Автоматизированная рассылка паспортов безопасности клиентам

Паспорта безопасности (SDS) распределяются автоматически на основе кода продукта ERP (SKU / ERP ID) и адреса электронной почты получателя.

• Интеграция осуществляется с помощью простого вызова webhook, добавленного в вашу ERP-систему. Это вызывает API SDS Manager send_sds с использованием SKU/ERP ID and email. Все современные ERP-системы поддерживают функциональность webhook или API, что делает внедрение простым.
• Когда SDS отправляется, автоматически создаётся новая подписка на обновления версий в SDS Manager, гарантируя, что получатель получит любую обновлённую версию в течение следующих 12 месяцев.
• SDS часто привязаны к нескольким SKU. Когда несколько SKU используют одну и ту же SDS, документ хранится только один раз в базе данных SDS и привязывается ко всем соответствующим продуктам.
• Чтобы избежать дублирования писем, система блокирует повторную отправку одной и той же SDS одному и тому же получателю в пределах настраиваемого периода (например, 12 месяцев).
• Если клиент повторно покупает тот же продукт в этот период, SDS не отправляется снова, но подписка автоматически продлевается на 12 месяцев с новой даты покупки.
• Best practice: рекомендуется поддерживать флаг HAS_SAFETY_DATA_SHEET в вашей ERP-систему, чтобы ограничить вызовы API только продуктами, требующими распространения SDS.

Это обеспечивает соответствие нормативным требованиям, одновременно сводя к минимуму ненужные коммуникации.

Клиенты, получившие SDS, автоматически подписываются на получение будущих обновлений.

• Когда загружается новая версия SDS, обновлённый документ автоматически отправляется всем подписчикам по электронной почте.
• Уведомления отправляются в течение 12 месяцев с момента последней покупки клиента. Продолжительность настраивается.

В рамках onboarding SDS Manager может помочь настроить новые подписки на обновления для клиентов, которые купили регулируемые продукты в течение последнего года, обеспечивая соответствие с первого дня.

Если у вас уже есть библиотека паспортов безопасности (SDS), все существующие документы могут быть импортированы в SDS Manager.

• Если сопоставления SKU/ERP ID уже существуют, SDS Manager поможет импортировать и связать эти данные.
• После миграции распределение SDS полностью управляется через API, требуется только SKU и email получателя.

Да. Каждое письмо с обновлённой SDS содержит ссылку для отписки.

Получатели могут выбрать:

• Отписку от обновлений, связанных с конкретной SDS в письме, или
• Отписку от всех уведомлений об обновлениях SDS.

SDS Manager поддерживает бесшовную интеграцию с системами электронной коммерции, чтобы ваши онлайн-товары оставались соответствующими требованиям и актуальными.

• Массовый экспорт XLS включает ссылки на PDF SDS, заявления о рисках (H), заявления о мерах предосторожности (P) и пиктограммы GHS, что облегчает обновление страниц продуктов с критической информацией о безопасности.
• Те же данные доступны через API для синхронизации в реальном времени с вашим интернет-магазином или базой данных продуктов.

Да. DirectSDS разработан с поддержкой соблюдения GDPR и безопасной обработки персональных данных.

При использовании DirectSDS клиенты должны указать SDS Manager в качестве субподрядчика обработки данных в своей документации GDPR и убедиться, что необходимое Соглашение об обработке данных (DPA) и внутренние меры соответствия выполнены в соответствии с требованиями GDPR.

Поделитесь вашим адресом входящей почты SDS Manager с поставщиками, чтобы входящие SDS автоматически добавлялись в систему.

SDS Manager автоматически читает и анализирует каждый документ:

• Если SDS является новой версией существующего документа, заменяет старую версию и уведомляет всех подписанных клиентов.
• Если это новая SDS, вы можете назначить правильный SKU/ERP ID вручную или через API.

Это упрощает управление SDS, поддерживает вашу библиотеку в актуальном состоянии и гарантирует, что ваши клиенты всегда информированы.

Когда поставщик отправляет Safety Data Sheet (SDS) на входящий адрес электронной почты SDS Manager, система автоматически обрабатывает файл.

Если SDS ещё нет в вашей системе, его необходимо привязать к правильному ERP ID или SKU, прежде чем его можно будет распределить с ссылкой на ERP. Эти SDS помещаются в «Inbox from Vendors», где вы можете быстро назначить соответствующий ERP ID/SKU и сделать SDS доступным для отправки.

Чтобы ничего не пропустить, вы можете включить уведомления по электронной почте, чтобы получать оповещения каждый раз, когда входящие файлы SDS требуют назначения ERP ID или SKU.

Если webhook send_sds вызывается для ERP ID или SKU, который не имеет связанного Safety Data Sheet, запрос завершится неудачей и будет записан в журнал ошибок API. Этот журнал предоставляет полное представление обо всех неудачных вызовах send_sds и позволяет легко определить продукты, у которых отсутствуют соответствующие файлы SDS.

Рекомендуется вызывать API send_sds только для продуктов, которым требуется иметь Safety Data Sheet.

Как лучшая практика, поддерживайте флаг HAS_SAFETY_DATA_SHEET в вашей системе ERP. Это позволяет ограничивать вызовы API только теми продуктами, которые требуют распределения SDS, снижая ошибки и ненужные запросы API.

Каждый Safety Data Sheet в SDS Manager имеет постоянную PDF-ссылку, которая всегда указывает на самую актуальную версию SDS. При публикации новой редакции та же ссылка автоматически обновляется до последней версии — поэтому при обновлении файлов SDS не требуется вносить изменения на вашей платформе электронной коммерции.

У вас есть два гибких способа добавить эти ссылки на страницы товаров:

• Экспорт XLS: вы можете экспортировать библиотеку SDS в файл XLS с ERP ID(s) или SKU(s) и соответствующими постоянными ссылками SDS. Этот файл можно использовать для массового импорта или обновления в системе управления продуктами или eCommerce.
• API интеграция: SDS Manager также предоставляет API, который позволяет программно запрашивать постоянную ссылку SDS, используя ERP ID или SKU. Это идеально для интеграций в реальном времени, когда платформа eCommerce динамически получает актуальную ссылку на SDS.

Обо подхода гарантируют, что ваши клиенты всегда имеют доступ к правильным и актуальным Safety Data Sheets без ручного обслуживания.

SDS Manager предоставляет готовый виджет поиска, который легко встраивается на ваш веб-сайт с помощью iframe. Этот виджет позволяет посетителям быстро и интуитивно искать по вашим Safety Data Sheets.

Внутри SDS Manager вы можете организовывать SDS по локациям и контролировать, какие локации отображаются через виджет поиска на сайте. Это позволяет:

• Публиковать только выбранные Safety Data Sheets на вашем веб-сайте
• Хранить внутренние или ограниченные SDS в системе, не делая их видимыми для посетителей сайта

Виджет поиска также поддерживает несколько языков, что позволяет совпадать с языком вашего сайта и обеспечивать локализованный опыт для ваших клиентов.

Это решение упрощает предоставление самообслуживания при доступе к Safety Data Sheets, одновременно сохраняя полный контроль над видимостью и содержимым.

Каждый Safety Data Sheet в SDS Manager имеет постоянную ссылку SDS, которая всегда указывает на последнюю версию документа. Эту ссылку легко преобразовать в QR-код и распечатать на документах для отправки, накладных, счетах или квитанциях. Большинство современных ERP- и eCommerce-систем поддерживают генерацию QR-кодов из URL прямо на документах.

У вас есть два гибких способа сделать постоянную ссылку SDS доступной для вашей ERP- или eCommerce-платформы:

• Экспорт XLS: Экспортируйте вашу библиотеку SDS в виде файла XLS, содержащего ваши ERP ID или SKU вместе с соответствующими постоянными ссылками на SDS. Этот файл может использоваться для массового импорта или обновлений, позволяя вашей системе создавать QR-коды для правильного SDS на каждом документе для отправки.
• Интеграция через API: SDS Manager также предоставляет API, который позволяет программно запрашивать постоянную ссылку SDS, используя ERP ID или SKU. Это идеально для интеграций в реальном времени, когда ваша ERP- или eCommerce-платформа динамически получает правильную, всегда актуальную ссылку SDS и отображает её в виде QR-кода на документах для отправки.

Да. SDS Manager позволяет настраивать содержимое и оформление писем, отправляемых клиентам при распространении SDS. Вы можете добавить логотип компании, изменить текст письма и выровнять дизайн под идентичность бренда.

Также можно создавать отдельные шаблоны писем для разных языков или рынков, обеспечивая единообразие бренда и ясную коммуникацию во всех регионах, где вы работаете.

SDS Manager полностью поддерживает распределение SDS с учетом страны и языка для международных заказов. Webhook send_sds включает параметры для страны и языка, гарантируя, что правильный Safety Data Sheet отправляется в соответствии с местоположением клиента и предпочтительным языком.

Если у вас есть несколько версий SDS для одного и того же продукта—охватывающих разные рынки или языки—эти параметры позволяют SDS Manager автоматически выбирать и отправлять соответствующий SDS для каждого заказа.

Кроме того, SDS Manager предлагает решение SDS Authoring, которое может автоматически переводить Safety Data Sheets на более чем 35 языков, помогая эффективно поддерживать глобальные рынки и при этом оставаться в соответствии с местными нормативными требованиями.

Да. SDS Manager предлагает решение SDS Authoring под названием ExactSDS, которое может автоматически переводить SDS на более чем 35 языков, поддерживая международных клиентов и требования регуляторов.

Для этого необходимо импортировать одну SDS в формате ЕС в ExactSDS и использовать её как мастер-документ. Формат ЕС требуется, так как он содержит более полную регуляторную информацию и может быть конвертирован в другие региональные форматы, например SDS США. Обратное невозможно, так как SDS США обычно не содержит определённые данные, требуемые регламентами ЕС.

После того как SDS в формате ЕС доступна в системе, ExactSDS может мгновенно переводить её на SDS, соответствующие более чем 35 странам, охватывая все необходимые локальные языки — включая китайский и японский.

Этот подход позволяет поддерживать один авторитетный SDS и эффективно обслуживать глобальные рынки с точными, локализованными SDS.