Invia la Scheda di Sicurezza corretta con la prima spedizione e ricevi aggiornamenti automatici

Le schede di sicurezza vengono distribuite automaticamente in base al codice prodotto ERP (SKU / ERP ID) e all'indirizzo e-mail del destinatario.

• L'integrazione viene realizzata tramite una semplice chiamata webhook aggiunta al vostro sistema ERP. Questo attiva l'API send_sds di SDS Manager utilizzando lo SKU/ERP ID e l'e-mail. Tutti i moderni sistemi ERP supportano la funzionalità webhook o API call, rendendo l'implementazione molto semplice.
• Quando viene inviata una SDS, viene automaticamente creato un nuovo abbonamento agli aggiornamenti delle revisioni in SDS Manager, garantendo che il destinatario riceva qualsiasi versione revisionata nei successivi 12 mesi.
• Le SDS sono spesso collegate a più SKU. Quando più SKU condividono la stessa SDS, il documento viene memorizzato una sola volta nel database SDS e collegato a tutti i prodotti pertinenti.
• Per evitare e-mail ridondanti, il sistema blocca l'invio ripetuto della stessa SDS allo stesso destinatario entro un periodo di tempo configurabile (ad esempio, 12 mesi).
• Se un cliente acquista nuovamente lo stesso prodotto entro questo periodo, la SDS non viene reinviata, ma l'abbonamento viene automaticamente esteso a 12 mesi dalla nuova data di acquisto.
• Best practice: si consiglia di mantenere un flag HAS_SAFETY_DATA_SHEET nel sistema ERP per limitare le chiamate API solo ai prodotti che richiedono la distribuzione della SDS.

Ciò garantisce la conformità normativa riducendo al minimo le comunicazioni non necessarie.

I clienti che ricevono una SDS vengono automaticamente abbonati per ricevere gli aggiornamenti futuri.

• Quando viene caricata una nuova versione di una SDS, il documento aggiornato viene automaticamente inviato via e-mail a tutti i destinatari iscritti.
• Le notifiche vengono inviate per un massimo di 12 mesi dall'ultimo acquisto del cliente. La durata è configurabile.

Come parte dell'onboarding, SDS Manager può aiutare a configurare nuovi abbonamenti agli aggiornamenti delle revisioni per i clienti che hanno acquistato prodotti regolamentati nell'ultimo anno, garantendo la conformità immediata fin dal primo giorno.

Se disponete già di una libreria di schede di sicurezza, tutti i documenti esistenti possono essere importati in SDS Manager.

• Se esistono mappature SKU/ID ERP, SDS Manager vi assisterà nell'importazione e nel collegamento di questi dati.
• Una volta completata la migrazione, la distribuzione delle SDS può essere gestita interamente tramite API, richiedendo solo lo SKU e l'indirizzo e-mail del destinatario.

Sì. Ogni e-mail inviata con una scheda di sicurezza aggiornata include un link per annullare l'iscrizione.

I destinatari possono scegliere di:

• Annullare l'iscrizione agli aggiornamenti relativi alla SDS specifica inclusa nell'e-mail, oppure
• Annullare l'iscrizione a tutte le notifiche di aggiornamento delle SDS.

SDS Manager supporta la perfetta integrazione con i sistemi di e-commerce per garantire che i vostri elenchi online rimangano conformi e aggiornati.

• Le esportazioni XLS in blocco includono link PDF alle SDS, indicazioni di pericolo (H), indicazioni di precauzione (P) e pittogrammi GHS, consentendo facili aggiornamenti delle pagine dei prodotti con informazioni di sicurezza critiche.
• Gli stessi dati sono disponibili tramite API per la sincronizzazione in tempo reale con il vostro negozio online o database dei prodotti.

Sì. DirectSDS è progettato per supportare la conformità al GDPR e la gestione sicura dei dati personali.

Quando utilizzano DirectSDS, i clienti devono elencare SDS Manager come partner di sub-elaborazione nella loro documentazione GDPR e garantire che siano in atto l'accordo sul trattamento dei dati (DPA) richiesto e le misure di conformità interne, in linea con i requisiti del GDPR.

Tutti i dati elaborati da DirectSDS sono:

• Archiviati e trasmessi in modo sicuro
• Gestiti secondo rigorose politiche di protezione dei dati e controllo degli accessi
• Elaborati solo ai fini della distribuzione e della conformità delle schede di sicurezza

L'infrastruttura e la gestione della sicurezza delle informazioni di SDS Manager sono certificate ISO 27001, garantendo standard riconosciuti a livello internazionale per la sicurezza dei dati, la gestione dei rischi e i controlli operativi.

I fornitori spesso inviano SDS aggiornate via e-mail. SDS Manager può elaborare e integrare automaticamente questi documenti nella tua libreria SDS:

• Condividi il tuo indirizzo e-mail in entrata di SDS Manager con i fornitori per aggiungere le SDS in arrivo direttamente al tuo sistema.
• SDS Manager legge e analizza automaticamente ogni documento:
  • Se la SDS è una versione più recente di un documento esistente, sostituisce la versione precedente e ne informa tutti i clienti iscritti a quella SDS.
  • Se si tratta di una nuova SDS, puoi assegnare manualmente o tramite API il corretto SKU/ID ERP.

Ciò semplifica la gestione delle SDS, mantiene aggiornata la tua libreria e garantisce che i tuoi clienti siano sempre informati.

Quando un fornitore invia una scheda di sicurezza (SDS) all'indirizzo e-mail in entrata del tuo SDS Manager, il sistema elabora automaticamente il file.

Se la SDS non è già presente nel sistema, deve essere collegata al corretto ID ERP o SKU prima di poter essere distribuita con un riferimento ERP. Queste SDS vengono inserite nella “Posta in arrivo dai fornitori”, dove è possibile assegnare rapidamente l'ID ERP/SKU appropriato e rendere la SDS disponibile per l'invio.

Per assicurarsi che nulla venga tralasciato, è possibile abilitare le notifiche e-mail per essere avvisati ogni volta che i file SDS in entrata richiedono l'assegnazione di un ID ERP o SKU.

Questo processo garantisce che tutte le nuove SDS siano correttamente collegate, tracciabili nel sistema ERP e pronte per la distribuzione conforme.

Se il webhook send_sds viene chiamato per un ID ERP o uno SKU che non ha una scheda di sicurezza collegata, la richiesta fallirà e verrà registrata nel log degli errori API. Questo registro fornisce una panoramica completa di tutte le chiamate send_sds non riuscite e consente di identificare facilmente i prodotti a cui mancano i file SDS corrispondenti.

Si consiglia di chiamare l'API send_sds solo per i prodotti che richiedono una scheda di sicurezza.

Come best practice, mantenere un flag HAS_SAFETY_DATA_SHEET nel sistema ERP. Ciò consente di limitare le chiamate API solo ai prodotti che richiedono la distribuzione delle SDS, riducendo gli errori e le richieste API non necessarie.

Ogni scheda di sicurezza in SDS Manager ha un link PDF permanente che rimanda sempre all'ultima versione della SDS. Quando viene pubblicata una nuova revisione, lo stesso link si aggiorna automaticamente alla versione più recente, quindi non sono necessarie modifiche sulla piattaforma di e-commerce quando i file SDS vengono aggiornati.

Hai due modi flessibili per aggiungere questi link alle tue pagine dei prodotti:

• Esportazione XLS: Puoi esportare la tua libreria SDS come file XLS che include i tuoi ID ERP o SKU insieme ai link SDS permanenti corrispondenti. Questo file può essere utilizzato per un'importazione o un aggiornamento in blocco nel tuo sistema di e-commerce o di gestione dei prodotti.
• Integrazione API: SDS Manager fornisce anche un'API che consente di interrogare il link SDS permanente in modo programmatico utilizzando il proprio ID ERP o SKU. Questo è l'ideale per integrazioni in tempo reale in cui la propria piattaforma di e-commerce recupera dinamicamente il link SDS corretto e aggiornato per ogni prodotto.

Entrambi gli approcci garantiscono ai propri clienti l'accesso alle schede di sicurezza corrette e più recenti senza necessità di manutenzione manuale.

SDS Manager fornisce un widget di ricerca già pronto che può essere facilmente incorporato nel tuo sito web utilizzando un iframe. Questo widget consente ai visitatori di effettuare ricerche rapide e intuitive nelle tue schede di sicurezza.

All'interno di SDS Manager, puoi organizzare le SDS per località e controllare quali località sono visibili attraverso il widget di ricerca del sito web. Ciò consente di:

• Pubblicare solo le schede di sicurezza selezionate sul vostro sito web
• Mantenere le SDS interne o riservate disponibili nel sistema senza renderle visibili ai visitatori del sito web

Il widget di ricerca supporta anche più lingue, consentendovi di abbinare la lingua del vostro sito web e fornendo un'esperienza localizzata ai vostri clienti.

Questa soluzione rende facile offrire un accesso self-service alle schede di sicurezza, mantenendo il pieno controllo sulla visibilità e sui contenuti.

Ogni scheda di sicurezza in SDS Manager ha un link SDS permanente che rimanda sempre all'ultima versione del documento. Questo link può essere facilmente convertito in un codice QR e stampato su documenti di spedizione, bolle di consegna, fatture o ricevute. La maggior parte dei moderni sistemi ERP ed eCommerce supportano la generazione di codici QR da URL direttamente sui documenti.

Hai due modi flessibili per rendere disponibile il link SDS permanente al tuo ERP o alla tua piattaforma di e-commerce:

• Esportazione XLS: Esporta la tua libreria SDS come file XLS contenente i tuoi ID ERP o SKU insieme ai corrispondenti link SDS permanenti. Questo file può essere utilizzato per importazioni o aggiornamenti in blocco, consentendo al tuo sistema di generare codici QR per la SDS corretta su ogni documento di spedizione.
• Integrazione API: SDS Manager fornisce anche un'API che consente di interrogare il link SDS permanente in modo programmatico utilizzando un ID ERP o uno SKU. Questo è l'ideale per integrazioni in tempo reale in cui la piattaforma ERP o eCommerce recupera dinamicamente il link SDS corretto e sempre aggiornato e lo rende come codice QR sui documenti di spedizione.

Sì. SDS Manager consente di personalizzare il contenuto e il layout delle e-mail inviate ai clienti durante la distribuzione delle schede di sicurezza. È possibile aggiungere il logo aziendale, personalizzare il testo dell'e-mail e allineare il design all'identità del marchio.

È inoltre possibile creare modelli di e-mail separati per lingue o mercati diversi, garantendo un branding coerente e una comunicazione chiara in tutte le regioni in cui si opera.

SDS Manager supporta pienamente la distribuzione di SDS specifiche per paese e lingua per gli ordini internazionali. Il webhook send_sds include parametri per paese e lingua, garantendo che venga inviata la scheda di sicurezza corretta in base alla posizione del cliente e alla lingua preferita.

Se si mantengono più versioni di SDS per lo stesso prodotto, che coprono mercati o lingue diversi, questi parametri consentono a SDS Manager di selezionare e inviare automaticamente la SDS appropriata per ogni ordine.

Inoltre, SDS Manager offre una soluzione di creazione SDS in grado di tradurre automaticamente le schede di sicurezza in oltre 35 lingue, aiutandovi a supportare in modo efficiente i mercati globali nel rispetto dei requisiti normativi locali.

Sì. SDS Manager offre una soluzione di creazione SDS chiamata ExactSDS in grado di tradurre automaticamente le schede di sicurezza in oltre 35 lingue, supportando i clienti internazionali e i requisiti normativi.

Per abilitare questa funzione, è necessario importare una singola SDS in formato UE in ExactSDS e utilizzarla come documento master. Il formato UE è necessario perché contiene informazioni normative più complete e può essere convertito in altri formati regionali, come la SDS statunitense. Il contrario non è possibile, poiché le SDS statunitensi in genere non contengono alcuni dati richiesti dalle normative UE.

Una volta che una SDS in formato UE è disponibile nel sistema, ExactSDS può tradurla al volo in SDS conformi a più di 35 paesi, coprendo tutte le lingue locali richieste, tra cui cinese e giapponese.

Questo approccio consente di mantenere un'unica SDS autorevole, supportando al contempo in modo efficiente i mercati globali con schede di sicurezza accurate e localizzate.