensicherheit, Risikomanagement und Betriebskontrollen gewährleistet sind.

Lieferanten senden aktualisierte Sicherheitsdatenblätter häufig per E-Mail. SDS Manager kann diese Dokumente automatisch verarbeiten und in Ihre Sicherheitsdatenblatt-Bibliothek integrieren:

• Teilen Sie Ihren Lieferanten die E-Mail-Adresse für eingehende E-Mails von SDS Manager mit, damit eingehende Sicherheitsdatenblätter direkt in Ihr System aufgenommen werden.
• SDS Manager liest und analysiert jedes Dokument automatisch:
• Wenn es sich bei dem Sicherheitsdatenblatt um eine neuere Version eines bereits vorhandenen Dokuments handelt, ersetzt es die alte Version und benachrichtigt alle Kunden, die dieses Sicherheitsdatenblatt abonniert haben.
• Wenn es sich um ein neues Sicherheitsdatenblatt handelt, können Sie die richtige SKU/ERP-ID manuell oder über die API zuweisen.

Dies optimiert die Handhabung von Sicherheitsdatenblättern, hält Ihre Bibliothek auf dem neuesten Stand und stellt sicher, dass Ihre Kunden immer informiert sind.

Wenn ein Lieferant ein Sicherheitsdatenblatt (SDS) an die E-Mail-Adresse Ihres SDS Managers sendet, verarbeitet das System die Datei automatisch.

Wenn das SDS noch nicht in Ihrem System vorhanden ist, muss es mit der richtigen ERP-ID oder SKU verknüpft werden, bevor es mit einer ERP-Referenz verteilt werden kann. Diese SDS werden im „Posteingang von Lieferanten” abgelegt, wo Sie schnell die entsprechende ERP-ID/SKU zuweisen und das SDS zum Versand bereitstellen können.

Um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird, können Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, um benachrichtigt zu werden, wenn eingehende SDS-Dateien eine ERP-ID- oder SKU-Zuweisung erfordern.

Dieser Prozess stellt sicher, dass alle neuen Sicherheitsdatenblätter ordnungsgemäß verknüpft, in Ihrem ERP-System nachvollziehbar und für den konformen Versand bereit sind.

Wenn der send_sds-Webhook für eine ERP-ID oder SKU aufgerufen wird, für die kein Sicherheitsdatenblatt verknüpft ist, schlägt die Anfrage fehl und wird im API-Fehlerprotokoll aufgezeichnet. Dieses Protokoll bietet einen vollständigen Überblick über alle fehlgeschlagenen send_sds-Aufrufe und ermöglicht es Ihnen, Produkte, für die entsprechende Sicherheitsdatenblätter fehlen, leicht zu identifizieren.

Wir empfehlen, die send_sds-API nur für Produkte aufzurufen, für die ein Sicherheitsdatenblatt erforderlich ist.

Als bewährte Vorgehensweise sollten Sie in Ihrem ERP-System ein HAS_SAFETY_DATA_SHEET-Flag pflegen. Auf diese Weise können Sie API-Aufrufe auf diejenigen Produkte beschränken, für die ein Sicherheitsdatenblatt verteilt werden muss, wodurch Fehler und unnötige API-Anfragen reduziert werden.

Jedes Sicherheitsdatenblatt in SDS Manager verfügt über einen permanenten PDF-Link, der immer auf die neueste Version des Sicherheitsdatenblatts verweist. Wenn eine neue Version veröffentlicht wird, wird derselbe Link automatisch auf die neueste Version aktualisiert, sodass bei einer Aktualisierung der Sicherheitsdatenblatt-Dateien keine Änderungen an Ihrer E-Commerce-Plattform erforderlich sind.

Sie haben zwei flexible Möglichkeiten, diese Links zu Ihren Produktseiten hinzuzufügen:

• XLS-Export: Sie können Ihre SDS-Bibliothek als XLS-Datei exportieren, die Ihre ERP-ID(s) oder SKU(s) zusammen mit den entsprechenden permanenten SDS-Links enthält. Diese Datei kann für einen Massenimport oder eine Aktualisierung in Ihrem E-Commerce- oder Produktmanagementsystem verwendet werden.
• API-Integration: Der SDS Manager bietet auch eine API, mit der Sie den permanenten SDS-Link programmgesteuert unter Verwendung Ihrer ERP-ID oder SKU abfragen können. Dies ist ideal für Echtzeit-Integrationen, bei denen Ihre E-Commerce-Plattform dynamisch den richtigen, aktuellen SDS-Link für jedes Produkt abruft.

Beide Ansätze stellen sicher, dass Ihre Kunden immer Zugriff auf die richtigen und aktuellsten Sicherheitsdatenblätter haben, ohne dass eine manuelle Pflege erforderlich ist.

SDS Manager bietet ein vorgefertigtes Such-Widget, das mit einem Iframe einfach in Ihre Website eingebettet werden kann. Mit diesem Widget können Besucher Ihre Sicherheitsdatenblätter schnell und intensiv durchsuchen.

Innerhalb von SDS Manager können Sie Sicherheitsdatenblätter nach Standorten organisieren und steuern, welche Standorte über das Such-Widget der Website angezeigt werden. Dies ermöglicht Ihnen:

• Nur ausgewählte Sicherheitsdatenblätter auf Ihrer Website zu veröffentlichen
• Interne oder eingeschränkt zugängliche Sicherheitsdatenblätter im System verfügbar zu halten, ohne sie für Website-Besucher sichtbar zu machen

Das Such-Widget unterstützt auch mehrere Sprachen, sodass Sie es an die Sprache Ihrer Website anpassen und Ihren Kunden ein lokalisiertes Erlebnis bieten können.

Diese Lösung macht es einfach, Selbstbedienungszugriff auf Sicherheitsdatenblätter anzubieten und gleichzeitig die volle Kontrolle über Sichtbarkeit und Inhalt zu behalten.

Jedes Sicherheitsdatenblatt in SDS Manager verfügt über einen permanenten SDS-Link, der immer auf die neueste Version des Dokuments verweist. Dieser Link kann einfach in einen QR-Code umgewandelt und auf Versanddokumente, Lieferscheine, Rechnungen oder Quittungen gedruckt werden. Die meisten modernen ERP- und E-Commerce-Systeme unterstützen die Generierung von QR-Codes aus URLs direkt auf Dokumenten.

Sie haben zwei flexible Möglichkeiten, den permanenten SDS-Link für Ihre ERP- oder E-Commerce-Plattform verfügbar zu machen:

• XLS-Export: Exportieren Sie Ihre SDS-Bibliothek als XLS-Datei, die Ihre ERP-ID(s) oder SKU(s) zusammen mit den entsprechenden permanenten SDS-Links enthält. Diese Datei kann für Massenimporte oder Aktualisierungen verwendet werden, sodass Ihr System QR-Codes für das richtige SDS auf jedem Versanddokument generieren kann.
• API-Integration: Der SDS Manager bietet auch eine API, mit der Sie den permanenten SDS-Link programmgesteuert anhand einer ERP-ID oder SKU abfragen können. Dies ist ideal für Echtzeit-Integrationen, bei denen Ihre ERP- oder E-Commerce-Plattform dynamisch den richtigen, stets aktuellen SDS-Link abruft und ihn als QR-Code auf Versanddokumenten darstellt.

Ja. Mit SDS Manager können Sie den Inhalt und das Layout der E-Mails anpassen, die Sie Ihren Kunden beim Versand von Sicherheitsdatenblättern senden. Sie können Ihr Firmenlogo hinzufügen, den E-Mail-Text anpassen und das Design an Ihre Markenidentität anpassen.

Sie können auch separate E-Mail-Vorlagen für verschiedene Sprachen oder Märkte erstellen, um ein einheitliches Branding und eine klare Kommunikation in allen Regionen, in denen Sie tätig sind, zu gewährleisten.

SDS Manager unterstützt vollständig die länderspezifische und sprachspezifische Verteilung von Sicherheitsdatenblättern für internationale Bestellungen. Der Webhook „send_sds“ enthält Parameter für Land und Sprache, wodurch sichergestellt wird, dass das richtige Sicherheitsdatenblatt basierend auf dem Standort und der bevorzugten Sprache des Kunden versendet wird.

Wenn Sie mehrere SDS-Versionen für dasselbe Produkt pflegen – für verschiedene Märkte oder Sprachen –, ermöglichen diese Parameter SDS Manager, automatisch das passende SDS für jede Bestellung auszuwählen und zu versenden.

Darüber hinaus bietet SDS Manager eine SDS-Authoring-Lösung, die Sicherheitsdatenblätter automatisch in über 35 Sprachen übersetzen kann und Ihnen hilft, globale Märkte effizient zu bedienen und gleichzeitig die lokalen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Ja. SDS Manager bietet eine SDS-Authoring-Lösung namens ExactSDS, die Sicherheitsdatenblätter automatisch in über 35 Sprachen übersetzen kann und so internationale Kunden und gesetzliche Anforderungen unterstützt.

Dazu muss ein einziges Sicherheitsdatenblatt im EU-Format in ExactSDS importiert und als Master-Dokument verwendet werden. Das EU-Format ist erforderlich, da es umfassendere regulatorische Informationen enthält und in andere regionale Formate, wie z. B. US-Sicherheitsdatenblätter, konvertiert werden kann. Umgekehrt ist dies nicht möglich, da US-Sicherheitsdatenblätter in der Regel bestimmte Daten nicht enthalten, die gemäß den EU-Vorschriften erforderlich sind.

Sobald ein Sicherheitsdatenblatt im EU-Format im System verfügbar ist, kann ExactSDS es sofort in Sicherheitsdatenblätter übersetzen, die den Anforderungen von mehr als 35 Ländern entsprechen und alle erforderlichen lokalen Sprachen abdecken – einschließlich Chinesisch und Japanisch.

Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, ein einziges verbindliches Sicherheitsdatenblatt zu führen und gleichzeitig globale Märkte effizient mit genauen, lokalisierten Sicherheitsdatenblättern zu unterstützen.