Automatizēta Drošības datu lapu izplatīšana klientiem

Drošības datu lapas tiek automātiski izplatītas, pamatojoties uz ERP produkta kodu (SKU / ERP ID) un saņēmēja e-pasta adresi.

• Integrācija tiek panākta, izmantojot vienkāršu webhook izsaukumu, kas pievienots jūsu ERP sistēmai. Tas aktivizē SDS Manager send_sds API, izmantojot SKU/ERP ID un e-pastu. Visas modernās ERP sistēmas atbalsta webhook vai API izsaukuma funkcionalitāti, padarot īstenošanu vienkāršu.
• Kad SDS tiek nosūtīts, SDS Manager automātiski izveido jaunu versijas atjauninājuma abonementu, nodrošinot, ka saņēmējs saņems jebkuru pārskatītu versiju nākamajos 12 mēnešos.
• SDS bieži ir saistīti ar vairākiem SKU. Ja vairākiem SKU ir viens un tas pats SDS, dokuments tiek saglabāts vienreiz SDS datu bāzē un saistīts ar visiem attiecīgajiem produktiem.
• Lai novērstu liekus e-pastus, sistēma bloķē atkārtotu tā paša SDS nosūtīšanu tam pašam saņēmējam konfigurējamā laika periodā (piemēram, 12 mēnešos).
• Ja klients šajā periodā atkārtoti iegādājas to pašu produktu, SDS netiek nosūtīts atkārtoti, bet abonements automātiski pagarināts līdz 12 mēnešiem no jaunas iegādes datuma.
• Labākā prakse: Mēs iesakām ERP sistēmā saglabāt HAS_SAFETY_DATA_SHEET atzīmi, lai API izsaukumi attiektos tikai uz produktiem, kuriem nepieciešama SDS izplatīšana.

Tas nodrošina atbilstību normatīvajām prasībām, vienlaikus samazinot nevajadzīgu saziņu.

Klienti, kuri saņem SDS, automātiski tiek abonēti, lai saņemtu turpmākus atjauninājumus.

• Kad tiek augšupielādēta jauna SDS versija, atjauninātais dokuments automātiski tiek nosūtīts pa e-pastu visiem abonentiem.
• Paziņojumi tiek nosūtīti līdz 12 mēnešiem no klienta pēdējā pirkuma. Ilgums ir konfigurējams.

Kā daļa no uzņemšanas procesa, SDS Manager var palīdzēt izveidot jaunas versijas atjauninājumu abonementus klientiem, kuri pēdējā gada laikā ir iegādājušies regulētus produktus, nodrošinot tūlītēju atbilstību no pirmās dienas.

Ja jums jau ir drošības datu lapu bibliotēka, visus esošos dokumentus var importēt SDS Manager.

• Ja pastāv SKU/ERP ID sasaistes, SDS Manager palīdzēs importēt un sasaistīt šos datus.
• Pēc migrācijas SDS izplatīšanu var pilnībā pārvaldīt, izmantojot API, nepieciešams tikai SKU un saņēmēja e-pasts.

Jā. Katrs e-pasts, kas nosūtīts ar atjauninātu drošības datu lapu, ietver atteikšanās saiti.

Saņēmēji var izvēlēties:

• Atteikties no atjauninājumiem, kas saistīti ar konkrēto SDS, kas iekļauts e-pastā, vai
• Atteikties no visiem SDS pārskatīšanas atjauninājumu paziņojumiem.

SDS Manager atbalsta vienotu integrāciju ar e-komercijas sistēmām, lai nodrošinātu, ka jūsu tiešsaistes saraksti atbilst prasībām un ir atjaunināti.

• Masveida XLS eksporti ietver SDS PDF saites, bīstamības (H) paziņojumus, piesardzības (P) paziņojumus un GHS piktogrammas, ļaujot viegli atjaunināt produktu lapas ar svarīgu drošības informāciju.
• Tie paši dati ir pieejami caur API, lai nodrošinātu sinhronizāciju reālajā laikā ar jūsu internetveikalu vai produktu datu bāzi.

Jā. DirectSDS ir izstrādāts, lai atbalstītu GDPR atbilstību un drošu personas datu apstrādi.

Lietojot DirectSDS, klientiem jānorāda SDS Manager kā apstrādes partneris savā GDPR dokumentācijā un jānodrošina, ka ir ieviests nepieciešamais datu apstrādes līgums (DPA) un iekšējie atbilstības pasākumi saskaņā ar GDPR prasībām.

Visi DirectSDS apstrādātie dati tiek:

• droši uzglabāti un pārraidīti
• apstrādāti saskaņā ar stingrām datu aizsardzības un piekļuves kontroles politikām
• apstrādāti tikai drošības datu lapu izplatīšanas un atbilstības nolūkā

SDS Manager infrastruktūra un informācijas drošības pārvaldība ir sertificēta atbilstoši ISO 27001, nodrošinot starptautiski atzītus standartus datu drošībai, riska pārvaldībai un darbības kontrolei.

Piegādātāji bieži nosūta atjauninātus SDS pa e-pastu. SDS Manager var automātiski apstrādāt un integrēt šos dokumentus jūsu SDS bibliotēkā:

• Dalieties ar piegādātājiem ar savu SDS Manager ienākošo e-pasta adresi, lai ienākošie SDS tiktu pievienoti tieši jūsu sistēmai.
• SDS Manager automātiski nolasa un analizē katru dokumentu:
  • Ja SDS ir jaunāka versija esošajam dokumentam, tas aizstāj veco versiju un paziņo visiem klientiem, kas abonē šo SDS.
  • Ja tā ir jauna SDS, jūs varat piešķirt pareizo SKU/ERP ID manuāli vai izmantojot API.

Tas vienkāršo SDS apstrādi, uztur jūsu bibliētku atjauninātu un nodrošina, ka jūsu klienti vienmēr ir informēti.

Kad piegādātājs nosūta drošības datu lapu (SDS) uz jūsu SDS Manager ienākošo e-pasta adresi, sistēma automātiski apstrādā failu.

Ja SDS vēl nav jūsu sistēmā, tā ir jāsaista ar pareizo ERP ID vai SKU, pirms to var izplatīt ar ERP atsauci. Šīs SDS tiek ievietotas “Ienākošā pasta no piegādātājiem”, kur jūs varat ātri piešķirt atbilstošo ERP ID/SKU un padarīt SDS pieejamu nosūtīšanai.

Lai nekas netiktu palaists garām, jūs varat aktivizēt e-pasta paziņojumus, lai saņemtu brīdinājumu, kad ienākošajiem SDS failiem ir nepieciešama ERP ID vai SKU piešķiršana.

Šis process nodrošina, ka visi jaunie SDS ir pareizi saistīti, izsekojami jūsu ERP sistēmā un gatavi izplatīšanai atbilstoši prasībām.

Ja send_sds webhook tiek izsaukts ERP ID vai SKU, kam nav saistīta drošības datu lapa, pieprasījums neizdosies un tiks reģistrēts API kļūdu žurnālā. Šis žurnāls sniedz pilnīgu pārskatu par visiem neveiksmīgiem send_sds izsaukumiem un uzmanīb uļauj viegli identificēt produktus, kuriem trūkst atbilstoši SDS faili.

Mēs iesakām izsaukt send_sds API tikai produktiem, kuriem ir nepieciešama drošības datu lapa.

Labākā prakse ir uzturēt HAS_SAFETY_DATA_SHEET karodziņu jūsu ERP sistēmā. Tas ļauj ierobežot API izsaukumus tikai tiem produktiem, kuriem nepieciešama SDS izplatīšana, samazinot kļūdas un nevajadzīgus API pieprasījumus.

Katrai drošības datu lapai SDS Manager ir pastāvīga PDF saite, kas vienmēr norāda uz SDS jaunāko versiju. Kad tiek publicēta jauna versija, tā pati saite automātiski atjauninās uz jaunāko versiju, tādējādi SDS failu atjaunināšanas gadījumā nav nepieciešamas izmaiņas jūsu e-komercijas platformā.

Jums ir divi elastīgi veidi, kā pievienot šīs saites savām produktu lapām:

• XLS eksports: Jūs varat eksportēt savu SDS bibliotēku kā XLS failu, kas ietver jūsu ERP ID vai SKU kopā ar atbilstošajām pastāvīgajām SDS saitēm. Šo failu var izmantot masveida importam vai atjaunināšanai jūsu e-komercijas vai produktu pārvaldības sistēmā.
• API integrācija: SDS Manager nodrošina arī API, kas ļauj programmatiski pieprasīt pastāvīgo SDS saiti, izmantojot jūsu ERP ID vai SKU. Tas ir ideāli piemērots reāllaika integrācijām, kur jūsu e-komercijas platforma dinamiški iegūst pareizo, atjaunināto SDS saiti katram produktam.

Abas pieejas nodrošina, ka jūsu klientiem vienmēr ir pieejamas pareizās un jaunākās drošības datu lapas bez manuālas uzturēšanas.

SDS Manager nodrošina gatavu meklēšanas logrīku, ko var viegli ievietot jūsu tīmekļa vietnē, izmantojot iframe. Šis logrīks ļauj apmeklētājiem ātri un intuitīvi meklēt jūsu drošības datu lapās.

SDS Manager ietvaros jūs varat organizēt SDS pēc atrašanās vietām un kontrolēt, kuras atrašanās vietas tiek parādītas tīmekļa vietnes meklēšanas logrīkā. Tas ļauj:

• Publicēt jūsu tīmekļa vietnē tikai atlasītus drošības datu lapus
• Saglabāt sistēmā iekšējos vai ierobežotas pieejamības SDS, nepadarot tos redzamus tīmekļa vietnes apmeklētājiem

Meklēšanas logrīks atbalsta arī vairākas valodas, ļaujot jums pielāgot to jūsu tīmekļa vietnes valodai un nodrošināt jūsu klientiem lokalizētu pieredzi.

Šis risinājums atvieglo pašapkalpošanās piekļuvi drošības datu lapām, vienlaikus saglabājot pilnīgu kontroli pār redzamību un saturu.

Katrai drošības datu lapai SDS Manager ir pastāvīga SDS saite, kas vienmēr norāda uz dokumenta jaunāko versiju. Šo saiti var viegli pārvērst QR kodā un izdrukāt uz sūtījumu dokumentiem, piegādes pavadzīmēm, rēķiniem vai kvītīm. Lielākā daļa modernu ERP un e-komercijas sistēmu atbalsta QR kodu ģenerēšanu no URL tieši uz dokumentiem.

Jums ir divi elastīgi veidi, kā padarīt pastāvīgo SDS saiti pieejamu jūsu ERP vai e-komercijas platformai:

• XLS eksports: Eksportējiet savu SDS bibliotēku kā XLS failu, kas satur jūsu ERP ID vai SKU kopā ar atbilstošajām pastāvīgajām SDS saitēm. Šo failu var izmantot masveida importam vai atjauninājumiem, ļaujot jūsu sistēmai ģenerēt QR kodus pareizajai SDS katrā sūtījuma dokumentā.
• API integrācija: SDS Manager nodrošina arī API, kas ļauj programmatiski pieprasīt pastāvīgo SDS saiti, izmantojot ERP ID vai SKU. Tas ir ideāli piemērots reāllaika integrācijām, kur jūsu ERP vai e-komercijas platforma dinamiski iegūst pareizo, vienmēr atjaunināto SDS saiti un attēlo to kā QR kodu sūtījuma dokumentos.

Jā. SDS Manager ļauj jums pielāgot e-pasta saturu un izkārtojumu, ko nosūtāt saviem klientiem, izplatot drošības datu lapas. Jūs varat pievienot savas uzņēmuma logotipu, pielāgot e-pasta tekstu un saskaņot dizainu ar savu zīmola identitāti.

Jūs varat arī izveidot atsevišķus e-pasta veidnes dažādām valodām vai tirgiem, nodrošinot vienotu zīmolu un skaidru komunikāciju visos reģionos, kur darbojaties.

SDS Manager pilnībā atbalsta valstīm un valodām specifisku SDS izplatīšanu starptautiskajiem pasūtījumiem. Send_sds webhook ietver parametrus valstij un valodai, nodrošinot, ka tiek nosūtīta pareizā drošības datu lapa, pamatojoties uz klienta atrašanās vietu un vēlamo valodu.

Ja jums ir vairākas SDS versijas vienam un tam pašam produktam, kas aptver dažādus tirgus vai valodas, šie parametri ļauj SDS Manager automātiski izvēlēties un nosūtīt atbilstošo SDS katram pasūtījumam.

Turklāt SDS Manager piedāvā SDS Authoring risinājumu, kas var automātiski tulkot drošības datu lapas vairāk nekā 35 valodās, palīdzot jums efektīvi atbalstīt globālos tirgus, vienlaikus ievērojot vietējās normatīvās prasības.

Jā. SDS Manager piedāvā SDS Authoring risinājumu ExactSDS, kas var automātiski tulkot drošības datu lapas vairāk nekā 35 valodās, atbalstot starptautiskos klientus un normatīvās prasības.

Lai to iespējotu, ExactSDS ir jāimportē viens ES formāta SDS un jāizmanto kā galvenais dokuments. ES formāts ir nepieciešams, jo tas satur plašāku normatīvo informāciju un to var konvertēt citos reģionālos formātos, piemēram, ASV SDS. Pretējais nav iespējams, jo ASV SDS parasti trūkst daži dati, kas nepieciešami saskaņā ar ES noteikumiem.

Kad ES formāta SDS ir pieejams sistēmā, ExactSDS to var uzreiz tulkot SDS, kas atbilst vairāk nekā 35 valstīm, aptverot visas nepieciešamās vietējās valodas, tostarp ķīniešu un japāņu.

Šī pieeja ļauj uzturēt vienu autoritatīvu SDS, vienlaikus efektīvi atbalstot globālos tirgus ar precīziem, lokalizētiem drošības datu lapām.