Sjálfvirk dreifing Öryggisgagnablaða til viðskiptavina

Öryggisgagnablöð (SDS) eru sjálfkrafa send út byggt á vöruauðkenni í ERP kerfi (SKU / ERP ID) og netfangi viðtakanda.

• Samþætting er framkvæmd með einföldu webhook-kalli sem bætt er inn í ERP kerfið þitt. Þetta kallar á SDS Manager send_sds API með SKU/ERP ID og netfangi. Öll nútíma ERP kerfi styðja webhook eða API köll, sem gerir innleiðingu einfalda.
• Þegar SDS er sent, er ný áskrift fyrir uppfærslu útgáfu sjálfkrafa búin til í SDS Manager, sem tryggir að viðtakandi fái allar uppfærðar útgáfur næstu 12 mánuði.
• SDS tengjast oft mörgum SKU. Þegar mörg SKU deila sama SDS, er skjalið geymt einu sinni í SDS gagnagrunni og tengt öllum viðeigandi vörum.
• Til að koma í veg fyrir tvítekna tölvupósta, hindrar kerfið endurtekið sendingu sama SDS til sama viðtakanda innan stillanlegs tímabils (t.d. 12 mánuðir).
• Ef viðskiptavinur kaupir sömu vöru aftur á þessu tímabili er SDS ekki endursent, en áskriftin framlengd sjálfkrafa í 12 mánuði frá nýjum kaupdegi.
• Bestu vinnubrögð: Við mælum með að halda HAS_SAFETY_DATA_SHEET merki í ERP kerfinu þínu til að takmarka API köll aðeins við vörur sem krefjast SDS-dreifingar.

Þetta tryggir samræmi við reglugerðir á meðan óþarfa samskipti eru lágmörkuð.

Viðskiptavinir sem fá SDS eru sjálfkrafa áskrifaðir til að fá framtíðaruppfærslur.

• Þegar ný útgáfa af SDS er hlaðin upp, er uppfærða skjalið sjálfkrafa sent á alla áskrifendur.
• Tilkynningar eru sendar í allt að 12 mánuði frá síðustu kaupunum viðskiptavinarins. Lengd tímabils er stillanleg.
• Sem hluti af innleiðingu getur SDS Manager aðstoðað við að setja upp nýjar áskriftir fyrir uppfærslur viðskiptavina sem hafa keypt stjórnað efni á síðasta ári – sem tryggir strax samræmi frá fyrsta degi.

Ef þú hefur þegar bókasafn af Öryggisgagnablöðum, er hægt að flytja inn öll núverandi skjöl í SDS Manager.

• Ef til eru kortlagningar á SKU/ERP ID, mun SDS Manager aðstoða við innflutning og tengingu gagna.
• Eftir flutning er hægt að stjórna SDS-dreifingu alfarið í gegnum API, þar sem aðeins SKU og netfang viðtakanda er krafist.

Já. Hver tölvupóstur sem sendur er með uppfærðu Öryggisgagnablaði inniheldur afskráningarhnapp.

Viðtakendur geta valið að:

• Afskrá sig frá uppfærslum tengdum tilteknu SDS sem fylgir tölvupóstinum, eða
• Afskrá sig frá öllum tilkynningum um uppfærslur SDS.

SDS Manager styður fullkomna samþættingu við netverslunarkerfi til að tryggja að vefskráningar þínar séu í samræmi og uppfærðar.

• Magn-XLS útflutningur inniheldur tengla á SDS PDF, hættuyfirlýsingar (H), varúðarorð (P) og GHS tákn, sem gerir auðvelt að uppfæra vöru-síður með mikilvægum öryggisupplýsingum.
• Sömuleiðis er þessi gögn aðgengileg í gegnum API til rauntímasamstillingar við vefverslun eða vörugagnagrunn.

Já. DirectSDS er hannað til að styðja GDPR-samræmi og örugga meðhöndlun persónuupplýsinga.

Við notkun DirectSDS þurfa viðskiptavinir að skrá SDS Manager sem undirvinnsluaðila í GDPR-skjölum sínum og tryggja að nauðsynleg gagnavinnslusamningur (DPA) og innri samræmisráðstafanir séu til staðar, í samræmi við GDPR kröfur.

Öll gögn sem eru unnin af DirectSDS eru:

• Varin og örugglega flutt
• Meðhöndluð samkvæmt ströngum persónuverndar- og aðgangsstjórnunarpólitíkum
• Unnin einungis í þeim tilgangi að dreifa Öryggisgagnablöðum og tryggja samræmi

Innviðir SDS Manager og upplýsingatryggingarkerfi eru ISO 27001 vottaðir, sem tryggir alþjóðlega viðurkennda staðla fyrir gagnavernd, áhættustjórnun og rekstrarstýringu tobacco.

Birgjar senda oft uppfærð SDS með tölvupósti. SDS Manager getur sjálfkrafa unnið úr þessum skjölum og samþætt þau í SDS-bókasafnið þitt:

• Deildu innkomandi tölvupóstfangi SDS Manager með birgjum til að ný innkomin SDS skrá verði bætt beint inn í kerfið.
• SDS Manager les og greinir skjölin sjálfkrafa:
• Ef SDS nýrri útgáfa af núverandi skjali, skiptir það út gömlu útgáfunni og tilkynnir alla viðskiptavini sem eru áskrifaðir að SDS.
• Ef þetta er nýtt SDS, geturðu úthlutað réttum SKU/ERP ID handvirkt eða í gegnum API.

Þetta einfaldar SDS-meðhöndlun, heldur bókasafni þínu uppfærðu og tryggir að viðskiptavinirnir séu alltaf upplýstir.

Þegar birgir sendir Öryggisgagnablað (SDS) á innkomandi netfang SDS Manager, vinnur kerfið skjalið sjálfkrafa.

Ef SDS er ekki nú þegar í kerfinu þarf það að tengjast réttu ERP ID eða SKU áður en það getur verið dreift með ERP tilvísun. Þessi SDS eru sett í “Inbox from Vendors”, þar sem þú getur fljótt úthlutað réttu ERP ID/SKU og gert SDS tiltækt til sendingar.

Til að tryggja að ekkert gleymist, geturðu virkjað tölvupósttilkynningar þegar innkomin SDS skjöl krefjast úthlutunar ERP ID eða SKU.

Þessi ferill tryggir að öll ný SDS eru rétt tengd, rekjanleg til ERP kerfisins og tilbúin til samræmdrar dreifingar.

Ef send_sds webhook er kallað fyrir ERP ID eða SKU sem hefur ekki tengt Öryggisgagnablað, mun beiðnin mistakast og vera skráð í API villuskrá. Þessi skrá veitir fulla yfirsýn yfir allar misheppnaðar send_sds beiðnir og auðveldar að greina vörur sem vantar tengd SDS skjöl.

Við mælum með að kalla aðeins send_sds API fyrir vörur sem krefjast Öryggisgagnablaðs.

Sem besta venja, haltu HAS_SAFETY_DATA_SHEET merki í ERP kerfinu þínu. Þetta leyfir þér að takmarka API köll við vörur sem krefjast SDS-dreifingar, sem minnkar villur og óþarfa API beiðnir.

Hvert Öryggisgagnablað í SDS Manager hefur varanlegan PDF-tengil sem bendir alltaf á nýjustu útgáfu SDS. Þegar ný útgáfa er gefin út uppfærist sami tengill sjálfkrafa – engar breytingar þurfa að gerast á vefversluninni þegar SDS skjöl eru uppfærð.

Þú hefur tvo sveigjanlega möguleika til að bæta þessum tenglum á vöru-síður:

• XLS útflutningur: Þú getur flutt út SDS-bókasafnið sem XLS skrá sem inniheldur ERP ID(s) eða SKU(s) ásamt viðeigandi varanlegum SDS-tenglum. Þessi skrá er hægt að nota til fjölda innflutnings eða uppfærslu í vefverslun eða vörustjórnunarkerfi.
• API samþætting: SDS Manager býður einnig API sem leyfir að spyrja varanlega SDS-tengilinn forritalega með ERP ID eða SKU. Þetta hentar vel fyrir rauntíma samþættingu þar sem vefverslunin sækir alltaf rétta, uppfærða SDS tengilinn fyrir hverja vöru.

Báðir aðferðir tryggja að viðskiptavinir þínir hafi alltaf aðgang að réttum og nýjustu Öryggisgagnablöðum án handvirkrar viðhalds.

SDS Manager býður tilbúið leitarglugga sem auðvelt er að innsetja á vefsíðuna þína með iframe. Þessi gluggi leyfir gestum að leita í SDS fljótt og auðveldlega.

Innan SDS Manager geturðu skipulagt SDS eftir stöðum og stjórnað hvaða staðir eru sýnilegir í leitarglugganum. Þetta gerir það mögulegt að:

• Birta aðeins valin Öryggisgagnablöð á vefsíðunni
• Halda innri eða takmörkuðum SDS tiltækum í kerfinu án þess að sýna það gestum

Leitarglugginn styður einnig mörg tungumál, sem gerir þér kleift að samræma tungumál vefsíðunnar og bjóða viðskiptavinum staðbundið upplifun.

Þessi lausn gerir auðvelt að bjóða sjálfsafgreiðslu aðgang að Öryggisgagnablöðum á meðan full stjórn er haldið á sýnileika og innihaldi tobacco.

Hvert Öryggisgagnablað í SDS Manager hefur varanlegan SDS-tengil sem bendir alltaf á nýjustu útgáfu skjalsins. Þessi tengill getur auðveldlega verið umbreyttur í QR kóða og prentaður á sendingarskjöl, afhendingarreikninga, reikninga eða kvittanir. Flest nútíma ERP og netverslunarkerfi styðja að búa til QR kóða úr vefslóðum beint á skjöl.

Þú hefur tvo sveigjanlega möguleika til að gera varanlega SDS-tengilinn aðgengilegan fyrir ERP eða netverslun:

• XLS útflutningur: Flyttu út SDS-bókasafnið sem XLS skrá með ERP ID(s) eða SKU(s) ásamt viðeigandi varanlegum SDS-tenglum. Þessi skrá er hægt að nota til fjölda innflutnings eða uppfærslu, sem gerir kerfinu kleift að búa til QR kóða fyrir rétt SDS á hverju sendingarskjal.
• API samþætting: SDS Manager býður einnig API sem leyfir að spyrja varanlega SDS-tengilinn forritalega með ERP ID eða SKU. Þetta hentar vel fyrir rauntíma samþættingu þar sem ERP eða netverslunin sækir alltaf rétta, uppfærða SDS-tengilinn og birtir hann sem QR kóða á sendingarskjöl.

Já. SDS Manager gerir þér kleift að sérsníða efni og útlit tölvupósta sem sendir eru viðskiptavinum þegar Öryggisgagnablöð eru send. Þú getur bætt við fyrirtækismerki, sérsniðið texta tölvupósts og lagað hönnun að vörumerki þínu.

Þú getur einnig búið til aðskilin tölvupóstsniðmát fyrir mismunandi tungumál eða markaði, sem tryggir samræmi í vörumerki og skýr samskipti á öllum svæðum þar sem þú starfar tobacco.

SDS Manager styður fullkomna land- og tungumálssértæka dreifingu SDS fyrir alþjóðlegar pantanir. send_sds webhook inniheldur breytur fyrir land og tungumál, sem tryggir að rétt Öryggisgagnablað er sent byggt á staðsetningu viðskiptavinar og valiðu tungumáli.

Ef þú hefur margar útgáfur SDS fyrir sömu vöru – sem ná yfir mismunandi markaði eða tungumál – leyfa þessar breytur SDS Manager að velja og senda viðeigandi SDS fyrir hverja pöntun.

Auk þess býður SDS Manager upp á SDS Authoring lausn sem getur sjálfkrafa þýtt Öryggisgagnablöð á 35+ tungumál, sem hjálpar þér að styðja alþjóðlega markaði á skilvirkan hátt á meðan samræmi við staðbundnar reglur er tryggt tobacco.

Já. SDS Manager býður SDS Authoring lausn sem kallast ExactSDS sem getur sjálfkrafa þýtt Öryggisgagnablöð á 35+ tungumál, styðjandi alþjóðlega viðskiptavini og reglugerðarkröfur.

Til að virkja þetta þarf eina EU-format SDS að flytja inn í ExactSDS og nota sem aðal skjöl. EU-formatið er nauðsynlegt þar sem það inniheldur ítarlegri reglugerðargögn og getur verið umbreytt í önnur svæðisbundin form, eins og US SDS. Öfugt er ekki mögulegt, þar sem US SDS vantar venjulega ákveðin gögn sem krafist er samkvæmt EU-reglugerðum.

Þegar EU-format SDS er tiltækt í kerfinu getur ExactSDS þýtt það á flugi í SDS sem uppfylla kröfur yfir 35 lönd, sem ná til allra nauðsynlegra staðbundinna tungumála – þar á meðal kínversku og japönsku.

Þessi aðferð gerir þér kleift að viðhalda einni aðal SDS meðan þú styður á skilvirkan hátt alþjóðlega markaði með nákvæmum og staðbundnum Öryggisgagnablöðum tobacco.