Distribution automatisée des Fiches de Données de Sécurité aux clients

Les fiches de données de sécurité sont automatiquement distribuées en fonction du code produit ERP (SKU / ERP ID) et de l'adresse e-mail du destinataire.

• L'intégration s'effectue via un simple appel webhook ajouté à votre système ERP. Cela déclenche l'API send_sds du SDS Manager à l'aide du SKU/ERP ID et de l'adresse e-mail. Tous les systèmes ERP modernes prennent en charge la fonctionnalité webhook ou API call, ce qui rend la mise en œuvre très simple.
• Lorsqu'une FDS est envoyée, un nouvel abonnement à la mise à jour des révisions est automatiquement créé dans SDS Manager, garantissant que le destinataire recevra toute version révisée au cours des 12 prochains mois.
• Les FDS sont souvent liées à plusieurs SKU. Lorsque plusieurs SKU partagent la même FDS, le document est stocké une seule fois dans la base de données FDS et lié à tous les produits concernés.
• Afin d'éviter les e-mails redondants, le système bloque l'envoi répété de la même FDS au même destinataire pendant une période configurable (par exemple, 12 mois).
• Si un client achète à nouveau le même produit pendant cette période, la FDS n'est pas renvoyée, mais l'abonnement est automatiquement prolongé de 12 mois à compter de la nouvelle date d'achat.
• Meilleure pratique : nous vous recommandons de conserver un indicateur HAS_SAFETY_DATA_SHEET dans votre système ERP afin de limiter les appels API aux seuls produits nécessitant la distribution d'une FDS.

Cela garantit la conformité réglementaire tout en minimisant les communications inutiles.

Les clients qui reçoivent une FDS sont automatiquement abonnés pour recevoir les mises à jour futures.

• Lorsqu'une nouvelle version d'une FDS est téléchargée, le document mis à jour est automatiquement envoyé par e-mail à tous les destinataires abonnés.
• Les notifications sont envoyées pendant une période maximale de 12 mois à compter du dernier achat du client. La durée est configurable.

Dans le cadre de l'intégration, SDS Manager peut aider à configurer de nouveaux abonnements aux mises à jour des révisions pour les clients qui ont acheté des produits réglementés au cours de l'année écoulée, garantissant ainsi une conformité immédiate dès le premier jour.

Si vous disposez déjà d'une bibliothèque de fiches de données de sécurité, tous les documents existants peuvent être importés dans SDS Manager.

• Si des mappages SKU/ID ERP existent, SDS Manager vous aidera à importer et à relier ces données.
• Une fois la migration effectuée, la distribution des FDS peut être entièrement gérée via l'API, qui ne nécessite que le SKU et l'adresse e-mail du destinataire.

Oui. Chaque e-mail envoyé avec une fiche de données de sécurité mise à jour comprend un lien de désabonnement.

Les destinataires peuvent choisir :

• De se désabonner des mises à jour relatives à la FDS spécifique incluse dans l'e-mail, ou
• De se désabonner de toutes les notifications de mise à jour des FDS.

SDS Manager prend en charge une intégration transparente avec les systèmes de commerce électronique afin de garantir que vos listes en ligne restent conformes et à jour.

• Les exportations XLS en masse comprennent des liens PDF vers les FDS, des mentions de danger (H), des conseils de prudence (P) et des pictogrammes GHS, ce qui permet de mettre facilement à jour les pages produits avec des informations de sécurité essentielles.
• Les mêmes données sont disponibles via API pour une synchronisation en temps réel avec votre boutique en ligne ou votre base de données de produits.

Oui. DirectSDS est conçu pour prendre en charge la conformité au RGPD et le traitement sécurisé des données personnelles.

Lorsqu'ils utilisent DirectSDS, les clients doivent mentionner SDS Manager comme partenaire de sous-traitance dans leur documentation RGPD et s'assurer que l'accord de traitement des données (DPA) requis et les mesures de conformité internes sont en place, conformément aux exigences du RGPD.

Toutes les données traitées par DirectSDS sont :

• Stockées et transmises de manière sécurisée
• Traitées conformément à des politiques strictes de protection des données et de contrôle d'accès
• Traitées uniquement à des fins de distribution et de conformité des fiches de données de sécurité

L'infrastructure et la gestion de la sécurité de l'information de SDS Manager sont certifiées ISO 27001, garantissant des normes internationalement reconnues en matière de sécurité des données, de gestion des risques et de contrôles opérationnels.

Les fournisseurs envoient souvent des FDS mises à jour par e-mail. SDS Manager peut traiter et intégrer automatiquement ces documents dans votre bibliothèque de FDS :

• Partagez votre adresse e-mail SDS Manager avec vos fournisseurs afin que les FDS entrantes soient directement ajoutées à votre système.
• SDS Manager lit et analyse automatiquement chaque document :
  • Si la FDS est une version plus récente d'un document existant, elle remplace l'ancienne version et en informe tous les clients abonnés à cette FDS.
  • S'il s'agit d'une nouvelle FDS, vous pouvez attribuer manuellement ou via l'API le SKU/ERP ID correct.

Cela rationalise le traitement des FDS, maintient votre bibliothèque à jour et garantit que vos clients sont toujours informés.

Lorsqu'un fournisseur envoie une fiche de données de sécurité (FDS) à l'adresse e-mail de réception de votre SDS Manager, le système traite automatiquement le fichier.

Si la FDS n'est pas déjà dans votre système, elle doit être liée à l'ERP ID ou au SKU correct avant de pouvoir être distribuée avec une référence ERP. Ces FDS sont placées dans la « Boîte de réception des fournisseurs », où vous pouvez rapidement attribuer l'ERP ID/SKU approprié et rendre la FDS disponible pour l'envoi.

Pour vous assurer de ne rien manquer, vous pouvez activer les notifications par e-mail afin d'être alerté chaque fois que des fichiers FDS entrants nécessitent l'attribution d'un ERP ID ou d'un SKU.

Ce processus garantit que toutes les nouvelles FDS sont correctement liées, traçables dans votre système ERP et prêtes à être distribuées conformément aux normes.

Si le webhook send_sds est appelé pour un identifiant ERP ou une référence SKU qui n'est lié à aucune fiche de données de sécurité, la demande échouera et sera enregistrée dans le journal des erreurs API. Ce journal fournit un aperçu complet de tous les appels send_sds infructueux et vous permet d'identifier facilement les produits pour lesquels il manque des fichiers SDS correspondants.

Nous vous recommandons de n'appeler l'API send_sds que pour les produits qui doivent disposer d'une fiche de données de sécurité.

La meilleure pratique consiste à conserver un indicateur HAS_SAFETY_DATA_SHEET dans votre système ERP. Cela vous permet de limiter les appels API aux seuls produits qui nécessitent la distribution de SDS, ce qui réduit les erreurs et les requêtes API inutiles.

Chaque fiche de données de sécurité dans SDS Manager dispose d'un lien PDF permanent qui renvoie toujours à la dernière version de la FDS. Lorsqu'une nouvelle révision est publiée, le même lien est automatiquement mis à jour vers la dernière version. Ainsi, aucune modification n'est nécessaire sur votre plateforme de commerce électronique lorsque les fichiers FDS sont mis à jour.

Vous disposez de deux méthodes flexibles pour ajouter ces liens à vos pages produits :

• Exportation XLS : Vous pouvez exporter votre bibliothèque de FDS sous forme de fichier XLS qui comprend vos identifiants ERP ou vos références SKU ainsi que les liens permanents vers les FDS correspondantes. Ce fichier peut être utilisé pour une importation ou une mise à jour en masse dans votre système de commerce électronique ou de gestion des produits.
• Intégration API : SDS Manager fournit également une API qui vous permet d'interroger le lien SDS permanent par programmation à l'aide de votre ID ERP ou de votre SKU. Cette solution est idéale pour les intégrations en temps réel où votre plateforme de commerce électronique récupère de manière dynamique le lien SDS correct et à jour pour chaque produit.

Ces deux approches garantissent à vos clients un accès permanent aux fiches de données de sécurité correctes et les plus récentes, sans maintenance manuelle.

SDS Manager fournit un widget de recherche prêt à l'emploi qui peut être facilement intégré à votre site web à l'aide d'un iframe. Ce widget permet aux visiteurs de rechercher rapidement et intuitivement dans vos fiches de données de sécurité.

Dans SDS Manager, vous pouvez organiser les FDS par emplacement et contrôler quels emplacements sont exposés via le widget de recherche du site web. Cela permet de :

• De ne publier que certaines fiches de données de sécurité sur votre site web
• De conserver les FDS internes ou restreintes dans le système sans les rendre visibles aux visiteurs du site web

Le widget de recherche prend également en charge plusieurs langues, ce qui vous permet de l'adapter à la langue de votre site web et d'offrir une expérience localisée à vos clients.

Cette solution facilite l'accès en libre-service aux fiches de données de sécurité tout en conservant un contrôle total sur la visibilité et le contenu.

Chaque fiche de données de sécurité dans SDS Manager dispose d'un lien SDS permanent qui renvoie toujours à la dernière version du document. Ce lien peut facilement être converti en code QR et imprimé sur les documents d'expédition, les bons de livraison, les factures ou les reçus. La plupart des systèmes ERP et e-commerce modernes prennent en charge la génération de codes QR à partir d'URL directement sur les documents.

Vous disposez de deux moyens flexibles pour mettre le lien SDS permanent à la disposition de votre plateforme ERP ou e-commerce :

• Exportation XLS : Exportez votre bibliothèque SDS sous forme de fichier XLS contenant vos identifiants ERP ou vos références SKU ainsi que les liens SDS permanents correspondants. Ce fichier peut être utilisé pour des importations ou des mises à jour en masse, permettant à votre système de générer des codes QR pour la SDS correcte sur chaque document d'expédition.
• Intégration API : SDS Manager fournit également une API qui vous permet d'interroger le lien SDS permanent par programmation à l'aide d'un identifiant ERP ou d'une référence. Cette solution est idéale pour les intégrations en temps réel où votre ERP ou votre plateforme de commerce électronique récupère de manière dynamique le lien SDS correct et toujours à jour et le rend sous forme de code QR sur les documents d'expédition.

Oui. SDS Manager vous permet de personnaliser le contenu et la mise en page des e-mails envoyés à vos clients lors de la distribution des fiches de données de sécurité. Vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise, personnaliser le texte de l'e-mail et aligner le design sur l'identité de votre marque.

Vous pouvez également créer des modèles d'e-mails distincts pour différentes langues ou différents marchés, afin de garantir une image de marque cohérente et une communication claire dans toutes les régions où vous opérez.

SDS Manager prend entièrement en charge la distribution de FDS spécifiques à chaque pays et à chaque langue pour les commandes internationales. Le webhook send_sds comprend des paramètres pour le pays et la langue, garantissant ainsi l'envoi de la fiche de données de sécurité appropriée en fonction de la localisation du client et de la langue qu'il préfère.

Si vous disposez de plusieurs versions de FDS pour un même produit, couvrant différents marchés ou langues, ces paramètres permettent à SDS Manager de sélectionner et d'envoyer automatiquement la FDS appropriée pour chaque commande.

En outre, SDS Manager propose une solution de création de FDS qui peut traduire automatiquement les fiches de données de sécurité dans plus de 35 langues, vous aidant ainsi à soutenir efficacement les marchés mondiaux tout en restant conforme aux exigences réglementaires locales.

Oui. SDS Manager propose une solution de création de FDS appelée ExactSDS qui peut traduire automatiquement les fiches de données de sécurité dans plus de 35 langues, répondant ainsi aux besoins des clients internationaux et aux exigences réglementaires.

Pour cela, une seule FDS au format européen doit être importée dans ExactSDS et utilisée comme document de référence. Le format européen est requis car il contient des informations réglementaires plus complètes et peut être converti dans d'autres formats régionaux, tels que les FDS américaines. L'inverse n'est pas possible, car les FDS américaines ne contiennent généralement pas certaines données requises par la réglementation européenne.

Une fois qu'une FDS au format européen est disponible dans le système, ExactSDS peut la traduire à la volée en FDS conformes à plus de 35 pays, couvrant toutes les langues locales requises, y compris le chinois et le japonais.

Cette approche vous permet de conserver une seule FDS faisant autorité tout en soutenant efficacement les marchés mondiaux avec des fiches de données de sécurité précises et localisées.