Phân phối tự động Bảng dữ liệu an toàn hóa chất (BĐAT) tới khách hàng

Các Bảng dữ liệu an toàn (SDS) được phân phối tự động dựa trên mã sản phẩm ERP (SKU / ERP ID) và địa chỉ email của người nhận.

• Tích hợp được thực hiện thông qua một cuộc gọi webhook đơn giản được thêm vào hệ thống ERP của bạn. Điều này kích hoạt API send_sds của SDS Manager bằng cách sử dụng SKU/ERP ID và email. Tất cả các hệ thống ERP hiện đại đều hỗ trợ chức năng webhook hoặc cuộc gọi API, giúp việc triển khai trở nên đơn giản.
• Khi một SDS được gửi, một đăng ký cập nhật phiên bản mới sẽ được tạo tự động trong SDS Manager, đảm bảo người nhận sẽ nhận được bất kỳ phiên bản sửa đổi nào trong vòng 12 tháng tới.
• Các SDS thường được liên kết với nhiều SKU. Khi nhiều SKU chia sẻ cùng một SDS, tài liệu này được lưu trữ một lần trong cơ sở dữ liệu SDS và được liên kết với tất cả các sản phẩm liên quan.
• Để tránh email trùng lặp, hệ thống chặn việc gửi lại cùng một SDS cho cùng một người nhận trong khung thời gian có thể cấu hình (ví dụ: 12 tháng).
• Nếu khách hàng mua lại cùng sản phẩm trong khoảng thời gian này, SDS sẽ không được gửi lại, nhưng đăng ký sẽ được tự động gia hạn thành 12 tháng kể từ ngày mua mới.
• Thực hành tốt nhất: Chúng tôi khuyến nghị duy trì cờ HAS_SAFETY_DATA_SHEET trong hệ thống ERP của bạn để giới hạn các cuộc gọi API chỉ cho các sản phẩm yêu cầu phân phối SDS.

Điều này đảm bảo tuân thủ quy định đồng thời giảm thiểu giao tiếp không cần thiết.

Khách hàng nhận được SDS akan tự động được đăng ký để nhận các bản cập nhật trong tương lai.

• Khi phiên bản mới của SDS được tải lên, tài liệu cập nhật sẽ được tự động gửi email đến tất cả người nhận đã đăng ký.
• Thông báo được gửi trong vòng 12 tháng kể từ lần mua hàng gần nhất của khách hàng. Thời gian có thể điều chỉnh.
• Trong quá trình onboarding, SDS Manager có thể hỗ trợ thiết lập đăng ký cập nhật phiên bản mới cho khách hàng đã mua sản phẩm tuân thủ quy định trong vòng 1 năm qua — đảm bảo tuân thủ ngay từ ngày đầu tiên.

Nếu bạn đã có thư viện SDS, tất cả tài liệu hiện có có thể được nhập vào SDS Manager.

• Nếu đã có ánh xạ SKU/ERP ID, SDS Manager sẽ hỗ trợ nhập và liên kết dữ liệu này.
• Sau khi chuyển đổi, việc phân phối SDS có thể được quản lý hoàn toàn qua API, chỉ cần SKU và email người nhận.

Có. Mỗi email gửi kèm Bảng dữ liệu an toàn cập nhật đều bao gồm liên kết hủy đăng ký.

Người nhận có thể chọn:

• Hủy đăng ký nhận thông báo cập nhật liên quan đến Bảng dữ liệu an toàn cụ thể trong email, hoặc
• Hủy đăng ký nhận tất cả thông báo cập nhật SDS.

SDS Manager hỗ trợ tích hợp liền mạch với các hệ thống thương mại điện tử để đảm bảo các danh sách sản phẩm trực tuyến của bạn luôn tuân thủ và cập nhật.

• Xuất XLS hàng loạt bao gồm các liên kết PDF của SDS, các tuyên bố nguy hiểm (H), các tuyên bố phòng ngừa (P) và biểu tượng GHS, cho phép cập nhật dễ dàng các trang sản phẩm với thông tin an toàn quan trọng.
• Cùng dữ liệu này có sẵn qua API để đồng bộ hóa thời gian thực với cửa hàng trực tuyến hoặc cơ sở dữ liệu sản phẩm của bạn.

Có. DirectSDS được thiết kế để hỗ trợ tuân thủ GDPR và xử lý an toàn dữ liệu cá nhân.

Khi sử dụng DirectSDS, khách hàng phải liệt kê SDS Manager là đối tác xử lý dữ liệu phụ trong tài liệu GDPR của họ và đảm bảo rằng Thỏa thuận Xử lý Dữ liệu (DPA) và các biện pháp tuân thủ nội bộ cần thiết đã được thiết lập, phù hợp với yêu cầu của GDPR.

Tất cả dữ liệu được xử lý bởi DirectSDS:

• Được lưu trữ và truyền tải an toàn
• Được xử lý theo các chính sách bảo vệ dữ liệu và kiểm soát truy cập nghiêm ngặt
• Chỉ được xử lý cho mục đích phân phối và tuân thủ SDS

Hạ tầng và quản lý an ninh thông tin của SDS Manager được chứng nhận ISO 27001, đảm bảo các tiêu chuẩn quốc tế về an ninh dữ liệu, quản lý rủi ro và kiểm soát hoạt động.

Nhà cung cấp thường gửi các SDS cập nhật qua email. SDS Manager có thể tự động xử lý và tích hợp các tài liệu này vào thư viện SDS của bạn:

• Chia sẻ địa chỉ email nhận SDS của SDS Manager với nhà cung cấp để các SDS đến được thêm trực tiếp vào hệ thống của bạn.
• SDS Manager tự động đọc và phân tích từng tài liệu:
• Nếu SDS là phiên bản mới hơn của tài liệu hiện có, nó sẽ thay thế phiên bản cũ và thông báo cho tất cả khách hàng đã đăng ký nhận SDS đó.
• Nếu đó là SDS mới, bạn có thể gán mã SKU/ERP ID chính xác thủ công hoặc qua API.

Điều này giúp tối ưu hóa việc xử lý SDS, giữ cho thư viện của bạn luôn cập nhật và đảm bảo khách hàng của bạn luôn được thông báo.

Khi nhà cung cấp gửi Bảng dữ liệu an toàn (SDS) đến địa chỉ email nhận SDS của SDS Manager, hệ thống sẽ tự động xử lý tệp tin.

Nếu SDS chưa có trong hệ thống, nó phải được liên kết với mã ERP hoặc SKU chính xác trước khi có thể phân phối kèm theo tham chiếu ERP. Các SDS này được đặt trong thư mục “Hộp thư đến từ Nhà cung cấp”, nơi bạn có thể nhanh chóng gán mã ERP/SKU phù hợp và làm cho SDS sẵn sàng để gửi.

Để đảm bảo không bỏ sót, bạn có thể kích hoạt thông báo email để được cảnh báo mỗi khi tệp SDS đến cần gán mã ERP hoặc SKU.

Quy trình này đảm bảo tất cả các SDS mới được liên kết đúng cách, có thể truy vết đến hệ thống ERP của bạn và sẵn sàng để phân phối tuân thủ.

Nếu webhook send_sds được gọi cho một ID ERP hoặc SKU không có Tài liệu An toàn Sản phẩm (SDS) liên kết, yêu cầu sẽ thất bại và được ghi lại trong nhật ký lỗi API. Nhật ký này cung cấp cái nhìn tổng quan đầy đủ về tất cả các cuộc gọi send_sds không thành công và cho phép bạn dễ dàng xác định các sản phẩm thiếu tệp SDS tương ứng.

Chúng tôi khuyến nghị chỉ gọi API send_sds cho các sản phẩm yêu cầu có SDS.

Như một thực hành tốt nhất, hãy duy trì cờ HAS_SAFETY_DATA_SHEET trong hệ thống ERP của bạn. Điều này cho phép bạn giới hạn các cuộc gọi API chỉ cho các sản phẩm yêu cầu phân phối SDS, giảm thiểu lỗi và yêu cầu API không cần thiết.

Mỗi Tài liệu An toàn Sản phẩm trong SDS Manager có một liên kết PDF vĩnh viễn luôn trỏ đến phiên bản mới nhất của SDS. Khi một phiên bản mới được phát hành, liên kết này tự động cập nhật sang phiên bản mới nhất — do đó không cần thay đổi gì trên nền tảng thương mại điện tử của bạn khi các tệp SDS được cập nhật.

Bạn có hai cách linh hoạt để thêm các liên kết này vào trang sản phẩm của mình:

• XLS export: Bạn có thể xuất thư viện SDS của mình dưới dạng tệp XLS bao gồm ID ERP hoặc SKU của bạn cùng với các liên kết SDS vĩnh viễn tương ứng. Tệp này có thể được sử dụng để nhập hoặc cập nhật hàng loạt trong hệ thống thương mại điện tử hoặc quản lý sản phẩm của bạn.
• Tích hợp API: SDS Manager cũng cung cấp API cho phép bạn tra cứu liên kết SDS vĩnh viễn một cách tự động bằng ID ERP hoặc SKU. Điều này lý tưởng cho tích hợp thời gian thực, nơi nền tảng thương mại điện tử của bạn động lấy liên kết SDS chính xác và cập nhật nhất cho từng sản phẩm.

Cả hai phương pháp đều đảm bảo khách hàng của bạn luôn truy cập được vào các Tài liệu An toàn Hóa chất chính xác và mới nhất mà không cần bảo trì thủ công.

SDS Manager cung cấp một widget tìm kiếm sẵn sàng sử dụng, có thể dễ dàng nhúng vào trang web của bạn thông qua iframe. Widget này cho phép người truy cập tìm kiếm nhanh chóng và trực quan qua các Tài liệu An toàn Hóa chất của bạn.

Trong SDS Manager, bạn có thể tổ chức các Tài liệu An toàn Hóa chất theo vị trí và kiểm soát các vị trí nào được hiển thị qua widget tìm kiếm trên trang web. Điều này cho phép bạn:

• Chỉ đăng tải các SDS được chọn lên trang web
• Giữ các SDS nội bộ hoặc hạn chế trong hệ thống mà không hiển thị cho khách truy cập trang web

Widget tìm kiếm cũng hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, cho phép bạn đồng bộ ngôn ngữ với trang web và cung cấp trải nghiệm địa phương hóa cho khách hàng.

Giải pháp này giúp dễ dàng cung cấp truy cập tự phục vụ đến SDS đồng thời duy trì kiểm soát đầy đủ về khả năng hiển thị và nội dung.

Mỗi Bảng dữ liệu an toàn in SDS Manager có một liên kết SDS vĩnh viễn luôn trỏ đến phiên bản mới nhất của tài liệu. Liên kết này có thể dễ dàng chuyển đổi thành mã QR và in trên tài liệu vận chuyển, phiếu giao hàng, hóa đơn hoặc biên lai. Hầu hết các hệ thống ERP và thương mại điện tử hiện đại đều hỗ trợ tạo mã QR từ URL trực tiếp trên tài liệu.

Bạn có hai cách linh hoạt để cung cấp liên kết SDS vĩnh viễn cho hệ thống ERP hoặc thương mại điện tử của mình:

• XLS export: Xuất thư viện SDS của bạn dưới dạng tệp XLS chứa ID ERP hoặc SKU cùng với các liên kết SDS vĩnh viễn tương ứng. Tệp này có thể được sử dụng cho việc nhập hoặc cập nhật hàng loạt, cho phép hệ thống của bạn tạo mã QR cho SDS chính xác trên mỗi tài liệu vận chuyển.
• Tích hợp API: SDS Manager cung cấp API cho phép truy vấn liên kết SDS vĩnh viễn một cách lập trình bằng ID ERP hoặc SKU. Điều này lý tưởng cho tích hợp thời gian thực, nơi nền tảng ERP hoặc thương mại điện tử của bạn động lấy liên kết SDS chính xác, luôn được cập nhật và hiển thị dưới dạng mã QR trên tài liệu vận chuyển.

Có. SDS Manager cho phép bạn tùy chỉnh nội dung và bố cục của email gửi cho khách hàng khi phân phối SDS. Bạn có thể thêm logo công ty, điều chỉnh nội dung email và đồng bộ thiết kế với nhận diện thương hiệu của mình.

Bạn cũng có thể tạo các mẫu email riêng biệt cho các ngôn ngữ hoặc thị trường khác nhau, đảm bảo nhận diện thương hiệu nhất quán và giao tiếp rõ ràng trên tất cả các khu vực hoạt động.

SDS Manager hoàn toàn hỗ trợ phân phối SDS theo quốc gia và ngôn ngữ cho đơn hàng quốc tế. Webhook send_sds bao gồm các tham số cho quốc gia và ngôn ngữ, đảm bảo rằng SDS chính xác được gửi dựa trên vị trí và ngôn ngữ ưa thích của khách hàng.

Nếu bạn duy trì nhiều phiên bản SDS cho cùng một sản phẩm—phục vụ các thị trường hoặc ngôn ngữ khác nhau—các tham số này cho phép SDS Manager tự động chọn và gửi SDS phù hợp cho từng đơn hàng.

Ngoài ra, SDS Manager cung cấp giải pháp SDS Authoring có thể tự động dịch SDS sang 35+ ngôn ngữ, giúp bạn hỗ trợ hiệu quả các thị trường toàn cầu đồng thời tuân thủ các yêu cầu quy định địa phương.

Có. SDS Manager cung cấp một giải pháp SDS Authoring có tên ExactSDS có thể tự động dịch SDS sang 35+ ngôn ngữ, hỗ trợ khách hàng quốc tế và các yêu cầu quy định.

Để kích hoạt tính năng này, một Bảng dữ liệu an toàn theo định dạng EU phải được nhập vào ExactSDS và sử dụng làm tài liệu chính. Định dạng EU được yêu cầu vì nó chứa thông tin quy định toàn diện hơn và có thể được chuyển đổi sang các định dạng khu vực khác, như Bảng dữ liệu an toàn theo định dạng Mỹ. Ngược lại, việc chuyển đổi từ định dạng Mỹ sang EU không khả thi vì Bảng dữ liệu an toàn theo định dạng Mỹ thường thiếu một số dữ liệu bắt buộc theo quy định của EU.

Khi SDS định dạng EU đã có trong hệ thống, ExactSDS có thể dịch nó ngay lập tức thành các SDS tuân thủ quy định của hơn 35 quốc gia, bao gồm tất cả các ngôn ngữ địa phương yêu cầu—bao gồm Tiếng Trung và Tiếng Nhật.

Cách tiếp cận này cho phép bạn duy trì một SDS chính thức duy nhất đồng thời hỗ trợ hiệu quả các thị trường toàn cầu với các SDS chính xác và được địa phương hóa.