Wie starte ich mit der Sicherheitsdatenblatt-Bibliothek? – 8 einfache Schritte

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie SDS Manager nutzen können, um Ihre Bibliothek von Sicherheitsdatenblättern zu verwalten. Wir behandeln die folgenden Bereiche:

Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Standorte (falls Sie Chemikalien an mehreren Standorten lagern und verwenden)

Schritt 2: Importieren Sie Ihre vorhandenen Sicherheitsdatenblätter (falls vorhanden)

Schritt 3: Aktualisieren Sie die importierten Sicherheitsdatenblätter auf die neueste Version

Schritt 4: Fügen Sie Sicherheitsdatenblätter oder Chemikalien zu Ihren Standorten hinzu, indem Sie in unserer Datenbank mit über 13 Millionen Sicherheitsdatenblättern suchen.

Schritt 5: Erstellen Sie ein QR-Code-Plakat, damit Ihre Mitarbeiter über den QR-Code auf die Bibliothek der Sicherheitsdatenblätter zugreifen können

Schritt 6: Laden Sie Ihre Mitarbeiter ein, SDS Manager beizutreten

Schritt 7: Überprüfen Sie Sicherheitsdatenblätter, die eingeschränkte Chemikalien enthalten, und ersetzen Sie diese bei Bedarf

Schritt 8: Erstellen Sie Etiketten für sekundäre Behälter gefährlicher Chemikalien

Optionale Schritte:
Schritt 9: Drucken Sie Sicherheitsdatenblatt-Ordner aus, falls Sie an den Standorten gedruckte Exemplare bevorzugen (Optional)

Schritt 10: Führen Sie eine Risikoanalyse für alle Ihre Chemikalien durch (Optional)

Schritt 11: Erstellen Sie risikobewertete Arbeitsverfahren (Optional)

Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Standorte (falls Sie Chemikalien an mehreren Standorten lagern und verwenden)

Für Organisationen mit einer großen Anzahl von Sicherheitsdatenblättern kann es hilfreich sein, diese nach Standorten/Abteilungen zu organisieren.

Mit einer Standortstruktur können Sie Administratorzugriff für einen Teil der Standorte an andere Teammitglieder delegieren. Dadurch können Sie Ihren Mitarbeitern nur Zugriff auf Sicherheitsdatenblätter gewähren, die für den Standort relevant sind, an dem sie arbeiten.

Sie können eine Standortstruktur mit einer unbegrenzten Anzahl von Ebenen erstellen.

Mit SDS Manager können Sie Ihre Sicherheitsdatenblätter mit Standorten verknüpfen.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine Standorthierarchie. Die Zahl in Klammern gibt die Anzahl der Sicherheitsdatenblätter an, die mit jedem Standort verknüpft sind.

Sie können Ihre Standortstruktur im Menü "Meine Standorte" verwalten. Verwenden Sie die Schaltfläche "Standort hinzufügen", um neue Standorte zu erstellen, und die Schaltfläche "+", um Unterstandorte zu erstellen.

Klicken Sie hier, um SDS Manager zu öffnen und Ihre Standorte zu verwalten (Anmeldung erforderlich) 

Schritt 2: Importieren Sie Ihre vorhandenen Sicherheitsdatenblätter (falls vorhanden)

Wenn Sie Ihre Sicherheitsdatenblätter derzeit auf einem Dateiserver speichern, können Sie diese ganz einfach in SDS Manager importieren.

Sie können Ihre Ordner mit Sicherheitsdatenblättern einfach komprimieren und in SDS Manager importieren.

Wenn Ihre Sicherheitsdatenblätter in einer Ordnerstruktur gespeichert sind, können Sie die gesamte Ordnerstruktur komprimieren. Wir erstellen automatisch eine passende Standortstruktur und fügen die Sicherheitsdatenblätter zu den entsprechenden Standorten hinzu, wie Sie es auf Ihrem Dateisystem organisiert haben. Beim Import analysiert SDS Manager die Sicherheitsdatenblätter und macht die gefundenen Inhalte in Ihrer neuen Bibliothek von Sicherheitsdatenblättern verfügbar. Es ist fast magisch, und SDS Manager ist das einzige Unternehmen, das eine solche Importfunktion anbietet.

Klicken Sie hier, um SDS Manager zu öffnen und Ihre ZIP-Datei zu importieren (Anmeldung erforderlich) 

Beim Import Ihrer ZIP-Datei erstellt SDS Manager die Standorte automatisch und fügt die Sicherheitsdatenblätter den entsprechenden Standorten hinzu:

Nach dem Import werden Sie über alle veralteten Sicherheitsdatenblätter informiert, die mit der neuesten Version aus unserer Datenbank aktualisiert werden sollten.

Um eine einzelne Sicherheitsdatenblatt-Datei hochzuladen, öffnen Sie die Option "Bibliothek der Sicherheitsdatenblätter verwalten" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Sicherheitsdatenblatt hinzufügen". Im unten gezeigten Dialog können Sie Ihre Datei per Drag-and-Drop einfügen oder in Ihrem System nach einer Sicherheitsdatenblatt-PDF-Datei suchen und diese zur Bibliothek hinzufügen.

Klicken Sie hier, um SDS Manager zu öffnen und eine einzelne Sicherheitsdatenblatt-PDF-Datei hinzuzufügen (Anmeldung erforderlich) 

Wenn Sie bereits Sicherheitsdatenblatt-Ordner (PDF-Dateien mit mehreren Sicherheitsdatenblättern) für jeden Ihrer Standorte haben, können Sie die Sicherheitsdatenblatt-Ordner-Datei einfach in der Bibliothek hochladen.

Wir analysieren automatisch die importierte PDF-Datei, erkennen die enthaltenen Sicherheitsdatenblätter und fügen sie dem jeweiligen Standort hinzu.

Mit dieser Methode können Sie Ihre Bibliothek mit Tausenden von Sicherheitsdatenblättern in wenigen Minuten füllen. Die einzige Voraussetzung ist, dass Sie für jeden Standort in Ihrem Unternehmen einen Sicherheitsdatenblatt-Ordner haben.

Falls Sie keine Sicherheitsdatenblatt-Datei haben, aber eine XLS- oder CSV-Datei mit Ihren Substanzen, kann diese Liste in SDS Manager importiert werden. Lassen Sie uns wissen, ob Sie Ihre Bibliothek mit dem Import Ihres Produktinventars aufbauen möchten, und wir unterstützen Sie beim Import der Daten.

Schritt 3: Aktualisieren Sie die importierten Sicherheitsdatenblätter auf die neueste Version

Neue Versionen von Sicherheitsdatenblättern werden alle 1 bis 3 Jahre veröffentlicht.

Neue Versionen werden aufgrund neuer gesetzlicher Anforderungen, Korrekturen oder neuer Erkenntnisse der Lieferanten herausgegeben. Chemikalienanwender sind verpflichtet, die neueste Version der Sicherheitsdatenblätter in ihrer Bibliothek zu haben.

SDS Manager durchsucht kontinuierlich Tausende von Lieferanten-Websites nach neuen Versionen von Sicherheitsdatenblättern und fügt diese unserer Datenbank hinzu.

Wenn Sie SDS Manager verwenden, werden Sie benachrichtigt, wenn wir neuere Versionen von Sicherheitsdatenblättern in Ihrer Bibliothek finden. In der Kopfzeile von SDS Manager sehen Sie das Benachrichtigungssymbol, das die Anzahl der veralteten Sicherheitsdatenblätter in Ihrer Bibliothek anzeigt. Im folgenden Beispiel haben wir 35 veraltete Sicherheitsdatenblätter, die aktualisiert werden müssen.

Wenn Sie auf das Benachrichtigungssymbol klicken, werden Sie zur Seite "Sicherheitsdatenblätter mit neuerer Version" weitergeleitet, auf der wir die Sicherheitsdatenblätter auflisten, für die wir neuere Versionen gefunden haben.

Klicken Sie hier, um SDS Manager zu öffnen und Sicherheitsdatenblätter mit neuerer Version zu überprüfen (Anmeldung erforderlich) 

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Diff.", um die Änderungen zwischen dem aktuell verwendeten Sicherheitsdatenblatt und der neuen Version nebeneinander zu sehen.

Sie können wählen, ob Sie ein Sicherheitsdatenblatt nach dem anderen aktualisieren (1) oder alle Sicherheitsdatenblätter in einem Schritt auf die neueste Version aktualisieren möchten (2).

Schritt 4: Fügen Sie Sicherheitsdatenblätter oder Chemikalien zu Ihren Standorten hinzu, indem Sie in unserer Datenbank mit über 13 Millionen Sicherheitsdatenblättern suchen.

Sie können Ihre Sicherheitsdatenblätter unter "Bibliothek der Sicherheitsdatenblätter verwalten" verwalten.

Klicken Sie hier, um SDS Manager zu öffnen und Ihre Sicherheitsdatenblatt-Bibliothek zu verwalten (Anmeldung erforderlich) 

Um ein Sicherheitsdatenblatt für ein Produkt hinzuzufügen, suchen Sie einfach nach dem Produktnamen, fahren Sie dann mit der Maus über das (+)-Symbol und wählen Sie "Sicherheitsdatenblatt zu IHREM STANDORT hinzufügen".

Wenn Sie dasselbe Sicherheitsdatenblatt zu mehreren Standorten in einem Schritt hinzufügen möchten, wählen Sie "Sicherheitsdatenblatt zu anderen Standorten hinzufügen".

MANUELLE EINGABE: Manchmal möchten Sie ein Produkt zu Ihrer Sicherheitsdatenblatt-Bibliothek hinzufügen, wissen aber nicht, welches Sicherheitsdatenblatt mit dem neuen Produkt verknüpft werden soll.

In solchen Fällen können Sie die Produktinformationen zu Ihrer Sicherheitsdatenblatt-Bibliothek hinzufügen und später ein Sicherheitsdatenblatt mit dem Produkt verknüpfen. Auf diese Weise können Ihre Einkaufsabteilung oder Ihr Logistikpersonal Produkte zu SDS Manager hinzufügen und der HSE-Manager kann später das entsprechende Sicherheitsdatenblatt hinzufügen.

In SDS Manager finden Sie eine Liste der Substanzen, für die Sicherheitsdatenblätter fehlen. Mit dieser Liste ist es einfach, fehlende Sicherheitsdatenblätter hinzuzufügen, um Ihre Bibliothek jederzeit auf dem neuesten Stand zu halten.

Schritt 5: Erstellen Sie ein QR-Code-Plakat, damit Ihre Mitarbeiter auf die Bibliothek der Sicherheitsdatenblätter zugreifen können

Wenn der QR-Code-Benutzer erstellt wurde, können Sie den QR-Code anzeigen, indem Sie (1) auf das QR-Code-Bild klicken. 

Die Schaltfläche (2) "QR-Code für Login drucken" generiert ein Plakat mit dem QR-Code.

Wenn Sie Zugriff auf Ihre Sicherheitsdatenblatt-Bibliothek von Ihrem Intranet aus gewähren möchten, können Sie einfach (3) einen QR-Code-Benutzer erstellen, den QR-Code scannen und den Link kopieren, um ihn in Ihr Intranet einzufügen.

Die Schaltfläche (4) "Zugangslink an Ihr Team senden" ermöglicht das Teilen des Zugangs per E-Mail.

Sie können auf das Bild klicken oder den unten stehenden QR-Code mit Ihrem Mobiltelefon scannen, um zu sehen, wie dies für Ihre Mitarbeiter aussehen wird.

Wenn der Link Zugriff auf alle Sicherheitsdatenblätter Ihrer Organisation gewähren soll, muss der QR-Code-Benutzer Zugriff auf alle Standorte haben.

Sie können viele "QR-Code-Benutzer" erstellen - z. B. einen für jeden Ihrer Standorte oder einen "QR-Code-Benutzer", der Zugriff auf alle Sicherheitsdatenblätter Ihrer Organisation in der Sicherheitsdatenblatt-Bibliothek gewährt.

Schritt 6: Laden Sie Ihre Mitarbeiter ein, SDS Manager beizutreten

Mit SDS Manager können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern hinzufügen. Wir empfehlen, Benutzerkonten nur für Mitarbeiter zu erstellen, die die Sicherheitsdatenblatt-Bibliothek verwalten.

Klicken Sie hier, um SDS Manager zu öffnen und Mitarbeiter einzuladen (Anmeldung erforderlich) 

Eingeladene Benutzer können die Rolle Administrator, Mitarbeiter oder Kein Zugriff haben.

Sie können den Zugriffstyp auf Standortebene flexibel festlegen. Ein Benutzer kann an einem Standort die Rolle Administrator und an anderen Standorten Lesezugriff haben.

Um Sicherheitsdatenblätter in Ihrer Bibliothek verwalten zu können, benötigen Benutzer die Rolle Administrator.

Schritt 7: Überprüfen Sie Sicherheitsdatenblätter, die eingeschränkte Chemikalien enthalten, und ersetzen Sie diese bei Bedarf

SDS Manager bietet einen Überblick über alle Chemikalien, die auf Beschränkungslisten wie ZDHC, California Proposition 65, REACH und anderen aufgeführt sind.

Die Substanzen in diesen Listen werden anhand von EC- oder CAS-Nummern identifiziert.

SDS Manager extrahiert die CAS- und EC-Nummern aus Abschnitt 3 des Sicherheitsdatenblatts, das Sie verwenden, und prüft, ob diese Nummern in einer Beschränkungsliste enthalten sind.

In SDS Manager können Sie alle Sicherheitsdatenblätter in Ihrer Bibliothek auflisten, die eingeschränkte Komponenten enthalten.

Klicken Sie hier, um SDS Manager zu öffnen und zu sehen, welche Sicherheitsdatenblätter Ihrer Bibliothek gefährliche Chemikalien enthalten (Anmeldung erforderlich) 

Nachfolgend ein Beispiel dafür, wie wir Produkte mit Komponenten auf Beschränkungslisten auflisten:

Die obige Liste ist eine Liste von Produkten, die Sie bewerten müssen.

Wenn Sie bestätigt haben, dass der Inhalt akzeptabel ist, können Sie das Sicherheitsdatenblatt als 'Genehmigt' markieren

Schritt 8: Erstellen Sie Etiketten für sekundäre Behälter gefährlicher Chemikalien

Über das Etikettensymbol können Sie Etiketten für sekundäre Behälter erstellen.

Klicken Sie hier, um SDS Manager zu öffnen und Etiketten für sekundäre Behälter zu erstellen (Anmeldung erforderlich) 

Das Etikett enthält die jeweiligen QR-Codes, um die tatsächliche Sicherheitsdatenblatt-Datei anzuzeigen und die chemische Nutzung und Entsorgung zu verfolgen.

Icons aus dem Sicherheitsdatenblatt, Gefahrenhinweise und Vorsorgehinweise werden ebenfalls auf dem Etikett angezeigt. 

Schritt 9: Drucken Sie Sicherheitsdatenblatt-Ordner aus, falls Sie an den Standorten gedruckte Exemplare bevorzugen (Optional)

Für jeden Standort in Ihrer Sicherheitsdatenblatt-Bibliothek finden Sie eine Schaltfläche "Ordner drucken", die eine PDF-Datei generiert, die alle Sicherheitsdatenblätter enthält, die an diesem Standort gespeichert sind. Auf der ersten Seite des Ordners finden Sie ein Inhaltsverzeichnis aller Sicherheitsdatenblätter im Ordner.

Klicken Sie hier, um SDS Manager zu öffnen und Sicherheitsdatenblatt-Ordner zu generieren (Anmeldung erforderlich) 

Die PDF-Datei kann gedruckt werden, wenn Sie gedruckte Exemplare benötigen.

Schritt 10: Führen Sie eine Risikoanalyse für alle Ihre Chemikalien durch (Optional)

Die Risikoanalyse für Chemikalien und Substanzen kann entweder über Arbeitsverfahren durchgeführt werden oder direkt für die Substanz, wenn das Risiko, das mit der Substanz verbunden ist, nicht mit einem tatsächlichen Arbeitsverfahren zusammenhängt, oder für den Fall, dass Ihr Unternehmen keine Arbeitsverfahren in SDS Manager dokumentieren möchte.

Für diesen Fall können Sie eine Risikoanalyse direkt für die Substanz durchführen. Die Risikoanalyse einer Substanz (Sicherheitsdatenblatt) ist nahezu identisch mit der Risikoanalyse von Substanzen in einem Arbeitsverfahren und umfasst die folgenden Elemente:

• Die Form der Substanz
• Wofür die Substanz verwendet wird
• Wie die Substanz verwendet werden soll
• Wie die Substanz entsorgt werden soll
• Dauer der Exposition gegenüber der Substanz bei der Handhabung
• Menge der Substanz bei der Handhabung
• Gefahrentypen, die für die Handhabung der Substanz relevant sind
• Klassifikation des Risikos, Klassifikation der Exposition und Wirkung von PSA und Kontrollen für jeden Gefahrentyp
• Lagerrisiko in Bezug auf Sicherheitsergebnisse
• Lagerrisiko in Bezug auf Ereignisse mit Freisetzung in die Umwelt

Für alle Standorte, an denen die Substanz gelagert wird, können Sie das Lagerrisiko bewerten.

Schritt 11: Erstellen Sie risikobewertete Arbeitsverfahren (Optional)

In SDS Manager können Sie Ihre Arbeitsverfahren gemäß REACH, OSHA und COSHH bewerten.

In unserer Risikoanalyse für Arbeitsverfahren können Sie die folgenden Elemente erfassen:

• Häufigkeit des Arbeitsverfahrens
• Benutzer, der das Arbeitsverfahren durchführt
• Standorte, an denen die Arbeitsverfahren durchgeführt werden
• Beschreibung des Verfahrens
• Beschreibung der Arbeitsschritte
• Beschreibung der Gefahren
• Hinzufügen von Substanzen (Sicherheitsdatenblätter), die im Arbeitsverfahren verwendet werden.
  
  Für jede Substanz im Arbeitsverfahren können Sie die folgenden Elemente erfassen:
  - Form der Substanz
  - Wofür die Substanz verwendet wird
  - Wie die Substanz verwendet werden soll
  - Wie die Substanz entsorgt werden soll
  - Dauer der Exposition gegenüber der Substanz im Arbeitsverfahren
  - Menge der Substanz im Arbeitsverfahren
  - Gefahrentypen, die für das Arbeitsverfahren relevant sind
  - Klassifikation des Risikos, Klassifikation der Exposition und Wirkung von PSA und Kontrollen für jeden Gefahrentyp
  - Lagerrisiko in Bezug auf Sicherheitsergebnisse
  - Lagerrisiko in Bezug auf Ereignisse mit Freisetzung in die Umwelt.

In der Risikoanalyse für Arbeitsverfahren werden die Risiken für die Verwendung ohne PSA und Kontrollen sowie die Risiken mit Kontrollen aufgelistet.

SDS Manager verwendet eine Risikoklassifikationsskala von 1 bis 5 für (G)esundheit, (S)icherheit und (U)mwelt.

Im untenstehenden Beispiel sehen wir, dass alle Gesundheitsrisiken mittel bis hoch (G3) sind, während das Sicherheitsrisiko sehr gering ist (S1).

Die im Arbeitsverfahren identifizierten Kontrollen werden auf allen sekundären Behälteretiketten angezeigt, die für die Benutzer von SDS Manager verfügbar sind.

Arbeitsverfahren können genehmigt und überarbeitet werden.