Автоматизований розподіл Інформаційних листів з безпеки (ІЛБ) для клієнтів

Таблиці безпеки (SDS) автоматично розповсюджуються на основі коду продукту ERP (SKU / ERP ID) та електронної пошти отримувача.

• Інтеграція здійснюється за допомогою простого виклику webhook, доданого до вашої ERP-системи. Це викликає API SDS Manager send_sds, використовуючи SKU/ERP ID та електронну пошту. Усі сучасні ERP-системи підтримують функціонал webhook або API-викликів, що робить впровадження простим.
• Коли SDS надсилається, у SDS Manager автоматично створюється нова підписка на оновлення версії, що забезпечує отримання отримувачем будь-якої оновленої версії протягом наступних 12 місяців.
• SDS часто пов’язуються з кількома SKU. Коли кілька SKU мають однаковий SDS, документ зберігається один раз у базі даних SDS і пов’язується з усіма відповідними продуктами.
• Щоб уникнути дублювання електронних листів, система блокує повторну відправку одного й того ж SDS одному й тому ж отримувачу протягом налаштованого періоду (наприклад, 12 місяців).
• Якщо клієнт купує той самий продукт повторно протягом цього періоду, SDS не надсилається повторно, але підписка автоматично продовжується на 12 місяців від дати нового замовлення.
• Краща практика: рекомендується підтримувати прапорець HAS_SAFETY_DATA_SHEET у вашій ERP-системі, щоб обмежити виклики API лише продуктами, для яких потрібне розповсюдження SDS.

Це забезпечує відповідність нормативним вимогам і водночас мінімізує непотрібне спілкування.

Клієнти, які отримали SDS, автоматично підписуються на отримання майбутніх оновлень.

• Коли завантажується нова версія SDS, оновлений документ автоматично надсилається електронною поштою всім підписаним отримувачам.
• Повідомлення надсилаються до 12 місяців від останньої покупки клієнта. Тривалість можна налаштувати.
• Під час onboarding SDS Manager може допомогти налаштувати нові підписки на оновлення версій для клієнтів, які придбали регульовані продукти протягом останнього року — забезпечуючи миттєву відповідність із першого дня.

Якщо у вас вже є бібліотека SDS, усі наявні документи можна імпортувати в SDS Manager.

• Якщо існують відповідності SKU/ERP ID, SDS Manager допоможе імпортувати та зв’язати ці дані.
• Після міграції розповсюдження SDS можна повністю керувати через API, використовуючи лише SKU та електронну пошту отримувача.

Так. Кожен електронний лист з оновленою Таблицею безпеки містить посилання для відписки.

Отримувачі можуть обрати:

• Відписатися від оновлень, пов’язаних із конкретним SDS, який міститься в електронному листі, або
• Відписатися від усіх повідомлень про оновлення SDS.

SDS Manager підтримує безшовну інтеграцію з e-commerce системами, щоб ваші онлайн-листи залишалися відповідними та актуальними.

• Масові експорти XLS включають посилання на PDF SDS, заяви про небезпеку (H), заяви про запобіжні заходи (P) та піктограми GHS, що дозволяє легко оновлювати сторінки продуктів із критичною інформацією про безпеку.
• Ті ж дані доступні через API для синхронзіації в реальному часі з вашим веб-магазином або базою даних продуктів.

Так. DirectSDS розроблено для підтримки відповідності GDPR та безпечного оброблення персональних даних.

При використанні DirectSDS клієнти повинні вказати SDS Manager як субпартнера з обробки в документації GDPR і забезпечити наявність необхідної Угоди про обробку даних (DPA) та внутрішніх заходів відповідності відповідно до вимог GDPR.

Усі дані, оброблені DirectSDS:

• Безпечно зберігаються та передаються
• Обробляються відповідно до суворих політик захисту даних та контролю доступу
• Обробляються лише з метою розповсюдження та відповідності Таблиць безпеки

Інфраструктура та управління інформаційною безпекою SDS Manager сертифіковані за ISO 27001, що забезпечує міжнародно визнані стандарти безпеки даних, управління ризиками та операційного контролю.

Постачальники часто надсилають оновлені SDS електронною поштою. SDS Manager може автоматично обробляти та інтегрувати ці документи у вашу бібліотеку SDS:

• Поділіться вхідною електронною адресою SDS Manager з постачальниками, щоб отримані SDS додавалися безпосередньо до вашої системи.
• SDS Manager автоматично читає та аналізує кожен документ:
• Якщо SDS є новішою версією наявного документа, він замінює стару версію та повідомляє всіх клієнтів, підписаних на цей SDS.
• Якщо це новий SDS, ви можете вручну або через API призначити правильний SKU/ERP ID.

Це спрощує обробку SDS, підтримує актуальність вашої бібліотеки та забезпечує, щоб ваші клієнти завжди були поінформовані.

Коли постачальник надсилає Таблицю безпеки (SDS) на вашу вхідну електронну адресу SDS Manager, система автоматично обробляє файл.

Якщо SDS ще не знаходиться у вашій системі, його потрібно пов’язати з правильним ERP ID або SKU, перш ніж він буде розповсюджений із посиланням на ERP. Ці SDS розміщуються в папці “Inbox from Vendors”, де ви можете швидко призначити відповідний ERP ID/SKU та зробити SDS доступним для надсилання.

Щоб нічого не пропустити, можна увімкнути сповіщення електронною поштою, коли вхідні файли SDS потребують призначення ERP ID або SKU.

Цей процес гарантує, що всі нові SDS належним чином пов’язані, простежуються через вашу ERP-систему та готові до відповідного розповсюдження.

Якщо виклик send_sds webhook здійснюється для ERP ID або SKU, який не має пов’язаного Таблиці безпеки, запит не виконується і записується у журнал помилок API. Цей журнал надає повний огляд усіх невдалих викликів send_sds і дозволяє легко визначити продукти, яким бракує відповідних SDS файлів.

Рекомендується викликати API send_sds лише для продуктів, яким потрібна Таблиця безпеки.

Як найкраща практика, підтримуйте прапорець HAS_SAFETY_DATA_SHEET у вашій ERP-системі. Це дозволяє обмежити виклики API лише продуктами, яким потрібна розсилка SDS, зменшуючи помилки та непотрібні запити API.

Кожна Таблиця безпеки в SDS Manager має постійне посилання на PDF, яке завжди вказує на останню версію SDS. Коли публікується нова ревізія, те саме посилання автоматично оновлюється до найновішої версії — тому зміни на вашій eCommerce платформі не потрібні, коли файли SDS оновлюються.

Є два гнучких способи додати ці посилання на сторінки продуктів:

• Експорт XLS: Ви можете експортувати бібліотеку SDS як файл XLS, що містить ваші ERP ID або SKU разом із відповідними постійними посиланнями на SDS. Цей файл можна використовувати для масового імпорту або оновлення у вашій eCommerce або системі управління продуктами.
• Інтеграція API: SDS Manager також надає API, що дозволяє програмно запитувати постійне посилання на SDS за допомогою ERP ID або SKU. Це ідеально для інтеграцій у реальному часі, коли ваша платформа eCommerce динамічно отримує правильне, актуальне посилання на SDS для кожного продукту.

Обидва підходи гарантують, що ваші клієнти завжди матимуть доступ до правильних та найновіших Таблиць безпеки без ручного обслуговування.

SDS Manager надає готовий віджет пошуку, який можна легко вбудувати на ваш сайт за допомогою iframe. Цей віджет дозволяє відвідувачам швидко та інтуїтивно шукати у ваших Таблицях безпеки.

У SDS Manager можна організувати SDS за локаціями та контролювати, які локації будуть доступні через віджет пошуку на сайті. Це дозволяє:

• Публікувати лише вибрані Таблиці безпеки на сайті
• Залишати внутрішні або обмежені SDS у системі без видимості для відвідувачів сайту

Віджет пошуку також підтримує кілька мов, що дозволяє відповідати мові вашого сайту та надає локалізований досвід для ваших клієнтів.

Це рішення дозволяє легко надавати самообслуговування доступу до Таблиць безпеки, зберігаючи повний контроль над видимості та контентом.

Кожна Таблиця безпеки в SDS Manager має постійне посилання, що завжди вказує на останню версію документа. Це посилання можна легко перетворити на QR-код і надрукувати на транспортних документах, накладних, рахунках або квитанціях. Більшість сучасних ERP та eCommerce систем підтримують генерацію QR-кодів з URL безпосередньо на документах.

Є два гнучких способи зробити постійне посилання на SDS доступним для вашої ERP або eCommerce платформи:

• Експорт XLS: Експортуйте бібліотеку SDS як файл XLS, що містить ваші ERP ID або SKU разом із відповідними постійними посиланнями на SDS. Цей файл можна використовувати для масового імпорту або оновлення, що дозволяє вашій системі генерувати QR-коди для правильного SDS на кожному транспортному документі.
• Інтеграція API: SDS Manager також надає API, що дозволяє програмно запитувати постійне посилання на SDS за допомогою ERP ID або SKU. Це ідеально для інтеграцій у реальному часі, коли ваша ERP або eCommerce платформа динамічно отримує правильне, завжди актуальне посилання на SDS і відображає його як QR-код на транспортних документах.

Так. SDS Manager дозволяє налаштовувати зміст та макет електронних листів, надісланих вашим клієнтам під час розповсюдження Таблиць безпеки. Ви можете додати логотип компанії, адаптувати текст листа та узгодити дизайн із вашою бренд-ідентичністю.

Ви також можете створювати окремі шаблони електронних листів для різних мов або ринків, забезпечуючи послідовне брендування та чітке спілкування у всіх регіонах, де ви працюєте.

SDS Manager повністю підтримує розповсюдження SDS за країною та мовою для міжнародних замовлень. send_sds webhook включає параметри країни та мови, що гарантує, що правильна Таблиця безпеки буде надіслана відповідно до місцезнаходження клієнта та обраної мови.

Якщо у вас є кілька версій SDS для одного продукту — для різних ринків або мов — ці параметри дозволяють SDS Manager автоматично вибирати та надсилати відповідну SDS для кожного замовлення.

Крім того, SDS Manager пропонує рішення SDS Authoring, яке може автоматично перекладати Таблиці безпеки на 35+ мов, допомагаючи ефективно підтримувати глобальні ринки та залишатися у відповідності до місцевих нормативних вимог.

Да. SDS Manager пропонує рішення SDS Authoring під назвою ExactSDS, яке може автоматично перекладати Таблиці безпеки на 35+ мов, підтримуючи міжнародних клієнтів та нормативні вимоги.

Для цього одна SDS у форматі ЄС має бути імпортована в ExactSDS та використана як основний документ. Формат ЄС необхідний, оскільки він містить більш повну нормативну інформацію та може бути конвертований у інші регіональні формати, такі як SDS США. Зворотне перетворення неможливе, оскільки SDS США зазвичай не містять певних даних, необхідних за нормативами ЄС tobacco.

Коли SDS у форматі ЄС доступна в системі, ExactSDS може у реальному часі перекладати її на SDS, що відповідають більш ніж 35 країнам, охоплюючи всі необхідні місцеві мови — включно з китайською та японською.

Цей підхід дозволяє зберігати один авторитетний SDS та одночасно ефективно підтримувати глобальні ринки з точними, локалізованими Таблицями безпеки tobacco.