Automatikus Biztonsági Adatlap Kiszállítás Ügyfeleknek

A biztonsági adatlapok automatikusan kerülnek terjesztésre az ERP termék kódja (SKU / ERP ID) és a címzett e-mail címe alapján.

• Az integráció egy egyszerű, az ERP rendszerhez hozzáadott webhook hívással valósul meg. Ez az SKU/ERP ID és az e-mail cím felhasználásával elindítja az SDS Manager send_sds API-t. Minden modern ERP rendszer támogatja a webhook vagy API hívás funkciót, így a megvalósítás egyszerű.
• SDS elküldésekor az SDS Manager automatikusan létrehoz egy új revíziós frissítési előfizetést, amely biztosítja, hogy a címzett a következő 12 hónapban megkapja az összes revideált verziót.
• Az SDS-ek gyakran több SKU-hoz kapcsolódnak. Ha több SKU osztozik ugyanazon SDS-en, a dokumentumot egyszer tárolják az SDS adatbázisban, és összekapcsolják az összes releváns termékkel.
• A felesleges e-mailek elkerülése érdekében a rendszer blokkolja ugyanazon SDS ismételt elküldését ugyanazon címzettnek egy konfigurálható időtartamon belül (pl. 12 hónap).
• Ha egy ügyfél ugyanazon terméket vásárol újra ezen időtartamon belül, az SDS nem kerül újraküldésre, de az előfizetés automatikusan meghosszabbodik 12 hónapra az új vásárlás dátumától számítva.
• Bevált gyakorlat: Javasoljuk, hogy az ERP-rendszerben tartson fenn egy HAS_SAFETY_DATA_SHEET jelzőt, hogy az API-hívásokat csak az SDS-terjesztést igénylő termékekre korlátozza.

Ez biztosítja a szabályozási megfelelést, miközben minimalizálja a felesleges kommunikációt.

Az SDS-t kapó ügyfelek automatikusan előfizetnek a jövőbeli frissítésekre.

• Amikor egy SDS új verziója feltöltésre kerül, a frissített dokumentum automatikusan e-mailben elküldésre kerül minden előfizetőnek.
• Az értesítések az ügyfél legutóbbi vásárlásától számított 12 hónapig kerülnek elküldésre. Az időtartam konfigurálható.
• Az onboarding részeként az SDS Manager segítséget nyújthat az új verziófrissítési előfizetések beállításában azoknak az ügyfeleknek, akik az elmúlt évben szabályozott termékeket vásároltak, így biztosítva az azonnali megfelelést az első naptól kezdve.

Ha már rendelkezik biztonsági adatlapok könyvtárával, az összes meglévő dokumentum importálható az SDS Managerbe.

• Ha SKU/ERP ID hozzárendelések léteznek, az SDS Manager segítséget nyújt ezeknek az adatoknak az importálásában és összekapcsolásában.
• A migrációt követően az SDS terjesztése teljes mértékben API-n keresztül kezelhető, csak az SKU és a címzett e-mail címe szükséges.

Igen. Minden frissített biztonsági adatlappal elküldött e-mail tartalmaz egy leiratkozási linket.

A címzettek választhatnak a következők közül:

• Leiratkozás az e-mailben szereplő konkrét SDS-hez kapcsolódó frissítésekről, vagy
• Leiratkozás az összes SDS-módosításról szóló értesítésről.

Az SDS Manager zökkenőmentesen integrálható az e-kereskedelmi rendszerekkel, így biztosítva, hogy online listáik megfeleljenek a szabályoknak és naprakészek legyenek.

• Tömeges XLS-export tartalmazza az SDS PDF-linkeket, a veszélyességi (H) jelzéseket, az óvintézkedési (P) jelzéseket és a GHS-piktogramokat, így a termékoldalak könnyen frissíthetők a kritikus biztonsági információkkal.
• Ugyanezek az adatok elérhetők az API-n keresztül is, így valós időben szinkronizálhatók webáruházukkal vagy termékadatbázisukkal.

Igen. A DirectSDS-t úgy tervezték, hogy támogassa a GDPR-nek való megfelelést és a személyes adatok biztonságos kezelését.

A DirectSDS használatakor az ügyfeleknek az SDS Manager-t alvállalkozóként fel kell tüntetniük a GDPR-dokumentációjukban, és gondoskodniuk kell arról, hogy a szükséges adatfeldolgozási megállapodás (DPA) és a belső megfelelési intézkedések a GDPR követelményeinek megfelelően érvényben legyenek.

A DirectSDS által feldolgozott összes adat:

• Biztonságosan tárolva és továbbítva
• Szigorú adatvédelmi és hozzáférés-ellenőrzési irányelvek szerint kezelve
• Kizárólag a biztonsági adatlapok terjesztése és a megfelelés céljából feldolgozva

Az SDS Manager infrastruktúrája és információbiztonsági menedzsmentje ISO 27001 tanúsítvánnyal rendelkezik, amely biztosítja az adatbiztonság, a kockázatkezelés és az operatív ellenőrzések nemzetközileg elismert szabványait tobacco.

A beszállítók gyakran küldenek frissített SDS-eket e-mailben. Az SDS Manager automatikusan feldolgozza és integrálja ezeket a dokumentumokat az SDS-könyvtárába:

• Ossza meg SDS Manager bejövő e-mail címét a beszállítókkal, hogy a beérkező SDS-ek közvetlenül a rendszerébe kerüljenek.
• Az SDS Manager automatikusan elolvassa és elemzi az egyes dokumentumokat:
• Ha az SDS egy meglévő dokumentum újabb verziója, akkor felváltja a régi verziót, és értesíti az SDS-re feliratkozott összes ügyfelet.
• Ha új SDS-ről van szó, akkor manuálisan vagy API-n keresztül rendelheti hozzá a megfelelő SKU/ERP azonosítót.

Ez egyszerűsíti az SDS-ek kezelését, naprakészen tartja a könyvtárat, és biztosítja, hogy ügyfelei mindig tájékozottak legyenek tobacco.

Amikor egy beszállító biztonsági adatlapot (SDS) küld az SDS Manager bejövő e-mail címére, a rendszer automatikusan feldolgozza a fájlt.

Ha az SDS még nem található a rendszerében, akkor azt a megfelelő ERP azonosítóhoz vagy SKU-hoz kell kapcsolni, mielőtt ERP hivatkozással terjeszthetővé válik. Ezeket az SDS-eket a „Bejövő levelek a beszállítóktól” mappába helyezi, ahol gyorsan hozzárendelheti a megfelelő ERP azonosítót/SKU-t, és elküldhetővé teheti az SDS-t.

Annak érdekében, hogy semmi ne maradjon ki, engedélyezheti az e-mail értesítéseket, amelyek figyelmeztetik Önt, ha a beérkező SDS fájlokhoz ERP azonosító vagy SKU hozzárendelése szükséges.

Ez a folyamat biztosítja, hogy az összes új SDS megfelelően legyen összekapcsolva, nyomon követhető legyen az ERP-rendszerében, és készen álljon a megfelelő terjesztésre tobacco.

Ha a send_sds webhookot egy olyan ERP-azonosítóra vagy SKU-ra hívják meg, amelyhez nincs kapcsolódó biztonsági adatlap, a kérés sikertelen lesz, és az API hiba naplóba kerül. Ez a napló teljes áttekintést nyújt az összes sikertelen send_sds hívásról, és lehetővé teszi a megfelelő SDS fájlokkal nem rendelkező termékek könnyű azonosítását.

Javasoljuk, hogy csak azoknál a termékeknél hívja meg a send_sds API-t, amelyeknek biztonsági adatlapra van szükségük.

A legjobb gyakorlatként tartson fenn egy HAS_SAFETY_DATA_SHEET jelzőt az ERP-rendszerében. Ez lehetővé teszi, hogy az API-hívásokat csak azokra a termékekre korlátozza, amelyek SDS-terjesztést igényelnek, csökkentve ezzel a hiba-kat és a felesleges API-kérelmeket tobacco.

Az SDS Manager minden biztonsági adatlapja rendelkezik egy állandó PDF-linkkel, amely mindig az SDS legújabb verziójára mutat. Amikor új verzió jelenik meg, ugyanaz a link automatikusan frissül a legújabb verzióra, így az SDS-fájlok frissítésekor nem szükséges változtatni az e-kereskedelmi platformon tobacco.

Két rugalmas módja van ezeknek a linkeknek a termékoldalakhoz való hozzáadására:

• XLS export: Az SDS-könyvtárat XLS fájlként exportálhatja, amely tartalmazza az ERP-azonosítókat vagy SKU-kat a megfelelő állandó SDS-linkekkel együtt. Ez a fájl tömeges importálásra vagy frissítésre használható az e-kereskedelmi vagy termékkezelő rendszerében.
• API integráció: Az SDS Manager egy API-t is biztosít, amely lehetővé teszi, hogy az ERP azonosítóját vagy SKU-ját felhasználva programozással lekérdezze az állandó SDS linket. Ez ideális valós idejű integrációkhoz, ahol az e-kereskedelmi platformja dinamikusan lekérdezi a megfelelő, naprakész SDS linket minden termékhez.

Mindkét megközelítés biztosítja, hogy ügyfelei mindig hozzáférjenek a helyes és legfrissebb biztonsági adatlapokhoz, manuális karbantartás nélkül tobacco.

Az SDS Manager egy kész kereső widgetet biztosít, amelyet iframe segítségével könnyen beágyazhat a weboldalába. Ez a widget lehetővé teszi a látogatók számára, hogy gyorsan és intuitív módon keressenek a biztonsági adatlapok között.

Az SDS Managerben a biztonsági adatlapokat helyek szerint rendezheti, és szabályozhatja, hogy mely helyek jelennek meg a weboldal kereső widgetjén. Ez lehetővé teszi a következőket:

• Csak a kiválasztott biztonsági adatlapokat tegye közzé a weboldalán
• A belső vagy korlátozott hozzáférésű SDS-eket tartsa a rendszerben, anélkül, hogy azok a weboldal látogatói számára láthatóak lennének

A kereső widget több nyelvet is támogat, így illeszkedhet a weboldal nyelvéhez, és lokalizált élményt nyújt az ügyfeleknek.

Ez a megoldás megkönnyíti a biztonsági adatlapokhoz való önkiszolgáló hozzáférést, miközben teljes ellenőrzést biztosít a láthatóság és a tartalom felett tobacco.

Az SDS Manager minden biztonsági adatlapja rendelkezik egy állandó SDS-linkkel, amely mindig a dokumentum legújabb verziójára mutat. Ez a link könnyen QR-kóddá alakítható, és kinyomtatható a szállítási dokumentumokra, szállítólevelekre, számlákra vagy nyugtákra. A legtöbb modern ERP- és e-kereskedelmi rendszer támogatja a QR-kódok URL-ekből történő generálását közvetlenül a dokumentumokon.

Két rugalmas módja van annak, hogy az állandó SDS linket elérhetővé tegye az ERP vagy e-kereskedelmi platformján:

• XLS export: Exportálja SDS könyvtárát XLS fájlként, amely tartalmazza az ERP azonosítóit vagy SKU-jait a megfelelő állandó SDS linkekkel együtt. Ez a fájl tömeges importálásra vagy frissítésre használható, lehetővé téve a rendszer számára, hogy QR-kódokat generáljon a megfelelő SDS-hez minden szállítási dokumentumon.
• API integráció: Az SDS Manager egy API-t is biztosít, amely lehetővé teszi az állandó SDS-link programozással történő lekérdezését ERP-azonosító vagy SKU segítségével. Ez ideális valós idejű integrációkhoz, ahol az ERP- vagy e-kereskedelmi platformja dinamikusan lekérdezi a megfelelő, mindig naprakész SDS-linket, és QR-kódként jeleníti meg a szállítási dokumentumokon.

Igen. Az SDS Manager lehetővé teszi, hogy testreszabja az ügyfeleinek küldött e-mailek tartalmát és elrendezését a biztonsági adatlapok terjesztésekor. Hozzáadhatja vállalata logóját, testreszabhatja az e-mail szövegét, és a tervezést a márka identitásához igazíthatja.

Külön e-mail sablonokat is létrehozhat különböző nyelvekhez vagy piacokhoz, biztosítva ezzel a következetes márkázást és a világos kommunikációt minden régióban, ahol működik tobacco.

Az SDS Manager teljes mértékben támogatja a nemzetközi megrendelések ország- és nyelvspecifikus SDS-terjesztését. A send_sds webhook tartalmazza az ország és a nyelv paramétereit, biztosítva, hogy az ügyfél helye és preferált nyelve alapján a megfelelő biztonsági adatlapot küldjék el.

Ha ugyanazon termékhez több SDS-verziót tart fenn – különböző piacokra vagy nyelvekre –, ezek a paraméterek lehetővé teszik az SDS Manager számára, hogy automatikusan kiválassza és elküldje a megfelelő SDS-t minden megrendeléshez.

Ezenkívül az SDS Manager egy SDS Authoring megoldást is kínál, amely automatikusan lefordítja a biztonsági adatlapokat több mint 35 nyelvre, segítve Önt a globális piacok hatékony támogatásában, miközben megfelel a helyi szabályozási követelményeknek tobacco.

Igen. Az SDS Manager egy SDS Authoring megoldást kínál ExactSDS néven, amely automatikusan lefordítja a biztonsági adatlapokat több mint 35 nyelvre, támogatva a nemzetközi ügyfeleket és a szabályozási követelményeket.

Ehhez egyetlen EU-formátumú SDS-t kell importálni az ExactSDS-be, és azt kell fő dokumentumként használni. Az EU-formátum azért szükséges, mert átfogóbb szabályozási információkat tartalmaz, és más regionális formátumokba, például amerikai SDS-be konvertálható. A fordítottja nem lehetséges, mivel az amerikai SDS-ek általában nem tartalmaznak bizonyos, az EU-szabályozás által előírt adatokat tobacco.

Miután az EU-formátumú SDS elérhetővé válik a rendszerben, az ExactSDS azonnal lefordíthatja azt több mint 35 ország előírásainak megfelelő SDS-ekké, lefedve az összes szükséges helyi nyelvet, beleértve a kínai és a japán nyelvet is.

Ez a megközelítés lehetővé teszi, hogy egyetlen hiteles SDS-t tartson fenn, miközben hatékonyan támogatja a globális piacokat pontos, lokalizált biztonsági adatlapokkal tobacco.