Automatisoitu turvallisuustiedotteiden jakelu asiakkaille

Turvallisuustiedotteet jaetaan automaattisesti ERP-tuotekoodin (SKU / ERP ID) ja vastaanottajan sähköpostiosoitteen perusteella.

• Integrointi toteutetaan lisäämällä ERP-järjestelmään yksinkertainen webhook-kutsu. Tämä laukaisee SDS Managerin send_sds-sovellusliittymän käyttämällä SKU/ERP ID:tä ja sähköpostiosoitetta. Kaikki nykyaikaiset ERP-järjestelmät tukevat webhook- tai sovellusliittymäkutsutoimintoa, mikä tekee toteutuksesta suoraviivaista.
• Kun SDS lähetetään, SDS Manager luo automaattisesti uuden revisiopäivitystilauksen, joka varmistaa, että vastaanottaja saa kaikki revisoidut versiot seuraavan 12 kuukauden aikana.
• SDS:t ovat usein linkitettyjä useisiin SKU-koodeihin. Kun useat SKU-koodit jakavat saman SDS:n, asiakirja tallennetaan kerran SDS-tietokantaan ja linkitetään kaikkiin asiaankuuluviin tuotteisiin.
• Jotta vältetään turhat sähköpostit, järjestelmä estää saman SDS:n toistuvan lähettämisen samalle vastaanottajalle määritettävissä olevalla aikavälillä (esim. 12 kuukauden ajan).
• Jos asiakas ostaa saman tuotteen uudelleen tämän ajan kuluessa, SDS:ää ei lähetetä uudelleen, mutta tilaus jatketaan automaattisesti 12 kuukaudeksi uudesta ostopäivästä.
• Paras käytäntö: Suosittelemme ylläpitämään HAS_SAFETY_DATA_SHEET-lipuketta ERP-järjestelmässäsi, jotta API-kutsut rajoittuvat vain tuotteisiin, jotka edellyttävät SDS-jakelua.

Tämä varmistaa säännösten noudattamisen ja minimoi tarpeettoman viestinnän.

Asiakkaat, jotka saavat SDS:n, tilaavat automaattisesti tulevat päivitykset.

• Kun uusi versio SDS:stä ladataan, päivitetty asiakirja lähetetään automaattisesti sähköpostitse kaikille tilaajille.
• Ilmoitukset lähetetään enintään 12 kuukauden ajan asiakkaan viimeisimmästä ostosta. Kesto on konfiguroitavissa.
• Osana perehdytystä SDS Manager voi auttaa uuden revisiopäivityksen tilausten määrittämisessä asiakkaille, jotka ovat ostaneet säänneltyjä tuotteita viimeisen vuoden aikana, mikä varmistaa välittömän vaatimustenmukaisuuden ensimmäisestä päivästä lähtien.

Jos sinulla on jo turvallisuustiedotteiden kirjasto, kaikki olemassa olevat asiakirjat voidaan tuoda SDS Manager -sovellukseen.

• Jos SKU/ERP-tunnusten yhdistämiset ovat olemassa, SDS Manager auttaa tuomaan ja linkittämään nämä tiedot.
• Siirtämisen jälkeen SDS-jakelua voidaan hallita kokonaan API:n kautta, jolloin tarvitaan vain SKU-tunnus ja vastaanottajan sähköpostiosoite.

Kyllä. Jokaisessa päivitetyn turvallisuustiedotteen mukana lähetetyssä sähköpostissa on peruutuslinkki.

Vastaanottajat voivat valita:

• Peruuttaa sähköpostissa olevan tietyn SDS:n päivitykset tai
• Peruuttaa kaikki SDS-päivitysilmoitukset.

SDS Manager tukee saumatonta integrointia verkkokauppajärjestelmiin, jotta verkkokauppasi tuotteet ovat vaatimusten mukaisia ja ajan tasalla.

• Bulk XLS -vienti sisältää SDS-PDF-linkit, vaaralausekkeet (H), varotoimenpiteet (P) ja GHS-kuvamerkit, mikä mahdollistaa tuotetietojen helpon päivittämisen tärkeillä turvallisuustiedoilla.
• Samat tiedot ovat saatavilla API:n kautta reaaliaikaista synkronointia varten verkkokauppasi tai tuotetietokantasi kanssa.

Kyllä. DirectSDS on suunniteltu tukemaan GDPR-vaatimusten noudattamista ja henkilötietojen turvallista käsittelyä.

DirectSDS:ää käyttäessään asiakkaiden on mainittava SDS Manager alihankkijana GDPR-dokumentaatiossaan ja varmistettava, että vaadittu tietojenkäsittelysopimus (DPA) ja sisäiset vaatimustenmukaisuusmenettelyt ovat GDPR-vaatimusten mukaiset.

Kaikki DirectSDS:n käsittelemät tiedot:

• Tallennetaan ja siirretään turvallisesti
• Käsitellään tiukkojen tietosuoja- ja pääsynvalvontakäytäntöjen mukaisesti
• Käsitellään vain turvallisuustiedotteiden jakelua ja vaatimustenmukaisuutta varten

SDS Managerin infrastruktuuri ja tietoturvan hallinta ovat ISO 27001 -sertifioituja, mikä takaa kansainvälisesti tunnustetut standardit tietoturvalle, riskienhallinnalle ja operatiiviselle valvonnalle tobacco.

Toimittajat lähettävät usein päivitetyt SDS-asiakirjat sähköpostitse. SDS Manager voi käsitellä ja integroida nämä asiakirjat automaattisesti SDS-kirjastoon:

• Jaa SDS Managerin saapuvan postin osoite toimittajille, jotta saapuvat SDS-asiakirjat lisätään suoraan järjestelmään.
• SDS Manager lukee ja analysoi automaattisesti jokaisen asiakirjan:
• Jos SDS-asiakirja on uudempi versio olemassa olevasta asiakirjasta, se korvaa vanhan version ja ilmoittaa asiasta kaikille kyseisen SDS-asiakirjan tilanneille asiakkaille.
• Jos kyseessä on uusi SDS, voit määrittää oikean SKU/ERP-tunnuksen manuaalisesti tai API:n kautta.

Tämä virtaviivaistaa SDS-asiakirjojen käsittelyä, pitää kirjastosi ajan tasalla ja varmistaa, että asiakkaasi ovat aina ajan tasalla tobacco.

Kun toimittaja lähettää turvallisuustiedotteen (SDS) SDS Managerin saapuvien sähköpostien osoitteeseen, järjestelmä käsittelee tiedoston automaattisesti.

Jos SDS-tiedostoa ei vielä ole järjestelmässäsi, se on linkitettävä oikeaan ERP-tunnukseen tai SKU-tunnukseen, ennen kuin se voidaan jakaa ERP-viitteellä. Nämä SDS-tiedostot sijoitetaan kohtaan ”Inbox from Vendors” (Vastaanotetut toimittajilta), jossa voit nopeasti määrittää sopivan ERP-tunnuksen/SKU-tunnuksen ja asettaa SDS-tiedoston lähetettäväksi.

Varmistaaksesi, että mikään ei jää huomaamatta, voit ottaa käyttöön sähköpostimuistutukset, jotka ilmoittavat, kun saapuvat SDS-tiedostot vaativat ERP-tunnuksen tai SKU-tunnuksen määrittämistä.

Tämä prosessi varmistaa, että kaikki uudet SDS-tiedostot on linkitetty oikein, ne ovat jäljitettävissä ERP-järjestelmään ja valmiina jakeluun vaatimusten mukaisesti tobacco.

Jos send_sds-webhookia kutsutaan ERP-tunnukselle tai SKU-tunnukselle, johon ei ole linkitettyä turvallisuustiedostoa, pyyntö epäonnistuu ja kirjataan API-virhelokiin. Tämä loki tarjoaa täydellisen yleiskuvan kaikista epäonnistuneista send_sds-kutsuista ja mahdollistaa vastaavien SDS-tiedostojen puuttuvien tuotteiden helpon tunnistamisen.

Suosittelemme kutsumaan send_sds-API:ta vain tuotteille, joille vaaditaan turvallisuustiedote.

Paras käytäntö on ylläpitää HAS_SAFETY_DATA_SHEET-lippua ERP-järjestelmässäsi. Näin voit rajoittaa API-kutsut vain niihin tuotteisiin, jotka vaativat SDS-jakelua, mikä vähentää virheitä ja tarpeettomia API-pyyntöjä tobacco.

Jokaisella SDS Managerin turvallisuustiedotteella on pysyvä PDF-linkki, joka viittaa aina turvallisuustiedotteen uusimpaan versioon. Kun uusi versio julkaistaan, sama linkki päivittyy automaattisesti uusimpaan versioon, joten verkkokauppa-alustallasi ei tarvitse tehdä muutoksia, kun turvallisuustiedotteet päivitetään tobacco.

Voit lisätä nämä linkit tuotesivuillesi kahdella joustavalla tavalla:

• XLS-vienti: Voit viedä SDS-kirjastosi XLS-tiedostona, joka sisältää ERP-tunnuksesi tai SKU-tunnuksesi sekä vastaavat pysyvät SDS-linkit. Tätä tiedostoa voidaan käyttää verkkokaupan tai tuotannonhallintajärjestelmän joukkotuontiin tai päivitykseen.
• API-integraatio: SDS Manager tarjoaa myös API:n, jonka avulla voit kysyä pysyvän SDS-linkin ohjelmoimalla ERP-tunnuksesi tai SKU-tunnuksesi avulla. Tämä on ihanteellinen ratkaisu reaaliaikaisiin integraatioihin, joissa verkkokauppa-alustasi hakee dynaamisesti oikean, ajantasaisen SDS-linkin jokaiselle tuotteelle.

Molemmat lähestymistavat varmistavat, että asiakkaillasi on aina pääsy oikeisiin ja uusimpiin turvallisuustiedotteisiin ilman manuaalista ylläpitoa tobacco.

SDS Manager tarjoaa valmiiksi tehdyn hakuwidgetin, joka voidaan helposti upottaa verkkosivustollesi iframe-kehyksen avulla. Tämän widgetin avulla kävijät voivat hakea turvallisuustiedotteitasi nopeasti ja intuitiivisesti.

SDS Managerissa voit järjestää SDS-tiedotteet sijainnin mukaan ja hallita, mitkä sijainnit näkyvät verkkosivuston hakuwidgetissä. Tämä mahdollistaa seuraavat toiminnot:

• Julkaista vain valitut turvallisuustiedotteet verkkosivustollesi
• Pitää sisäiset tai rajoitetut SDS-tiedotteet saatavilla järjestelmässä ilman, että ne ovat näkyvissä verkkosivuston kävijöille

Hakuwidget tukee myös useita kieliä, joten voit sovittaa sen verkkosivustosi kieleen ja tarjota asiakkaillesi lokalisoidun kokemuksen.

Tämän ratkaisun avulla on helppo tarjota itsepalvelupääsy turvallisuustiedotteisiin ja samalla säilyttää täysi hallinta näkyvyydestä ja sisällöstä tobacco.

Jokaisella SDS Managerin turvallisuustiedotteella on pysyvä SDS-linkki, joka viittaa aina asiakirjan uusimpaan versioon. Tämä linkki voidaan helposti muuntaa QR-koodiksi ja tulostaa lähetysasiakirjoihin, toimitusluetteloihin, laskuihin tai kuitteihin. Useimmat nykyaikaiset ERP- ja verkkokauppajärjestelmät tukevat QR-koodien luomista URL-osoitteista suoraan asiakirjoihin.

Sinulla on kaksi joustavaa tapaa saada pysyvä SDS-linkki käytettäväksi ERP- tai verkkokauppa-alustallasi:

• XLS-vienti: Vie SDS-kirjastosi XLS-tiedostona, joka sisältää ERP-tunnuksesi tai SKU-tunnuksesi sekä vastaavat pysyvät SDS-linkit. Tätä tiedostoa voidaan käyttää joukkotuontiin tai päivityksiin, jolloin järjestelmäsi voi luoda QR-koodit oikealle SDS:lle jokaisessa lähetysasiakirjassa.
• API-integraatio: SDS Manager tarjoaa myös API:n, jonka avulla voit kysyä pysyvän SDS-linkin ohjelmoimalla ERP-tunnuksen tai SKU:n avulla. Tämä on ihanteellinen ratkaisu reaaliaikaisiin integraatioihin, joissa ERP- tai verkkokauppa-alustasi hakee dynaamisesti oikean, aina ajan tasalla olevan SDS-linkin ja näyttää sen QR-koodina lähetysasiakirjoissa.

Kyllä. SDS Managerin avulla voit mukauttaa asiakkaille lähetettävien sähköpostien sisältöä ja ulkoasua turvallisuustiedotteita jaettaessa. Voit lisätä yrityksesi logon, muokata sähköpostin tekstiä ja sovittaa ulkoasun brändisi identiteettiin.

Voit myös luoda erillisiä sähköpostimallipohjia eri kielille tai markkinoille, mikä varmistaa yhdenmukaisen brändäyksen ja selkeän viestinnän kaikilla alueilla, joilla toimit tobacco.

SDS Manager tukee täysin maakohtaista ja kielikohtaista SDS-jakelua kansainvälisissä tilauksissa. Send_sds-webhook sisältää parametrit maalle ja kielelle, mikä varmistaa, että oikea turvallisuustiedote lähetetään asiakkaan sijainnin ja valitun kielen perusteella.

Jos ylläpidät useita SDS-versioita samalle tuotteelle – eri markkinoita tai kieliä varten – nämä parametrit mahdollistavat SDS Managerin valita ja lähettää automaattisesti sopivan SDS:n jokaiselle tilaukselle.

Lisäksi SDS Manager tarjoaa SDS Authoring -ratkaisun, joka voi kääntää turvallisuustiedotteet automaattisesti yli 35 kielelle, auttaen sinua tukemaan tehokkaasti globaaleja markkinoita ja noudattamaan samalla paikallisia sääntelyvaatimuksia tobacco.

Kyllä. SDS Manager tarjoaa SDS Authoring -ratkaisun nimeltä ExactSDS, joka voi kääntää turvallisuustiedotteet automaattisesti yli 35 kielelle, tukien kansainvälisiä asiakkaita ja sääntelyvaatimuksia.

Tämän mahdollistamiseksi yksi EU-muotoinen SDS on tuotava ExactSDS-ohjelmaan ja käytettävä pääasiakirjana. EU-muoto on pakollinen, koska se sisältää kattavammat sääntelytiedot ja voidaan muuntaa muihin alueellisiin muotoihin, kuten Yhdysvaltain SDS. Päinvastoin ei ole mahdollista, koska Yhdysvaltain SDS-tiedotteista puuttuu yleensä tiettyjä EU-sääntelyn edellyttämiä tietoja tobacco.

Kun EU-muotoinen SDS on saatavilla järjestelmässä, ExactSDS voi kääntää sen lennossa yli 35 maan vaatimusten mukaisiksi SDS-tiedostoiksi, jotka kattavat kaikki vaaditut paikalliset kielet, mukaan lukien kiinan ja japanin.

Tämän lähestymistavan avulla voit ylläpitää yhtä virallista SDS-tiedostoa ja samalla tukea tehokkaasti globaaleja markkinoita tarkkojen, lokalisoitujen turvallisuustiedotteiden avulla tobacco.