Distribuição automatizada de Fichas de Dados de Segurança (FDS) aos clientes

As Fichas de Informação de Segurança (SDS) são distribuídas automaticamente com base no código do produto ERP (SKU / ERP ID) e no endereço de email do destinatário.

• A integração é realizada através de uma chamada de webhook simples adicionada ao seu sistema ERP. Isso aciona a API SDS Manager send_sds usando o SKU/ERP ID e o email. Todos os sistemas ERP modernos suportam funcionalidade de webhook ou API, tornando a implementação direta.
• Quando uma SDS é enviada, uma nova inscrição de atualização de revisão é criada automaticamente no SDS Manager, garantindo que o destinatário receba qualquer versão revisada nos próximos 12 meses.
• As SDS frequentemente estão vinculadas a múltiplos SKUs. Quando vários SKUs compartilham a mesma SDS, o documento é armazenado apenas uma vez no banco de dados SDS e vinculado a todos os produtos relevantes.
• Para evitar emails redundantes, o sistema bloqueia o envio repetido da mesma SDS para o mesmo destinatário dentro de um período configurável (por exemplo, 12 meses).
• Se um cliente comprar o mesmo produto novamente dentro desse período, a SDS não é reenviada, mas a assinatura é automaticamente estendida para 12 meses a partir da nova data de compra.
• Boa prática: recomendamos manter a flag HAS_SAFETY_DATA_SHEET no seu sistema ERP para limitar chamadas de API apenas a produtos que necessitam de distribuição de SDS.

Isto garante a conformidade regulamentar, ao mesmo tempo que minimiza comunicações desnecessárias.

Os clientes que recebem uma SDS são automaticamente inscritos para receber futuras atualizações.

• Quando uma nova versão de uma SDS é carregada, o documento atualizado é automaticamente enviado por email a todos os assinantes.
• As notificações são enviadas por até 12 meses a partir da compra mais recente do cliente. A duração é configurável.

Como parte do onboarding, o SDS Manager pode ajudar a configurar novas assinaturas de atualização de revisão para clientes que compraram produtos regulados no último ano, garantindo conformidade desde o primeiro dia.

Se já mantiver uma biblioteca de Fichas de Dados de Segurança (SDS), todos os documentos existentes podem ser importados para o SDS Manager.

• Se os mapeamentos SKU/ERP ID já existirem, o SDS Manager ajudará a importar e vincular esses dados.
• Uma vez migrados, a distribuição de SDS pode ser totalmente gerenciada via API, exigindo apenas o SKU e o email do destinatário.

Sim. Cada email enviado com uma SDS atualizada inclui um link de cancelamento de assinatura.

Os destinatários podem escolher:

• Cancelar a assinatura das atualizações relacionadas à SDS específica incluída no email, ou
• Cancelar a assinatura de todas as notificações de atualização de SDS.

O SDS Manager suporta integração perfeita com sistemas de e-commerce para garantir que os seus produtos online permaneçam em conformidade e atualizados.

• Exportações XLS em massa incluem links para PDF da SDS, declarações de perigo (H), declarações de precaução (P) e pictogramas GHS, permitindo fácil atualização das páginas de produtos com informações críticas de segurança.
• Os mesmos dados estão disponíveis via API para sincronização em tempo real com sua loja online ou banco de dados de produtos.

Sim. O DirectSDS foi projetado para suportar conformidade com o GDPR e manipulação segura de dados pessoais.

Ao utilizar o DirectSDS, os clientes devem listar o SDS Manager como parceiro de sub-processamento na sua documentação GDPR e garantir que o Acordo de Processamento de Dados (DPA) necessário e as medidas internas de conformidade estejam implementados, em conformidade com os requisitos do GDPR.

Todos os dados processados pelo DirectSDS são:

• Armazenados e transmitidos com segurança
• Tratados de acordo com políticas rígidas de proteção de dados e controle de acesso
• Processados apenas para fins de distribuição e conformidade de Safety Data Sheets

A infraestrutura e a gestão de segurança da informação do SDS Manager são certificadas pela ISO 27001, garantindo padrões internacionais reconhecidos para segurança de dados, gestão de risco e controles operacionais.

Compartilhe seu endereço de email inbound do SDS Manager com os fornecedores para que as SDS recebidas sejam adicionadas diretamente ao sistema.

O SDS Manager lê e analisa automaticamente cada documento:

• Se a SDS for uma versão mais recente de um documento existente, substitui a versão antiga e notifica todos os clientes assinantes.
• Se for uma nova SDS, você pode atribuir o SKU/ERP ID correto manualmente ou via API.

Isso simplifica a gestão de SDS, mantém a sua biblioteca atualizada e garante que os seus clientes estejam sempre informados.

Quando um fornecedor envia uma Safety Data Sheet (SDS) para o endereço de email de entrada do SDS Manager, o sistema processa automaticamente o ficheiro.

Se a SDS ainda não estiver no seu sistema, deve ser ligada ao ERP ID ou SKU correto antes de poder ser distribuída com referência ao ERP. Estas SDSs são colocadas na “Inbox from Vendors”, onde pode rapidamente atribuir o ERP ID/SKU apropriado e disponibilizar a SDS para envio.

Para garantir que nada seja esquecido, pode ativar notificações por email para ser alertado sempre que ficheiros SDS recebidos precisarem de atribuição de ERP ID ou SKU.

Este processo garante que todas as SDSs novas estão corretamente ligadas, rastreáveis no seu sistema ERP e prontas para distribuição em conformidade com as normas regulamentares.

Se o webhook send_sds for chamado para um ERP ID ou SKU que não possui uma Safety Data Sheet vinculada, a solicitação falhará e será registrada no log de erros da API. Este log fornece uma visão completa de todas as chamadas send_sds malsucedidas e permite identificar facilmente produtos que estão sem os arquivos SDS correspondentes.

Recomendamos chamar a API send_sds apenas para produtos que são obrigados a ter uma Safety Data Sheet.

Como prática recomendada, mantenha a flag HAS_SAFETY_DATA_SHEET no seu sistema ERP. Isso permite restringir chamadas de API apenas aos produtos que necessitam de distribuição de SDS, reduzendo erros e solicitações de API desnecessárias.

Cada Safety Data Sheet no SDS Manager possui um link PDF permanente que aponta sempre para a versão mais recente da SDS. Quando uma nova revisão é publicada, o mesmo link é automaticamente atualizado para a versão mais recente — não sendo necessárias alterações na sua plataforma de eCommerce quando os ficheiros SDS são atualizados.

Tem duas formas flexíveis de adicionar estes links às suas páginas de produto:

• Exportação XLS: você pode exportar sua biblioteca SDS como um arquivo XLS contendo ERP ID(s) ou SKU(s) junto com os links permanentes correspondentes da SDS. Esse arquivo pode ser usado para importação em massa ou atualização em seu sistema de gerenciamento de produtos ou eCommerce.
• Integração via API: o SDS Manager também fornece uma API que permite consultar programaticamente o link permanente da SDS usando o ERP ID ou SKU. Isso é ideal para integrações em tempo real, onde a plataforma eCommerce recupera dinamicamente o link SDS correto e atualizado.

Ambas as abordagens garantem que seus clientes sempre tenham acesso aos Safety Data Sheets corretos e mais recentes sem manutenção manual.

O SDS Manager fornece um widget de pesquisa pronto para uso que pode ser facilmente incorporado ao seu site usando um iframe. Este widget permite que os visitantes pesquisem rapidamente e de forma involuntária em seus Safety Data Sheets.

Dentro do SDS Manager, você pode organizar os SDSs por locais e controlar quais locais são exibidos através do widget de pesquisa do site. Isso possibilita:

• Publicar apenas Safety Data Sheets selecionados no seu site
• Manter SDSs internos ou restritos disponíveis no sistema sem torná-los visíveis para os visitantes do site

O widget de pesquisa também suporta múltiplos idiomas, permitindo que você combine com o idioma do seu site e forneça uma experiência localizada para seus clientes.

Esta solução facilita oferecer acesso self-service aos Safety Data Sheets, mantendo total controle sobre visibilidade e conteúdo.

Cada Safety Data Sheet no SDS Manager possui um link SDS permanente que sempre aponta para a versão mais recente do documento. Este link pode ser facilmente convertido em um código QR e impresso em documentos de envio, notas de entrega, faturas ou recibos. A maioria dos sistemas ERP e de e-commerce modernos suporta a geração de códigos QR a partir de URLs diretamente nos documentos.

Você tem duas maneiras flexíveis de disponibilizar o link SDS permanente na sua plataforma ERP ou de e-commerce:

• Exportação XLS: Exporte sua biblioteca de SDS como um arquivo XLS contendo seus ERP ID(s) ou SKU(s) juntamente com os links permanentes de SDS correspondentes. Este arquivo pode ser usado para importações em massa ou atualizações, permitir que seu sistema gere códigos QR para o SDS correto em cada documento de envio.
• Integração via API: O SDS Manager também fornece uma API que permite consultar o link SDS permanente programaticamente usando seu ERP ID ou SKU. Isso é ideal para integrações em tempo real, onde sua plataforma ERP ou de e-commerce recupera dinamicamente o link SDS correto e sempre atualizado e o exibe como um código QR nos documentos de envio.

Sim. O SDS Manager permite personalizar o conteúdo e layout dos emails enviados aos clientes durante a distribuição das SDS. Você pode adicionar o logo da empresa, ajustar o texto do email e alinhar o design com a identidade da marca.

Você também pode criar templates de email separados para diferentes idiomas ou mercados, garantindo consistência de marca e comunicação clara em todas as regiões em que atua.

O SDS Manager oferece suporte completo à distribuição de SDS específica por país e idioma para pedidos internacionais. O webhook send_sds inclui parâmetros para país e idioma, garantindo que o Safety Data Sheet correto seja enviado com base na localização e idioma preferido do cliente.

Se você mantém várias versões de SDS para o mesmo produto—cobrindo diferentes mercados ou idiomas—esses parâmetros permitem que o SDS Manager selecione e envie automaticamente o SDS apropriado para cada pedido.

Além disso, o SDS Manager oferece uma solução SDS Authoring que pode traduzir automaticamente os Safety Data Sheets para mais de 35 idiomas, ajudando a apoiar eficientemente mercados globais enquanto se mantém em conformidade com os regulamentos locais.

Sim. O SDS Manager oferece uma solução SDS Authoring chamada ExactSDS que pode traduzir automaticamente SDS para mais de 35 idiomas, suportando clientes internacionais e requisitos regulatórios.

Para habilitar isso, uma única SDS em formato UE deve ser importada para o ExactSDS e usada como documento mestre. O formato UE é necessário porque contém informações regulatórias mais abrangentes e pode ser convertido para outros formatos regional, como SDS EUA. O inverso não é possível, pois SDS EUA geralmente carece de certos dados exigidos pelas regulamentações da UE.

Uma vez disponível uma SDS em formato UE no sistema, o ExactSDS pode traduzi-la automaticamente para SDS compatíveis com mais de 35 países, abrangendo todos os idiomas locais exigidos—incluindo chinês e japonês.

Essa abordagem permite manter uma SDS autoritativa, ao mesmo tempo que apoia eficientemente os mercados globais com Safety Data Sheets precisas e localizadas.