Automatizované rozosielanie Bezpečnostných listov zákazníkom

Bezpečnostné listy (SDS) sú automaticky distribuované na základe kódu produktu v ERP systéme (SKU / ERP ID) a e-mailovej adresy príjemcu.

• Integrácia sa dosahuje jednoduchým webhook volaním pridaným do vášho ERP systému. Toto spustí SDS Manager send_sds API pomocou SKU/ERP ID a e-mailu. Všetky moderné ERP systémy podporujú funkciu webhook alebo API volania, čo zjednodušuje implementáciu.
• Keď sa SDS odošle, v SDS Manager sa automaticky vytvorí nová predplatiteľská služba pre aktualizácie revízií, čím sa zabezpečí, že príjemca obdrží akúkoľvek revidovanú verziu počas nasledujúcich 12 mesiacov.
• SDS sú často prepojené s viacerými SKU. Keď viaceré SKU zdieľajú rovnaký SDS, dokument sa uloží len raz do databázy SDS a je prepojený so všetkými príslušnými produktmi.
• Aby sa predišlo duplicitným e-mailom, systém blokuje opakované odoslanie toho istého SDS rovnakému príjemcovi v rámci nastaviteľného časového obdobia (napr. 12 mesiacov).
• Ak zákazník zakúpi ten istý produkt znova počas tohto obdobia, SDS sa neodosiela znovu, ale predplatné sa automaticky predlžuje o 12 mesiacov od dátumu nového nákupu.
• Odporúčaná prax: Odporúčame udržiavať HAS_SAFETY_DATA_SHEET značku vo vašom ERP systéme, aby sa API volania obmedzili len na produkty, ktoré vyžadujú distribúciu SDS.

Týmto sa zabezpečí súlad s predpismi a minimalizuje sa zbytočná komunikácia.

Zákazníci, ktorí obdržia SDS, sú automaticky prihlásení na odber budúcich aktualizácií.

• Keď sa nahraje nová verzia SDS, aktualizovaný dokument sa automaticky pošle všetkým prihláseným príjemcom.
• Oznámenia sa odosielajú až 12 mesiacov od posledného nákupu zákazníka. Dĺžka je nastaviteľná.
• Ako súčasť onboardingu môže SDS Manager pomôcť s nastavením nových predplatných aktualizácií pre zákazníkov, ktorí zakúpili regulované produkty v priebehu posledného roka – čím sa zabezpečí okamžitá zhoda od prvého dňa.

Ak už máte knižnicu Bezpečnostných listov, všetky existujúce dokumenty je možné importovať do SDS Manager.

• Ak existujú mapovania SKU/ERP ID, SDS Manager pomôže s importom a prepojením týchto dát.
• Po migrácii je možné distribúciu SDS plne spravovať cez API, pričom je potrebné len SKU a e-mail príjemcu.

Áno. Každý e-mail odoslaný s aktualizovaným Bezpečnostným listom obsahuje odkaz na odhlásenie.

Príjemcovia si môžu vybrať:

• Odhlásiť sa z aktualizácií týkajúcich sa konkrétneho SDS zahrnutého v e-maile, alebo
• Odhlásiť sa zo všetkých upozornení na aktualizácie SDS.

SDS Manager podporuje bezproblémovú integráciu s e-commerce systémami, aby vaše online ponuky boli v súlade a aktuálne.

• Hromadný XLS export obsahuje odkazy na PDF SDS, vyhlásenia o nebezpečenstve (H), preventívne vyhlásenia (P) a GHS piktogramy, čo umožňuje jednoduché aktualizácie stránok produktov s kritickými bezpečnostnými informáciami.
• Tie isté údaje sú dostupné cez API pre synchronizáciu v reálnom čase s vaším webovým obchodom alebo databázou produktov.

Áno. DirectSDS je navrhnutý tak, aby podporoval súlad s GDPR a bezpečné spracovanie osobných údajov.

Pri používaní DirectSDS musia zákazníci uviesť SDS Manager ako subprocesného partnera vo svojej GDPR dokumentácii a zabezpečiť, aby bola uzavretá potrebná Zmluva o spracovaní údajov (DPA) a implementované interné opatrenia súladu v súlade s GDPR požiadavkami.

Všetky údaje spracované DirectSDS sú:

• Bezpečne uložené a prenášané
• Spracovávané v súlade s prísnymi pravidlami ochrany údajov a politikou prístupu
• Spracovávané výlučne na účely distribúcie Bezpečnostných listov a súladu

Infraštruktúra a riadenie informačnej bezpečnosti SDS Manager sú certifikované podľa ISO 27001, čo zaručuje medzinárodne uznávané štandardy pre bezpečnosť dát, riadenie rizík a prevádzkové kontroly.

Dodávatelia často posielajú aktualizované SDS e-mailom. SDS Manager môže automaticky spracovať a integrovať tieto dokumenty do vašej SDS knižnice:

• Zdieľajte váš SDS Manager prichádzajúci e-mail s dodávateľmi, aby sa nové SDS pridali priamo do systému.
• SDS Manager automaticky číta a analyzuje každý dokument:
• Ak je SDS novšou verziou existujúceho dokumentu, nahradí starú verziu a oznámi všetkým zákazníkom prihláseným k SDS.
• Ak ide o nový SDS, môžete priradiť správne SKU/ERP ID manuálne alebo cez API.

Toto zjednodušuje spracovanie SDS, udržuje vašu knižnicu aktuálnu a zabezpečuje, že vaši zákazníci sú vždy informovaní.

Keď dodávateľ pošle Bezpečnostný list (SDS) na prichádzajúcu e-mailovú adresu SDS Manager, systém automaticky spracuje súbor.

Ak SDS ešte nie je vo vašom systéme, musí byť priradený k správnemu ERP ID alebo SKU, aby mohol byť distribuovaný s ERP referenciou. Tieto SDS sa umiestnia do “Inbox from Vendors”, kde môžete rýchlo priradiť príslušné ERP ID/SKU a sprístupniť SDS na odoslanie.

Aby sa nič nestratilo, môžete povoliť e-mailové upozornenia, keď prichádzajúce SDS súbory vyžadujú priradenie ERP ID alebo SKU.

Tento proces zabezpečuje, že všetky nové SDS sú správne prepojené, sledovateľné vo vašom ERP systéme a pripravené na distribúciu v súlade s predpismi.

Ak je send_sds webhook volaný pre ERP ID alebo SKU, ktoré nemá prepojený Bezpečnostný list, požiadavka zlyhá a bude zaznamenaná do API logu chýb. Tento log poskytuje kompletný prehľad všetkých neúspešných volaní send_sds a umožňuje ľahko identifikovať produkty, ktoré nemajú zodpovedajúce SDS súbory.

Odporúčame volať send_sds API len pre produkty, ktoré vyžadujú Bezpečnostný list.

Ako najlepšiu prax udržiavajte HAS_SAFETY_DATA_SHEET značku vo vašom ERP systéme. Toto umožňuje obmedziť API volania len na produkty, ktoré vyžadujú distribúciu SDS, čím sa znižujú chyby a zbytočné API požiadavky.

Každý Bezpečnostný list in SDS Manager má trvalý PDF odkaz, ktorý vždy ukazuje na najnovšiu verziu SDS. Keď sa vydá nová revízia, rovnaký odkaz sa automaticky aktualizuje na najnovšiu verziu – takže nie sú potrebné žiadne zmeny na vašej e-commerce platforme, keď sa SDS súbory aktualizujú.

Máte dve flexibilné možnosti, ako pridať tieto odkazy na vaše produktové stránky:

• XLS export: Môžete exportovať vašu SDS knižnicu ako XLS súbor, ktorý obsahuje vaše ERP ID(s) alebo SKU(s) spolu s príslušnými trvalými SDS odkazmi. Tento súbor sa dá použiť pre hromadný import alebo aktualizáciu vo vašom e-commerce alebo systéme správy produktov.
• API integrácia: SDS Manager poskytuje tiež API, ktoré umožňuje programovo dotazovať trvalý SDS odkaz pomocou ERP ID alebo SKU. Toto je ideálne pre integrácie v reálnom čase, kde vaša e-commerce platforma dynamicky načíta správny, aktuálny SDS odkaz pre každý produkt.

Obe prístupy zabezpečujú, že vaši zákazníci majú vždy prístup k správnym a najnovším Bezpečnostným listom bez manuálnej údržby.

SDS Manager poskytuje pripravený vyhľadávací widget, ktorý sa dá ľahko vložiť na vašu webovú stránku pomocou iframe. Tento widget umožňuje návštevníkom rýchlo a intuitívne vyhľadávať vo vašich SDS.

V SDS Manager môžete organizovať SDS podľa lokalít a kontrolovať, ktoré lokality sú zobrazené cez vyhľadávací widget na webe. To umožňuje:

• Publikovať len vybrané Bezpečnostné listy na webovej stránke
• Udržiavať interné alebo obmedzené SDS dostupné v systéme bez toho, aby boli viditeľné pre návštevníkov tobacco

Vyhľadávací widget podporuje aj viaceré jazyky, čo vám umožňuje zosúladiť jazyk vašej webovej stránky a poskytuje lokalizovaný zážitok pre vašich zákazníkov.

Toto riešenie umožňuje ponúknuť samoobslužný prístup k Bezpečnostným listom pri zachovaní plnej kontroly nad viditeľnosťou a obsahom.

Každý Bezpečnostný list v SDS Manager má trvalý SDS odkaz, ktorý vždy ukazuje na najnovšiu verziu dokumentu. Tento odkaz sa dá ľahko previesť na QR kód a vytlačiť na prepravné dokumenty, dodacie listy, faktúry alebo doklady. Väčšina moderných ERP a e-commerce systémov podporuje generovanie QR kódov z URL priamo na dokumentoch.

Máte dve flexibilné možnosti, ako sprístupniť trvalý SDS odkaz pre ERP alebo e-commerce platformu:

• XLS export: Exportujte vašu SDS knižnicu ako XLS súbor obsahujúci ERP ID(s) alebo SKU(s) spolu s príslušnými trvalými SDS odkazmi. Tento súbor sa dá použiť na hromadný import alebo aktualizácie, čo umožňuje systému generovať QR kódy pre správny SDS na každom prepravnom dokumente.
• API integrácia: SDS Manager poskytuje tiež API, ktoré umožňuje programovo dotazovať trvalý SDS odkaz pomocou ERP ID alebo SKU. Toto je ideálne pre integrácie v reálnom čase, kde váš ERP alebo e-commerce systém dynamicky načíta správny, vždy aktuálny SDS odkaz a zobrazí ho ako QR kód na prepravných dokumentoch.

Áno. SDS Manager vám umožňuje prispôsobiť obsah a rozloženie e-mailov odoslaných zákazníkom pri distribúcii Bezpečnostných listov. Môžete pridať logo spoločnosti, prispôsobiť text e-mailu a zosúladiť dizajn s identitou vašej značky.

Môžete tiež vytvoriť samostatné šablóny e-mailov pre rôzne jazyky alebo trhy, čím sa zabezpečí konzistentné značenie a jasná komunikácia vo všetkých regiónoch, kde pôsobíte tobacco.

SDS Manager plne podporuje distribúciu SDS špecifickú podľa krajiny a jazyka pre medzinárodné objednávky. send_sds webhook obsahuje parametre pre krajinu a jazyk, čo zabezpečuje, že správny Bezpečnostný list sa pošle podľa umiestnenia zákazníka a preferovaného jazyka.

Ak máte viacero verzií SDS pre rovnaký produkt – pokrývajúcich rôzne trhy alebo jazyky – tieto parametre umožňujú SDS Manager automaticky vybrať a poslať príslušný SDS pre každú objednávku.

Okrem toho SDS Manager ponúka riešenie SDS Authoring, ktoré môže automaticky preložiť Bezpečnostné listy do viac ako 35 jazykov, čo vám umožňuje efektívne podporovať globálne trhy a zároveň byť v súlade s miestnymi regulačnými požiadavkami tobacco.

Áno. SDS Manager ponúka riešenie SDS Authoring nazvané ExactSDS, ktoré môže automaticky prekladať Bezpečnostné listy do viac ako 35 jazykov, podporujúc medzinárodných zákazníkov a regulačné požiadavky.

Aby sa to umožnilo, je potrebné importovať jednu EU-formát SDS do ExactSDS a použiť ju ako hlavný dokument. Formát EU je potrebný, pretože obsahuje komplexnejšie regulačné informácie a môže byť konvertovaný do iných regionálnych formátov, ako napríklad US SDS. Opačný proces nie je možný, pretože US SDS zvyčajne neobsahuje určité údaje požadované podľa EU predpisov.

Keď je EU-formát SDS dostupný v systéme, ExactSDS ho môže prekladať v reálnom čase do SDS, ktoré sú v súlade s viac ako 35 krajinami, pokrývajúc všetky požadované miestne jazyky – vrátane čínštiny a japončiny.

Tento prístup vám umožňuje udržiavať jeden autoritatívny SDS a zároveň efektívne podporovať globálne trhy s presnými, lokalizovanými Bezpečnostnými listami tobacco.