Cree y gestione fácilmente su biblioteca de SDS importando el inventario de sus productos
Si ya mantiene una lista de los productos o productos químicos que se usan en su organización, guardada en formato Excel o CSV, puede llenar rápidamente su biblioteca de SDS con la función de importación de listas de productos de SDS Manager. Este método es especialmente útil en los siguientes casos:
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Acaba de empezar y todavía no tiene archivos de SDS, pero sí una lista de los productos químicos que usa.
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Quiere documentar todos los productos químicos antes de reunir o vincular las SDS correspondientes.
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Necesita vincular a las SDS datos que ya tiene (como cantidades, comentarios, descripciones de uso o notas internas).
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Trabaja en varias ubicaciones y quiere delegar la configuración inicial en los responsables de cada centro. Cada centro puede aportar su propio archivo XLS con los productos químicos locales, que usted puede importar después de forma centralizada.
El asistente de importación admite una asignación flexible de columnas y le permite crear campos personalizados que se ajusten a la estructura de sus datos internos. Al final de este artículo hay un archivo de plantilla adjunto (Template_product_list_import.xlsx). Usarlo es opcional: puede conservar los nombres de sus propias columnas y asignar cada columna a uno de nuestros campos en el asistente.
Cuando se importa una lista de productos, SDS Manager agrega automáticamente una SDS a su biblioteca si encuentra una SDS que coincida según el nombre del producto y el nombre del proveedor.
Para las SDS que no se encuentran automáticamente, puede usar nuestra sencilla herramienta de búsqueda para vincular manualmente la SDS correcta desde nuestra base de datos global de más de 30 millones de Fichas de Datos de Seguridad.
A continuación se describen los campos admitidos en la importación de listas de productos
| SUPPLIER OF SDS | Nombre del proveedor (obligatorio) Introduzca el nombre del proveedor del producto, normalmente el nombre del fabricante que figura en la etiqueta del producto. Si no conoce al proveedor, puede introducir temporalmente el nombre del producto para saltarse el requisito del campo obligatorio. |
| PRODUCT NAME | Obligatorio: nombre del producto |
| PRODUCT CODE | Opcional: código de producto del fabricante |
| LOCATION | Opcional: nombre de la ubicación donde se usa el producto. |
| Si el campo está vacío, SDS Manager le pregunta durante la importación a qué ubicación agregar esos productos. | |
| si establece el valor " Factory A/Basement/Room 101" como ubicación, SDS Manager creará automáticamente la jerarquía de ubicaciones | |
| Factory A | |
| Basement | |
| Room 101 | |
| y vinculará el producto a la ubicación "Room 101" | |
| Si el mismo producto se usa en varias ubicaciones, el archivo debe tener una fila por cada ubicación en la que quiera agregar el producto. | |
| LINK TO SDS | URL de la SDS (opcional) Si ya tiene un enlace directo a la Ficha de Datos de Seguridad del producto, puede introducir aquí la URL. Cuando más adelante vincule SDS a los productos importados, este enlace ya rellenado puede acelerar el proceso. |
| SKU | SKU (opcional, para la integración con comercio electrónico) Use este campo para introducir el SKU del producto. Cuando está vinculado a una SDS, permite la distribución automática de SDS mediante nuestra API. Por ejemplo, puede activar el envío de un correo electrónico con la SDS correcta a un cliente llamando a nuestra API con la dirección de correo electrónico del cliente y el SKU del producto. |
| EXTERNAL SYSTEM ID | ID interno del producto (opcional) Use este campo para introducir el ID interno del producto de su sistema ERP. Vincular su ID interno al producto le permite exportar más adelante la información de las SDS e importarla de nuevo en su sistema ERP. Esto permite funciones como mostrar enlaces directos a las Fichas de Datos de Seguridad desde su ERP o incluir enlaces a las SDS en las facturas de los productos que las requieran. |
| EAN | Códigos de barras de fuera de EE. UU. (opcional): introduzca aquí los códigos EAN asociados al producto. Si varios códigos EAN corresponden a la misma SDS, puede indicarlos en una lista separada por comas. Al incluir los códigos EAN, sus empleados podrán encontrar rápidamente la Ficha de Datos de Seguridad correcta con solo escanear el código de barras con la aplicación de SDS Manager. |
| UPC | Códigos de barras de EE. UU. (opcional): introduzca aquí los códigos UPC asociados al producto. Si varios códigos UPC corresponden a la misma SDS, puede indicarlos en una lista separada por comas. Al incluir los códigos UPC, sus empleados podrán encontrar rápidamente la Ficha de Datos de Seguridad correcta con solo escanear el código de barras con la aplicación de SDS Manager. |
| CAS NO. | Número CAS (opcional) Si el producto tiene un número CAS conocido, puede introducirlo aquí. Se usará para ayudar a localizar la Ficha de Datos de Seguridad correcta durante la importación. Nota: este campo solo debe usarse para sustancias puras, no para mezclas químicas que contienen varios componentes con distintos números CAS. |
| AMOUNT | Si usa SDS Manager para el seguimiento del uso de productos químicos, aquí puede importar la cantidad que tiene en existencias. |
| MEASUREMENT UNIT | unidades de medida admitidas> Volumen métrico μl ml l cc m3 Volumen en unidades de EE. UU. fl oz pt qt gals cu ft Peso métrico μg mg g kg Peso en unidades de EE. UU. oz lbs |
| VENDOR EMAIL | Cuando se importa la dirección de correo electrónico de su proveedor, le resulta más fácil solicitarle una SDS actualizada. |
| REQUIRE SDS | Opcional: algunos productos, como el agua, no requieren una Ficha de Datos de Seguridad (SDS). Para que sus empleados sepan que un producto no tiene SDS a propósito, puede introducir "N" en el campo "Require SDS". Cuando el sistema importa su lista de productos, todo producto marcado con "Require SDS = N" se agrega igualmente a su biblioteca de SDS. Estas entradas incluirán una nota: "Este producto no tiene ninguna SDS." Esta función le ayuda a mantener la transparencia y a comunicar claramente a su equipo que no hay SDS disponible o necesaria para ciertos artículos. |
| CUSTOM FIELD | Opcional: use este campo para asignar y vincular un campo personalizado que tenga disponible en la biblioteca de SDS NOTA: En un campo personalizado de tipo lista, los valores de su archivo de importación deben ser idénticos a los que creó en la biblioteca de SDS En un campo personalizado de tipo fecha, los valores de su archivo de importación deben seguir el formato yyyy-mm-dd |
| Para más información sobre los campos personalizados, consulte este enlace | |
Importar archivos XLS
Durante el proceso de importación, el asistente le permite definir campos personalizados y asignar los encabezados de sus columnas a los nombres de campo que usa nuestro sistema.
Puede partir del archivo de plantilla adjunto al final de este artículo, o conservar los encabezados de sus propias columnas y asignarlos a nuestros campos en el asistente.
Si su organización trabaja en varios centros, puede importar un archivo distinto para cada uno.
Cualquier ubicación nueva indicada en el campo Ubicación se creará automáticamente durante la importación si todavía no existe en la estructura de ubicaciones de su cuenta.
Más información: ¿Cómo importo nuestro archivo xls/csv con todos los productos que usamos? · Solicitudes de SDS: encontrar la SDS de los productos o sustancias químicas que ha agregado o importado