Geautomatiseerde distributie van Veiligheidsinformatiebladen aan klanten

Veiligheidsinformatiebladen worden automatisch verspreid op basis van de ERP-productcode (SKU / ERP-ID) en het e-mailadres van de ontvanger.

• Integratie wordt bereikt via een eenvoudige webhook-oproep die aan uw ERP-systeem wordt toegevoegd. Dit activeert de SDS Manager send_sds API met behulp van de SKU/ERP-ID and e-mail. Alle moderne ERP-systemen ondersteunen webhook- of API-oproepfunctionaliteit, waardoor de implementatie eenvoudig is.
• Wanneer een SDS wordt verzonden, wordt automatisch een nieuw abonnement op revisie-updates aangemaakt in SDS Manager, zodat de ontvanger alle herziene versies binnen de komende 12 maanden ontvangt.
• SDS'en zijn vaak gekoppeld aan meerdere SKU's. Wanneer meerdere SKU's dezelfde SDS delen, wordt het document één keer opgeslagen in de SDS-database en gekoppeld aan alle relevante producten.
• Om dubbele e-mails te voorkomen, blokkeert het systeem het herhaaldelijk verzenden van hetzelfde SDS naar dezelfde ontvanger binnen een configureerbaar tijdsbestek (bijvoorbeeld 12 maanden).
• Als een klant binnen dit tijdsbestek hetzelfde product opnieuw koopt, wordt het SDS niet opnieuw verzonden, maar wordt het abonnement automatisch verlengd tot 12 maanden vanaf de nieuwe aankoopdatum.
• Best practice: We raden aan om een HAS_SAFETY_DATA_SHEET-vlag in uw ERP-systeem bij te houden om API-aanroepen te beperken tot producten waarvoor een SDS moet worden verspreid.

Dit zorgt ervoor dat u aan de regelgeving voldoet en tegelijkertijd onnodige communicatie tot een minimum beperkt.

Klanten die een SDS ontvangen, worden automatisch geabonneerd op toekomstige updates.

• Wanneer een nieuwe versie van een SDS wordt geüpload, wordt het bijgewerkte document automatisch per e-mail naar alle geabonneerde ontvangers gestuurd.
• Meldingen worden tot 12 maanden na de meest recente aankoop van de klant verzonden. De duur is configureerbaar.
• Als onderdeel van de onboarding kan SDS Manager helpen bij het opzetten van abonnementen voor nieuwe revisie-updates voor klanten die in het afgelopen jaar gereguleerde producten hebben gekocht, zodat vanaf dag één onmiddellijke naleving wordt gegarandeerd.

Als u al een bibliotheek met veiligheidsinformatiebladen bijhoudt, kunnen alle bestaande documenten worden geïmporteerd in SDS Manager.

• Als er SKU/ERP-ID-koppelingen bestaan, helpt SDS Manager bij het importeren en koppelen van deze gegevens.
• Na de migratie kan de distributie van veiligheidsinformatiebladen volledig worden beheerd via API, waarbij alleen de SKU en het e-mailadres van de ontvanger nodig zijn.

Ja. Elke e-mail die met een bijgewerkt veiligheidsinformatieblad wordt verzonden, bevat een link om u af te melden.

Ontvangers kunnen kiezen om:

• zich af te melden voor updates met betrekking tot het specifieke SDS in de e-mail, of
• zich af te melden voor alle meldingen over SDS-herzieningen.

SDS Manager ondersteunt naadloze integratie met e-commercesystemen om ervoor te zorgen dat uw online aanbiedingen compliant en up-to-date blijven.

• Bulk XLS-exports bevatten SDS PDF-links, gevarenaanduidingen (H), voorzorgsmaatregelen (P) en GHS-pictogrammen, waardoor productpagina's eenvoudig kunnen worden bijgewerkt met essentiële veiligheidsinformatie.
• Dezelfde gegevens zijn beschikbaar via API voor realtime synchronisatie met uw webshop of productdatabase.

Ja. DirectSDS is ontworpen om naleving van de AVG en veilige verwerking van persoonsgegevens te ondersteunen.

Bij gebruik van DirectSDS moeten klanten SDS Manager als subverwerkingspartner vermelden in hun AVG-documentatie en ervoor zorgen dat de vereiste gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) en interne nalevingsmaatregelen zijn getroffen, in overeenstemming met de AVG-vereisten.

Alle gegevens die door DirectSDS worden verwerkt, worden:

• Veilig opgeslagen en verzonden
• Verwerkt volgens strikte beleidsregels voor gegevensbescherming og toegangscontrole
• Alleen verwerkt met het oog op de distributie van veiligheidsinformatiebladen en naleving

De infrastructuur en het informatiebeveiligingsbeheer van SDS Manager zijn ISO 27001-gecertificeerd, wat internationale normen voor gegevensbeveiliging, risicobeheer en operationele controles garandeert.

Leveranciers sturen vaak bijgewerkte SDS'en per e-mail. SDS Manager kan deze documenten automatisch verwerken en integreren in uw SDS-bibliotheek:

• Deel uw SDS Manager-inkomende e-mailadres met leveranciers om inkomende SDS'en rechtstreeks aan uw systeem toe te voegen.
• SDS Manager leest en analyseert automatisch elk document:
• Als de SDS een nieuwere versie van een bestaand document is, vervangt deze de oude versie en worden alle klanten die op die SDS zijn geabonneerd hiervan op de hoogte gesteld.
• Als het een nieuw SDS is, kunt u handmatig of via API de juiste SKU/ERP-ID toewijzen.

Dit stroomlijnt de verwerking van SDS'en, houdt uw bibliotheek up-to-date en zorgt ervoor dat uw klanten altijd op de hoogte zijn.

Wanneer een leverancier een veiligheidsinformatieblad (SDS) naar het inkomende e-mailadres van uw SDS Manager stuurt, verwerkt het systeem het bestand automatisch.

Als het SDS nog niet in uw systeem staat, moet het aan de juiste ERP-ID of SKU worden gekoppeld voordat het met een ERP-referentie kan worden verspreid. Deze SDS'en worden in de “Inbox van leveranciers” geplaatst, waar u snel de juiste ERP-ID/SKU kunt toewijzen en het SDS beschikbaar kunt maken voor verzending.

Om ervoor te zorgen dat u niets mist, kunt u e-mailmeldingen inschakelen om gewaarschuwd te worden wanneer inkomende SDS-bestanden een ERP-ID of SKU moeten worden toegewezen.

Dit proces zorgt ervoor dat alle nieuwe SDS'en correct worden gekoppeld, traceerbaar zijn naar uw ERP-systeem en klaar zijn voor distributie in overeenstemming met de voorschriften.

Als de send_sds-webhook wordt aangeroepen voor een ERP-ID of SKU waaraan geen veiligheidsinformatieblad is gekoppeld, mislukt het verzoek en wordt dit geregistreerd in het API-foutenlogboek. Dit logboek biedt een volledig overzicht van alle mislukte send_sds-aanroepen en stelt u in staat om gemakkelijk producten te identificeren waarvoor de bijbehorende SDS-bestanden ontbreken.

We raden aan om de send_sds API alleen aan te roepen voor producten waarvoor een veiligheidsinformatieblad vereist is.

Het is een goede gewoonte om een HAS_SAFETY_DATA_SHEET-vlag in uw ERP-systeem bij te houden. Hierdoor kunt u API-aanroepen beperken tot alleen die producten waarvoor SDS-distributie vereist is, waardoor fouten en onnodige API-verzoeken worden verminderd.

Elk veiligheidsinformatieblad in SDS Manager heeft een permanente pdf-link die altijd naar de nieuwste versie van het SDS verwijst. Wanneer een nieuwe revisie wordt gepubliceerd, wordt dezelfde link automatisch bijgewerkt naar de nieuwste versie, zodat er geen wijzigingen nodig zijn op uw e-commerceplatform wanneer SDS-bestanden worden bijgewerkt.

U hebt twee flexibele manieren om deze links aan uw productpagina's toe te voegen:

• XLS-export: U kunt uw SDS-bibliotheek exporteren als een XLS-bestand dat uw ERP-ID('s) of SKU('s) bevat, samen met de bijbehorende permanente SDS-links. Dit bestand kan worden gebruikt voor een bulkimport of -update in uw e-commerce- of productbeheersysteem.
• API-integratie: SDS Manager biedt ook een API waarmee u de permanente SDS-link programmatisch kunt opvragen met behulp van uw ERP-ID of SKU. Dit is ideaal voor realtime-integraties waarbij uw e-commerceplatform dynamisch de juiste, actuele SDS-link voor elk product ophaalt.

Beide benaderingen zorgen ervoor dat uw klanten altijd toegang hebben tot de juiste en meest recente veiligheidsinformatiebladen zonder handmatig onderhoud.

SDS Manager biedt een kant-en-klare zoekwidget die eenvoudig met een iframe in uw website kan worden geïntegreerd. Met deze widget kunnen bezoekers snel en intuïtief in uw veiligheidsinformatiebladen zoeken.

Binnen SDS Manager kunt u SDS'en op locatie ordenen en bepalen welke locaties via de zoekwidget op de website worden weergegeven. Dit maakt het mogelijk om:

• Alleen geselecteerde veiligheidsinformatiebladen op uw website te publiceren
• Interne of beperkte SDS'en beschikbaar te houden in het systeem zonder ze zichtbaar te maken voor websitebezoekers

De zoekwidget ondersteunt ook meerdere talen, zodat u deze kunt afstemmen op de taal van uw website en uw klanten een gelokaliseerde ervaring kunt bieden.

Deze oplossing maakt het eenvoudig om zelfbedieningstoegang tot veiligheidsinformatiebladen aan te bieden, terwijl u volledige controle houdt over de zichtbaarheid en inhoud.

Elk veiligheidsinformatieblad in SDS Manager heeft een permanente SDS-link die altijd naar de nieuwste versie van het document verwijst. Deze link kan eenvoudig worden omgezet in een QR-code en worden afgedrukt op verzenddocumenten, leveringsbonnen, facturen of ontvangstbewijzen. De meeste moderne ERP- en e-commercesystemen ondersteunen het genereren van QR-codes op basis van URL's rechtstreeks op documenten.

U hebt twee flexibele manieren om de permanente SDS-link beschikbaar te maken voor uw ERP- of e-commerceplatform:

• XLS-export: Exporteer uw SDS-bibliotheek als een XLS-bestand met uw ERP-ID('s) of SKU('s) samen met de bijbehorende permanente SDS-links. Dit bestand kan worden gebruikt voor bulkimport of updates, waardoor uw systeem QR-codes kan genereren voor de juiste SDS op elk verzenddocument.
• API-integratie: SDS Manager biedt ook een API waarmee u de permanente SDS-link programmatisch kunt opvragen met behulp van een ERP-ID of SKU. Dit is ideaal voor realtime-integraties waarbij uw ERP- of e-commerceplatform dynamisch de juiste, altijd actuele SDS-link ophaalt en deze als QR-code op verzenddocumenten weergeeft.

Ja. Met SDS Manager kunt u de inhoud en lay-out van de e-mails die naar uw klanten worden verzonden bij het verspreiden van veiligheidsinformatiebladen aanpassen. U kunt uw bedrijfslogo toevoegen, de e-mailtekst aanpassen en het ontwerp afstemmen op uw merkidentiteit.

U kunt ook aparte e-mailsjablonen maken voor verschillende talen of markten, zodat u zorgt voor consistente branding en duidelijke communicatie in alle regio's waar u actief bent.

SDS Manager ondersteunt volledig landspecifieke en taalspecifieke SDS-distributie voor internationale bestellingen. De send_sds-webhook bevat parameters voor land en taal, zodat het juiste veiligheidsinformatieblad wordt verzonden op basis van de locatie en de voorkeurstaal van de klant.

Als u meerdere SDS-versies voor hetzelfde product bijhoudt – voor verschillende markten of talen – kunt u met deze parameters SDS Manager automatisch het juiste SDS voor elke bestelling laten selecteren en verzenden.

Daarnaast biedt SDS Manager een SDS Authoring-oplossing die veiligheidsinformatiebladen automatisch kan vertalen naar meer dan 35 talen, zodat u wereldwijde markten efficiënt kunt ondersteunen en tegelijkertijd kunt voldoen aan lokale wettelijke vereisten.

Ja. SDS Manager biedt een SDS Authoring-oplossing genaamd ExactSDS die veiligheidsinformatiebladen automatisch kan vertalen naar meer dan 35 talen, waardoor internationale klanten en wettelijke vereisten worden ondersteund.

Om dit mogelijk te maken, moet één SDS in EU-formaat worden geïmporteerd in ExactSDS en worden gebruikt als het hoofddocument. Het EU-formaat is vereist omdat het uitgebreidere regelgevingsinformatie bevat en kan worden geconverteerd naar andere regionale formaten, zoals US SDS. Het omgekeerde is niet mogelijk, omdat US SDS'en doorgaans bepaalde gegevens missen die vereist zijn volgens de EU-regelgeving.

Zodra een SDS in EU-formaat beschikbaar is in het systeem, kan ExactSDS deze direct vertalen naar SDS'en die voldoen aan de voorschriften van meer dan 35 landen, in alle vereiste lokale talen, waaronder Chinees en Japans.

Met deze aanpak kunt u één gezaghebbende SDS bijhouden en tegelijkertijd wereldwijde markten efficiënt ondersteunen met nauwkeurige, gelokaliseerde veiligheidsinformatiebladen.