Avtomatizirano pošiljanje Varnostnih listov strankam

Varnostni listi (SDS) se samodejno distribuirajo na podlagi kode izdelka v ERP sistemu (SKU / ERP ID) in e-poštnega naslova prejemnika.

• Integracija se doseže z enostavnim webhook klicem, dodanim v vaš ERP sistem. To sproži SDS Manager send_sds API z uporabo SKU/ERP ID in e-pošte. Vsi sodobni ERP sistemi podpirajo funkcionalnost webhook ali API klica, kar olajša implementacijo.
• Ko je SDS poslan, se v SDS Manager samodejno ustvari novo naročniško predplačilo za posodobitve revizij, s čimer se zagotovi, da prejemnik prejme katero koli revidirano različico v naslednjih 12 mesecih.
• SDS so pogosto povezani z več SKU. Ko več SKU uporablja isti SDS, je dokument shranjen le enkrat v SDS podatkovni bazi in povezan z vsemi relevantnimi izdelki.
• Da bi preprečili podvajanje e-poštnih sporočil, sistem blokira ponovljeno pošiljanje istega SDS istemu prejemniku v določenem nastavljivem časovnem obdobju (npr. 12 mesecev).
• Če kupec ponovno kupi isti izdelek v tem obdobju, SDS ni ponovno poslan, vendar se naročnina samodejno podaljša za 12 mesecev od datuma novega nakupa.
• Najboljša praksa: Priporočamo, da v vašem ERP sistemu ohranite oznako HAS_SAFETY_DATA_SHEET, da omejite API klice le na izdelke, ki zahtevajo distribucijo SDS.

S tem se zagotovi skladnost s predpisi in minimizira nepotrebna komunikacija.

Stranke, ki prejmejo SDS, so samodejno prijavljene za prejem prihodnjih posodobitev.

• Ko je naložena nova različica SDS, je posodobljen dokument samodejno poslan vsem prijavljenim prejemnikom.
• Obvestila se pošiljajo do 12 mesecev od zadnjega nakupa stranke. Trajanje je nastavljivo.
• Kot del onboardinga lahko SDS Manager pomaga pri nastavitvi novih naročniških predplačil posodobitev za stranke, ki so v zadnjem letu kupile regulirane izdelke – s tem se zagotovi takojšnja skladnost že od prvega dne.

Če že vzdržujete knjižnico varnostnih listov, je mogoče vse obstoječe dokumente uvoziti v SDS Manager.

• Če obstajajo mapiranja SKU/ERP ID, SDS Manager pomaga pri uvozu in povezovanju teh podatkov.
• Po migraciji je mogoče distribucijo SDS popolnoma upravljati prek API, pri čemer sta potrebna le SKU in e-pošta prejemnika.

Da. Vsak e-poštni naslov, poslan z posodobljenim varnostnim listom, vsebuje povezavo za odjavo.

Prejemniki lahko izberejo:

• Odjava od posodobitev, povezanih s specifičnim SDS, vključenim v e-pošto, ali
• Odjava od vseh obvestil o posodobitvah SDS.

SDS Manager podpira brezhibno integracijo s sistemi e-trgovine, da vaše spletne ponudbe ostanejo skladne in ažurne.

• Masovni XLS izvoz vključuje povezave PDF SDS, izjave o nevarnosti (H), preventivne izjave (P) in GHS piktograme, kar omogoča enostavne posodobitve strani izdelkov s ključnimi varnostnimi informacijami.
• Enake podatki so na voljo tudi prek API za sinhronizacijo v realnem času z vašo spletno trgovino ali bazo izdelkov.

Da. DirectSDS je zasnovan tako, da podpira skladnost z GDPR in varno obdelavo osebnih podatkov.

Pri uporabi DirectSDS morajo stranke SDS Manager navesti kot podizvajalca v svoji GDPR dokumentaciji in zagotoviti, da je potrebna pogodba o obdelavi podatkov (DPA) sklenjena in da so uvedeni notranji ukrepi skladnosti v skladu z zahtevami GDPR.

Vsi podatki, obdelani z DirectSDS, so:

• Varno shranjeni in preneseni
• Obdelani v skladu s strogimi pravili zaščite podatkov in politikami dostopa
• Obdelani izključno za namen distribucije varnostnih listov in skladnosti

Infrastruktura in upravljanje informacijske varnosti SDS Manager sta certificirana po ISO 27001, kar zagotavlja mednarodno priznane standarde za varnost podatkov, upravljanje tveganj in operativni nadzor.

Dobavitelji pogosto pošiljajo posodobljene SDS po e-pošti. SDS Manager lahko te dokumente samodejno obdela in integrira v vašo SDS knjižnico:

• Delite vaš SDS Manager vhodni e-poštni naslov z dobavitelji, da se novi SDS dodajo neposredno v sistem.
• SDS Manager samodejno prebere in analizira vsak dokument:
• Če je SDS novejša različica obstoječega dokumentu, nadomesti staro različico in obvesti vse stranke, prijavljene na ta SDS.
• Če gre za nov SDS, lahko pravilno SKU/ERP ID dodelite ročno ali prek API.

To poenostavi obdelavo SDS, ohranja knjižnico ažurno in zagotavlja, da so vaše stranke vedno obveščene.

Ko dobavitelj pošlje Varnostni list (SDS) na vhodni e-poštni naslov SDS Manager, sistem samodejno obdela datoteko.

Če SDS še ni v vašem sistemu, ga je treba povezati s pravilnim ERP ID ali SKU, preden ga je mogoče distribuirati s referenco ERP. Ti SDS se shranijo v “Inbox from Vendors”, kjer lahko hitro dodelite ustrezno ERP ID/SKU in SDS pripravite za pošiljanje.

Da ne bi kaj spregledali, lahko omogočite e-poštna obvestila, ko vhodni SDS datoteki zahtevajo dodelitev ERP ID ali SKU.

Ta postopek zagotavlja, da so vsi novi SDS pravilno povezani, sledljivi v vašem ERP sistemu in pripravljeni za distribucijo v skladu s predpisi.

Če je send_sds webhook poklican za ERP ID ali SKU, ki nima povezanega varnostnega lista, bo zahteva neuspešna in zabeležena v API dnevniku napak. Ta dnevnik zagotavlja popoln pregled vseh neuspešnih klicev send_sds in omogoča enostavno identifikacijo izdelkov, ki nimajo ustreznih SDS datotek.

Priporočamo, da pokličete send_sds API samo za izdelke, ki zahtevajo Varnostni list.

Kot najboljšo prakso ohranite HAS_SAFETY_DATA_SHEET oznako v vašem ERP sistemu. To vam omogoča omejitev API klicev samo na izdelke, ki zahtevajo distribucijo SDS, s čimer zmanjšate napake in nepotrebne API zahteve.

Vsak Varnostni list v SDS Manager ima trajno PDF povezavo, ki vedno kaže na najnovejšo različico SDS. Ko je objavljena nova revizija, se ista povezava samodejno posodobi na najnovejšo različico – tako niso potrebne spremembe na vaši e-trgovski platformi, ko se SDS datoteke posodobijo.

Imate dve fleksibilni možnosti, kako dodati te povezave na vaše strani izdelkov:

• XLS izvoz: Lahko izvozite vašo SDS knjižnico kot XLS datoteko, ki vsebuje vaše ERP ID(s) ali SKU(s) skupaj z ustreznimi trajnimi SDS povezavami. Ta datoteka se lahko uporabi za množični uvoz ali posodobitev v vašem e-trgovskem ali sistemu za upravljanje izdelkov.
• API integracija: SDS Manager prav tako nudi API, ki omogoča programatično poizvedovanje po trajni SDS povezavi z uporabo ERP ID ali SKU. To je idealno za integracije v realnem času, kjer vaša e-trgovska platforma dinamično pridobi pravilno, ažurno SDS povezavo za vsak izdelek.

Oba pristopa zagotavljata, da imajo vaše stranke vedno dostop do pravilnih in najnovejših varnostnih listov brez ročnega vzdrževanja.

SDS Manager ponuja že pripravljen iskalni vtičnik, ki ga je mogoče enostavno vgraditi na vašo spletno stran z uporabo iframe. Ta vtičnik omogoča obiskovalcem hitro in intuitivno iskanje po vaših SDS.

V SDS Manager lahko SDS organizirate po lokacijah in nadzorujete, katere lokacije so vidne prek spletnega iskalnega vtičnika. To omogoča:

• Objaviti samo izbrane Varnostne liste na vaši spletni strani
• Ohraniti notranje ali omejene SDS dostopne v sistemu, ne da bi bile vidne obiskovalcem

Iskalni vtičnik podpira tudi več jezikov, kar vam omogoča uskladitev jezika vaše spletne strani in nudi lokalizirano izkušnjo za vaše stranke.

Ta rešitev omogoča enostaven samooskrbni dostop do varnostnih listov ob popolnem nadzoru nad vidnostjo in vsebino.

Vsak Varnostni list v SDS Manager ima trajno SDS povezavo, ki vedno kaže na najnovejšo različico dokumenta. To povezavo je mogoče enostavno pretvoriti v QR kodo in natisniti na transportne dokumente, dobavnike, račune ali potrdila. Večina sodobnih ERP in e-trgovskih sistemov podpira generiranje QR kod iz URL-jev neposredno na dokumentih.

Imate dve fleksibilni možnosti, kako omogočiti trajno SDS povezavo vašemu ERP ali e-trgovskemu sistemu:

• XLS izvoz: Izvozite SDS knjižnico kot XLS datoteko, ki vsebuje ERP ID(s) ali SKU(s) skupaj s pripadajočimi trajnimi SDS povezavami. Ta datoteka se lahko uporabi za množični uvoz ali posodobitve, kar omogoča sistemu generiranje QR kod za pravilen SDS na vsakem transportnem dokumentu.
• API integracija: SDS Manager prav tako nudi API, ki omogoča programatično poizvedovanje po trajni SDS povezavi z uporabo ERP ID ali SKU. To je idealno za integracije v realnem času, kjer vaš ERP ali e-trgovski sistem dinamično pridobi pravilno, vedno aktualno SDS povezavo in jo prikaže kot QR kodo na transportnih dokumentih.

Da. SDS Manager omogoča prilagajanje vsebine in postavitve e-poštnih sporočil, poslanih strankam ob distribuciji varnostnih listov. Lahko dodate logotip podjetja, prilagodite besedilo e-pošte in uskladite dizajn z identiteto vaše blagovne znamke.

Lahko ustvarite tudi ločene predloge e-pošte za različne jezike ali trge, kar zagotavlja dosledno blagovno znamko in jasno komunikacijo v vseh regijah, kjer delujete.

SDS Manager v celoti podpira distribucijo SDS po državah in jezikih za mednarodna naročila. send_sds webhook vključuje parametre za državo in jezik, kar zagotavlja, da se pravi varnostni list pošlje glede na lokacijo stranke in izbrani jezik.

Če vzdržujete več različic SDS za isti izdelek – pokrivajo različne trge ali jezike – ti parametri omogočajo SDS Manager, da samodejno izbere in pošlje ustrezen SDS za vsako naročilo.

Poleg tega SDS Manager ponuja rešitev SDS Authoring, ki lahko samodejno prevede varnostne liste v več kot 35 jezikov, kar omogoča učinkovito podporo globalnim trgom in skladnost z lokalnimi predpisi.

Da. SDS Manager ponuja rešitev SDS Authoring imenovano ExactSDS, ki lahko samodejno prevaja varnostne liste v več kot 35 jezikov, podpira mednarodne stranke in regulativne zahteve.

Za omogočanje tega je potrebno, da je en EU-format SDS uvožen v ExactSDS in uporabljen kot glavni dokument. EU format je potreben, ker vsebuje bolj celovite regulativne informacije in ga je mogoče pretvoriti v druge regionalne formate, kot je US SDS. Obratno ni mogoče, saj US SDS običajno ne vsebuje določenih podatkov, zahtevanih po EU predpisih tobacco.

Ko je EU-format SDS na voljo v sistemu, lahko ExactSDS v realnem času prevede SDS v skladu z več kot 35 državami, pokrivajoč vse zahtevane lokalne jezike – vključno s kitajščino in japonščino.

Ta pristop vam omogoča, da ohranite en avtoritativen SDS, hkrati pa učinkovito podpirate globalne trge z natančnimi, lokaliziranimi varnostnimi listi tobacco.