Distribusi Lembar Data Keselamatan ke Pelanggan secara Otomatis

Safety Data Sheets (SDS) secara otomatis didistribusikan berdasarkan kode produk ERP (SKU / ERP ID) dan alamat email penerima.

• Integrasi dilakukan melalui panggilan webhook sederhana yang ditambahkan ke sistem ERP Anda. Ini memicu SDS Manager send_sds API menggunakan SKU/ERP ID dan email. Semua sistem ERP modern mendukung fungsionalitas webhook atau API, sehingga implementasi menjadi mudah.
• Ketika SDS dikirim, langganan pembaruan revisi baru secara otomatis dibuat di SDS Manager, memastikan penerima akan menerima versi revisi berikutnya dalam 12 bulan ke depan.
• SDS sering dikaitkan dengan beberapa SKU. Ketika beberapa SKU berbagi SDS yang sama, dokumen disimpan sekali di database SDS dan dikaitkan dengan semua produk terkait.
• Untuk mencegah email berulang, sistem memblokir pengiriman SDS yang sama kepada penerima yang sama dalam jangka waktu yang dapat dikonfigurasi (misalnya 12 bulan).
• Jika pelanggan membeli produk yang sama lagi dalam periode ini, SDS tidak dikirim ulang, tetapi langganan secara otomatis diperpanjang menjadi 12 bulan dari tanggal pembelian baru.
• Praktik terbaik: Kami merekomendasikan mempertahankan flag HAS_SAFETY_DATA_SHEET di sistem ERP Anda untuk membatasi panggilan API hanya pada produk yang memerlukan distribusi SDS.

Hal ini memastikan kepatuhan terhadap peraturan sekaligus meminimalkan komunikasi yang tidak perlu.

Pelanggan yang menerima SDS secara otomatis berlangganan untuk menerima pembaruan di masa depan.

• Ketika versi baru dari SDS diunggah, dokumen yang diperbarui secara otomatis dikirim melalui email kepada semua penerima yang berlangganan.
• Pemberitahuan dikirim hingga 12 bulan dari pembelian terakhir pelanggan. Durasi dapat dikonfigurasi.

Sebagai bagian dari onboarding, SDS Manager dapat membantu menyiapkan langganan pembaruan revisi baru untuk pelanggan yang telah membeli produk yang diatur dalam setahun terakhir, memastikan kepatuhan sejak hari pertama.

Jika Anda sudah memiliki perpustakaan Safety Data Sheet (SDS), semua dokumen yang ada dapat diimpor ke SDS Manager.

• Jika pemetaan SKU/ERP ID sudah ada, SDS Manager akan membantu mengimpor dan mengaitkan data ini.
• Setelah dimigrasikan, distribusi SDS dapat sepenuhnya dikelola melalui API, hanya memerlukan SKU dan email penerima.

Ya. Setiap email yang dikirim dengan SDS yang diperbarui menyertakan tautan berhenti berlangganan.

Penerima dapat memilih untuk:

• Berhenti berlangganan dari pembaruan terkait SDS tertentu yang termasuk dalam email, atau
• Berhenti berlangganan dari semua pemberitahuan pembaruan SDS.

SDS Manager mendukung integrasi mulus dengan sistem e-commerce untuk memastikan daftar produk online Anda tetap sesuai peraturan dan terbaru.

• Ekspor XLS massal mencakup tautan PDF SDS, pernyataan bahaya (H), pernyataan pencegahan (P), dan piktogram GHS, memudahkan pembaruan halaman produk dengan informasi keselamatan penting.
• Data yang sama tersedia melalui API untuk sinkronisasi waktu nyata dengan toko online atau basis data produk Anda.

Ya. DirectSDS dirancang untuk mendukung kepatuhan GDPR dan penanganan data pribadi secara aman.

Saat menggunakan DirectSDS, pelanggan harus mencantumkan SDS Manager sebagai mitra pemrosesan tambahan dalam dokumentasi GDPR mereka dan memastikan bahwa Perjanjian Pemrosesan Data (DPA) yang diperlukan serta langkah-langkah kepatuhan internal telah diterapkan sesuai dengan persyaratan GDPR.

Semua data yang diproses oleh DirectSDS:

• Disimpan dan ditransmisikan dengan aman
• Ditangani sesuai dengan kebijakan kontrol akses dan perlindungan data yang ketat
• Diproses hanya untuk tujuan distribusi dan kepatuhan Safety Data Sheet

Infrastruktur dan manajemen keamanan informasi SDS Manager bersertifikasi ISO 27001, memastikan standar internasional yang diakui untuk keamanan data, manajemen risiko, dan kontrol operasional.

Pemasok sering mengirim SDS yang diperbarui melalui email. SDS Manager dapat secara otomatis memproses dan mengintegrasikan dokumen ini ke dalam perpustakaan SDS Anda.

• Bagikan alamat email inbound SDS Manager Anda dengan pemasok untuk menambahkan SDS masuk langsung ke sistem Anda.
• SDS Manager secara otomatis membaca dan menganalisis setiap dokumen:
  • Jika SDS adalah versi terbaru dari dokumen yang ada, itu menggantikan versi lama dan memberi tahu semua pelanggan yang berlangganan SDS tersebut.
  • Jika itu adalah SDS baru, Anda dapat menetapkan SKU/ERP ID yang benar secara manual atau melalui API.

Ini menyederhanakan pengelolaan SDS, menjaga perpustakaan Anda tetap terbaru, dan memastikan pelanggan Anda selalu mendapat informasi.

Ketika pemasok mengirim SDS ke alamat email inbound SDS Manager Anda, sistem secara otomatis memproses file tersebut.

Jika SDS belum ada di sistem Anda, itu harus dikaitkan dengan ERP ID atau SKU yang benar sebelum dapat didistribusikan dengan referensi ERP. SDS ini ditempatkan di “Inbox from Vendors,” di mana Anda dapat dengan cepat menetapkan ERP ID/SKU yang sesuai dan membuat SDS tersedia untuk dikirim.

Pemberitahuan email dapat diaktifkan untuk memberi tahu Anda setiap kali file SDS masuk memerlukan penetapan ERP ID atau SKU.

Ini memastikan semua SDS baru dikaitkan dengan benar, dapat dilacak ke sistem ERP Anda, dan siap untuk distribusi yang sesuai.

Jika webhook send_sds dipanggil untuk ERP ID atau SKU yang tidak memiliki Safety Data Sheet yang terkait, permintaan akan gagal dan dicatat dalam log kesalahan API. Log ini memberikan gambaran lengkap dari semua panggilan send_sds yang gagal dan memungkinkan Anda dengan mudah mengidentifikasi produk yang tidak memiliki file SDS terkait.

Kami menyarankan hanya memanggil API send_sds untuk produk yang diwajibkan memiliki Safety Data Sheet.

Sebagai praktik terbaik, pertahankan flag HAS_SAFETY_DATA_SHEET di sistem ERP Anda. Ini memungkinkan Anda membatasi panggilan API hanya untuk produk yang memerlukan distribusi SDS, sehingga mengurangi kesalahan dan permintaan API yang tidak perlu.

Setiap Safety Data Sheet di SDS Manager memiliki tautan PDF permanen yang selalu mengarah ke versi SDS terbaru. Ketika revisi baru diterbitkan, tautan yang sama akan otomatis diperbarui ke versi terbaru—sehingga tidak diperlukan perubahan apa pun pada platform eCommerce Anda saat file SDS diperbarui.

Anda memiliki dua cara fleksibel untuk menambahkan tautan ini ke halaman produk Anda:

• Ekspor XLS: Anda dapat mengekspor perpustakaan SDS sebagai file XLS yang mencakup ERP ID(s) atau SKU(s) bersama dengan tautan permanen SDS yang sesuai. File ini dapat digunakan untuk impor massal atau pembaruan di sistem eCommerce atau manajemen produk Anda.
• Integrasi API: SDS Manager juga menyediakan API yang memungkinkan Anda menanyakan tautan permanen SDS secara programatis menggunakan ERP ID atau SKU. Ini ideal untuk integrasi waktu nyata di mana platform eCommerce Anda mengambil tautan SDS terbaru secara dinamis.

Kedua pendekatan ini memastikan pelanggan Anda selalu memiliki akses ke Safety Data Sheets yang benar dan terbaru tanpa perlu pemeliharaan manual.

SDS Manager menyediakan widget pencarian siap pakai yang dapat dengan mudah disematkan di situs web Anda menggunakan iframe. Widget ini memungkinkan pengunjung mencari seluruh Safety Data Sheets Anda dengan cepat dan intuitif.

Dalam SDS Manager, Anda dapat mengatur SDS berdasarkan lokasi dan mengontrol lokasi mana yang ditampilkan melalui widget pencarian di situs web. Hal ini memungkinkan:

• Mempublikasikan hanya Safety Data Sheets tertentu ke situs web Anda
• Menyimpan SDS internal atau terbatas dalam sistem tanpa menampilkannya bagi pengunjung situs web

Widget pencarian juga mendukung berbagai bahasa, memungkinkan Anda menyesuaikan dengan bahasa situs web dan memberikan pengalaman yang terlokalisasi untuk pelanggan Anda.

Solusi ini memudahkan untuk menawarkan akses swalayan ke Safety Data Sheets sambil tetap menjaga kontrol penuh atas visibilitas dan konten.

Setiap Safety Data Sheet di SDS Manager memiliki tautan SDS permanen yang selalu mengarah ke versi terbaru dari dokumen. Tautan ini dapat dengan mudah diubah menjadi kode QR dan dicetak pada dokumen pengiriman, nota pengiriman, faktur, atau tanda terima. Sebagian besar sistem ERP dan e-commerce modern mendukung pembuatan kode QR dari URL secara langsung pada dokumen.

Anda memiliki dua cara fleksibel untuk membuat tautan SDS permanen tersedia di platform ERP atau e-commerce Anda:

• Ekspor XLS: Ekspor perpustakaan SDS Anda sebagai file XLS yang berisi ERP ID atau SKU Anda bersama dengan tautan SDS permanen yang sesuai. File ini dapat digunakan untuk impor massal atau pembaruan, memungkinkan sistem Anda membuat kode QR untuk SDS yang benar pada setiap dokumen pengiriman.
• Integrasi API: SDS Manager juga menyediakan API yang memungkinkan Anda menanyakan tautan SDS permanen secara programatis menggunakan ERP ID atau SKU. Ini ideal untuk integrasi waktu nyata, di mana platform ERP atau e-commerce Anda secara dinamis mengambil tautan SDS terbaru dan menampilkannya sebagai kode QR pada dokumen pengiriman.

Ya. SDS Manager memungkinkan Anda menyesuaikan konten dan tata letak email yang dikirim ke pelanggan saat mendistribusikan Safety Data Sheets. Anda dapat menambahkan logo perusahaan, menyesuaikan teks email, dan menyelaraskan desain dengan identitas merek Anda.

Anda juga dapat membuat template email terpisah untuk berbagai bahasa atau pasar, memastikan konsistensi merek dan komunikasi yang jelas di semua wilayah tempat Anda beroperasi.

SDS Manager sepenuhnya mendukung distribusi SDS spesifik negara dan bahasa untuk pesanan internasional. Webhook send_sds menyertakan parameter untuk negara dan bahasa, memastikan Safety Data Sheet yang benar dikirim berdasarkan lokasi dan bahasa pilihan pelanggan.

Jika Anda memiliki beberapa versi SDS untuk produk yang sama—mencakup pasar atau bahasa yang berbeda—parameter ini memungkinkan SDS Manager secara otomatis memilih dan mengirim SDS yang sesuai untuk setiap pesanan.

Selain itu, SDS Manager menawarkan solusi SDS Authoring yang dapat menerjemahkan Safety Data Sheets secara otomatis ke lebih dari 35 bahasa, membantu Anda mendukung pasar global secara efisien sambil tetap mematuhi peraturan lokal.

Ya. SDS Manager menawarkan solusi SDS Authoring yang disebut ExactSDS yang dapat secara otomatis menerjemahkan Safety Data Sheets ke lebih dari 35 bahasa, mendukung pelanggan internasional dan persyaratan peraturan.

Untuk mengaktifkan ini, satu SDS format UE harus diimpor ke ExactSDS dan digunakan sebagai dokumen master. Format UE diperlukan karena berisi informasi peraturan yang lebih komprehensif dan dapat dikonversi ke format regional lain, seperti SDS AS. Kebalikannya tidak mungkin, karena SDS AS biasanya tidak memiliki data tertentu yang diperlukan di bawah peraturan UE.

Setelah SDS format UE tersedia di sistem, ExactSDS dapat menerjemahkannya secara langsung menjadi SDS yang sesuai dengan lebih dari 35 negara, mencakup semua bahasa lokal yang diperlukan—termasuk bahasa Cina dan Jepang.

Pendekatan ini memungkinkan Anda mempertahankan satu SDS otoritatif sambil mendukung pasar global secara efisien dengan Safety Data Sheets yang akurat dan terlokalisasi.