Distribuirea automată a Fișelor cu Date de Securitate către clienți

Fișele cu date de securitate (SDS) sunt distribuite automat pe baza codului produsului ERP (SKU / ERP ID) și a adresei de email a destinatarului.

• Integrarea se realizează printr-un apel webhook simplu adăugat în sistemul ERP. Acesta declanșează SDS Manager send_sds API folosind SKU/ERP ID și email. Toate sistemele ERP moderne suportă funcționalități webhook sau API, ceea ce face implementarea simplă.
• Când se trimite o SDS, se creează automat un abonament de actualizare a reviziei în SDS Manager, asigurându-se că destinatarul va primi orice versiune revizuită în următoarele 12 luni.
• SDS-urile sunt adesea legate de mai multe SKU-uri. Când mai multe SKU-uri partajează aceeași SDS, documentul este stocat o singură dată în baza de date SDS și legat de toate produsele relevante.
• Pentru a preveni emailurile redundante, sistemul blochează trimiterea repetată a aceleași SDS către același destinatar într-un interval configurabil (de exemplu, 12 luni).
• Dacă un client achiziționează din nou același produs în această perioadă, SDS nu este retrimisă, dar abonamentul se prelungește automat la 12 luni de la noua dată de achiziție.
• Best practice: Recomandăm menținerea flag-ului HAS_SAFETY_DATA_SHEET în sistemul ERP pentru a limita apelurile API doar la produsele care necesită distribuție SDS.

Acest lucru asigură conformitatea cu reglementările, reducând în același timp comunicarea inutilă.

Clienții care primesc o SDS sunt automat abonați pentru a primi actualizări viitoare.

• Când se încarcă o versiune nouă a SDS, documentul actualizat este trimis automat prin email tuturor abonaților.
• Notificările sunt trimise până la 12 luni de la cea mai recentă achiziție a clientului. Durata este configurabilă.

Ca parte a procesului de onboarding, SDS Manager poate ajuta la configurarea noilor abonamente de actualizare a reviziei pentru clienții care au achiziționat produse reglementate în ultimul an, asigurând conformitate de la prima zi.

Dacă aveți deja o bibliotecă de Fișe cu Date de Securitate (SDS), toate documentele existente pot fi importate în SDS Manager.

• Dacă există deja mapări SKU/ERP ID, SDS Manager va ajuta la importarea și conectarea acestor date.
• Odată migrate, distribuția SDS poate fi gestionată complet prin API, necesitând doar SKU și emailul destinatarului.

Da. Fiecare email trimis cu o SDS actualizată include un link de dezabonare.

Destinatarii pot alege:

• Dezabonarea de la actualizările referitoare la SDS-ul specific inclus în email, sau
• Dezabonarea de la toate notificările de actualizare SDS.

SDS Manager oferă integrare fără probleme cu sistemele de comerț electronic pentru a asigura că listele dvs. de produse online rămân conforme și actualizate.

• Exporturile XLS în masă includ linkuri PDF SDS, declarații de pericol (H), declarații de precauție (P) și pictograme GHS, facilitând actualizarea paginilor produselor cu informații critice de securitate.
• Aceleași date sunt disponibile prin API pentru sincronizare în timp real cu magazinul online sau baza de date a produselor.

Da. DirectSDS este proiectat pentru a sprijini conformitatea GDPR și gestionarea sigură a datelor personale.

La utilizarea DirectSDS, clienții trebuie să menționeze SDS Manager ca partener de subprocesare în documentația GDPR și să se asigure că Acordul de Prelucrare a Datelor (DPA) necesar și măsurile interne de conformitate sunt implementate, în conformitate cu cerințele GDPR.

Toate datele procesate de DirectSDS sunt:

• Stocate și transmise în siguranță
• Gestionate conform politicilor stricte de protecție a datelor și control al accesului
• Procesate doar în scopul distribuției și conformității Safety Data Sheet

Infrastructura și managementul securității informației SDS Manager sunt certificate ISO 27001, asigurând standarde internaționale recunoscute pentru securitatea datelor, managementul riscurilor și controale operaționale.

Distribuiți adresa dvs. de email inbound SDS Manager către furnizori pentru ca SDS-urile primite să fie adăugate direct în sistem.

SDS Manager citește și analizează automat fiecare document:

• Dacă SDS-ul este o versiune mai nouă a unui document existent, înlocuiește versiunea veche și notifică toți clienții abonați.
• Dacă este o SDS nouă, puteți atribui SKU/ERP ID corect manual sau prin API.

Aceasta eficientizează gestionarea SDS, menține biblioteca dvs. actualizată și asigură că clienții dvs. sunt întotdeauna informați.

Când un furnizor trimite un Safety Data Sheet (SDS) la adresa de e-mail de intrare a SDS Manager, sistemul procesează fișierul automat.

Dacă SDS-ul nu există deja în sistemul dvs., acesta trebuie să fie asociat cu ERP ID sau SKU corect înainte de a putea fi distribuit cu referință la ERP. Aceste SDS-uri sunt plasate în „Inbox from Vendors”, unde puteți atribui rapid ERP ID/SKU corespunzător și face SDS-ul disponibil pentru trimitere.

Pentru a vă asigura că nu se ratează nimic, puteți activa notificări prin e-mail pentru a fi alertat de fiecare dată când fișierele SDS primite necesită atribuirea unui ERP ID sau SKU.

Acest proces asigură că toate SDS-urile noi sunt corect asociate, pot fi urmărite în sistemul ERP și sunt gata pentru distribuție conform reglementărilor.

Dacă webhook-ul send_sds este apelat pentru un ERP ID sau SKU care nu are un Safety Data Sheet asociat, cererea va eșua și va fi înregistrată în jurnalul de erori API. Acest jurnal oferă o imagine completă a tuturor apelurilor send_sds nereușite și vă permite să identificați cu ușurință produsele care nu au fișiere SDS corespunzătoare.

Recomandăm să apelați API-ul send_sds doar pentru produsele care trebuie să aibă un Safety Data Sheet.

Ca bună practică, mențineți un flag HAS_SAFETY_DATA_SHEET în sistemul ERP. Acest lucru vă permite să restricționați apelurile API doar la produsele care necesită distribuirea SDS, reducând erorile și cererile API inutile.

Fiecare Safety Data Sheet din SDS Manager are un link PDF permanent care indică întotdeauna cea mai recentă versiune a SDS-ului. Atunci când este publicată o nouă revizie, același link se actualizează automat la versiunea cea mai nouă — astfel, nu sunt necesare modificări pe platforma dvs. de eCommerce atunci când fișierele SDS sunt actualizate.

Aveți două modalități flexibile de a adăuga aceste linkuri pe paginile de produs:

• Export XLS: puteți exporta biblioteca dvs. SDS ca fișier XLS care include ERP ID(s) sau SKU(s) împreună cu linkurile permanente corespunzătoare SDS. Acest fișier poate fi utilizat pentru import în masă sau actualizare în sistemul de gestionare produse sau eCommerce.
• Integrare API: SDS Manager oferă și un API care permite interogarea programatică a linkului permanent SDS folosind ERP ID sau SKU. Acest lucru este ideal pentru integrări în timp real, unde platforma eCommerce preia dinamic linkul corect și actualizat al SDS.

Ambele abordări asigură că clienții dvs. au întotdeauna acces la Safety Data Sheets corecte și actualizate fără întreținere manuală.

SDS Manager oferă un widget de căutare gata de utilizare care poate fi ușor încorporat pe site-ul dvs. folosind un iframe. Acest widget permite vizitatorilor să caute rapid și intuitiv în toate Safety Data Sheets-urile dvs.

În cadrul SDS Manager, puteți organiza SDS-urile pe locații și controla ce locații sunt afișate prin widget-ul de căutare de pe site. Acest lucru permite:

• Publicarea doar a anumitor Safety Data Sheets pe site-ul dvs.
• Păstrarea SDS-urilor interne sau restricționate disponibile în sistem fără a le face vizibile vizitatorilor site-ului

Widget-ul de căutare acceptă, de asemenea, mai multe limbi, permițându-vă să potriviți limba site-ului și să oferiți o experiență localizată pentru clienții dvs.

Această soluție face ușor de oferit acces self-service la Safety Data Sheets, menținând în același timp control complet asupra vizibilităţii și conținutului.

Fiecare Safety Data Sheet din SDS Manager are un link SDS permanent care indică întotdeauna cea mai recentă versiune a documentului. Acest link poate fi ușor convertit într-un cod QR și tipărit pe documentele de expediere, note de livrare, facturi sau chitanțe. Majoritatea sistemelor ERP și de e-commerce moderne suportă generarea de coduri QR din URL-uri direct pe documente.

Aveți două modalități flexibile de a face linkul SDS permanent disponibil pe platforma dvs. ERP sau de e-commerce:

• Export XLS: Exportați biblioteca dvs. SDS ca fișier XLS care conține ERP ID-urile sau SKU-urile dvs. împreună cu linkurile permanente SDS corespunzătoare. Acest fișier poate fi utilizat pentru importuri în masă sau actualizări, permițând sistemului dvs. să genereze coduri QR pentru SDS-ul corect pe fiecare document de expediere.
• Integrare API: SDS Manager oferă, de asemenea, o API care vă permite să interogați programatic linkul SDS permanent folosind ERP ID sau SKU. Aceasta este ideală pentru integrări în timp real, în care platforma dvs. ERP sau de e-commerce preia dinamic linkul SDS corect și întotdeauna actualizat și îl afișează ca un cod QR pe documentele de expediere.

Da. SDS Manager vă permite să personalizați conținutul și aspectul emailurilor trimise clienților în timpul distribuției SDS. Puteți adăuga logo-ul companiei, ajusta textul emailului și alinia designul cu identitatea brandului.

De asemenea, puteți crea șabloane de email separate pentru diferite limbi sau piețe, asigurând coerența brandului și comunicare clară în toate regiunile în care operați.

SDS Manager suportă pe deplin distribuția SDS specifică pe țară și limbă pentru comenzile internaționale. Webhook-ul send_sds include parametri pentru țară și limbă, asigurând că Safety Data Sheet corect este trimis în funcție de locația și limba preferată a clientului.

Dacă mențineți mai multe versiuni de SDS pentru același produs—acoperind piețe sau limbi diferite—acești parametri permit SDS Manager să selecteze și să trimită automat SDS-ul corespunzător pentru fiecare comandă.

În plus, SDS Manager oferă o soluție SDS Authoring care poate traduce automat Safety Data Sheets în peste 35 de limbi, ajutându-vă să sprijiniți eficient piețele globale, păstrând conformitatea cu cerințele locale de reglementare.

Da. SDS Manager oferă o soluție SDS Authoring numită ExactSDS, care poate traduce automat SDS în peste 35 de limbi, susținând clienții internaționali și cerințele de reglementare.

Pentru a activa acest lucru, o singură SDS în format UE trebuie importată în ExactSDS și folosită ca document master. Formatul UE este necesar deoarece conține informații de reglementare mai cuprinzătoare și poate fi convertit în alte formate regionale, ca de exemplu SDS SUA. Inversul nu este posibil, deoarece SDS SUA de obicei nu conține anumite date cerute de reglementările UE.

Odată ce o SDS în format UE este disponibilă în sistem, ExactSDS o poate traduce instant în SDS conforme pentru peste 35 de țări, acoperind toate limbile locale necesare—inclusiv chineză și japoneză.

Această abordare vă permite să mențineți o SDS autoritativă, sprijinind eficient piețele globale cu Safety Data Sheets precise și localizate.