Αυτοματοποιημένη διανομή δελτίων δεδομένων ασφαλείας στους πελάτες

Τα δελτία δεδομένων ασφαλείας διανέμονται αυτόματα με βάση τον κωδικό προϊόντος ERP (SKU / ERP ID) και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη.

• Η ενσωμάτωση επιτυγχάνεται μέσω μιας απλής κλήσης webhook που προστίθεται στο σύστημα ERP σας. Αυτό ενεργοποιεί το API SDS Manager send_sds χρησιμοποιώντας το SKU/ERP ID και το email. Όλα τα σύγχρονα συστήματα ERP υποστηρίζουν τη λειτουργικότητα webhook ή API call, καθιστώντας την εφαρμογή απλή.
• Όταν αποστέλλεται ένα SDS, δημιουργείται αυτόματα μια νέα συνδρομή ενημέρωσης αναθεώρησης στο SDS Manager, εξασφαλίζοντας ότι ο παραλήπτης θα λάβει οποιαδήποτε αναθεωρημένη έκδοση εντός των επόμενων 12 μηνών.
• Τα SDS συνδέονται συχνά με πολλαπλά SKU. Όταν πολλά SKU μοιράζονται το ίδιο SDS, το έγγραφο αποθηκεύεται μία φορά στη βάση δεδομένων SDS και συνδέεται με όλα τα σχετικά προϊόντα.
• Για να αποφευχθούν περιττά email, το σύστημα εμποδίζει την επαναλαμβανόμενη αποστολή του ίδιου SDS στον ίδιο παραλήπτη εντός ενός ρυθμιζόμενου χρονικού πλαισίου (π.χ. 12 μήνες).
• Εάν ένας πελάτης αγοράσει ξανά το ίδιο προϊόν εντός αυτού του χρονικού πλαισίου, το SDS δεν αποστέλλεται εκ νέου, αλλά η συνδρομή επεκτείνεται αυτόματα σε 12 μήνες από την ημερομηνία της νέας αγοράς.
• Βέλτιστη πρακτική: Συνιστούμε να διατηρείτε μια σημαία HAS_SAFETY_DATA_SHEET στο σύστημα ERP σας, ώστε να περιορίσετε τις κλήσεις API μόνο σε προϊόντα που απαιτούν διανομή SDS.

Αυτό εξασφαλίζει τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς, ελαχιστοποιώντας παράλληλα την περιττή επικοινωνία.

Οι πελάτες που λαμβάνουν ένα SDS εγγράφονται αυτόματα για να λαμβάνουν μελλοντικές ενημερώσεις.

• Όταν μεταφορτώνεται μια νέα έκδοση ενός SDS, το ενημερωμένο έγγραφο αποστέλλεται αυτόματα μέσω email σε όλους τους συνδρομητές.
• Οι ειδοποιήσεις αποστέλλονται για έως και 12 μήνες από την πιο πρόσφατη αγορά του πελάτη. Η διάρκεια είναι ρυθμιζόμενη.

Στο πλαίσιο της ενσωμάτωσης, το SDS Manager μπορεί να βοηθήσει στη ρύθμιση νέων συνδρομών ενημέρωσης αναθεώρησης για πελάτες που έχουν αγοράσει ρυθμιζόμενα προϊόντα κατά το τελευταίο έτος, εξασφαλίζοντας άμεση συμμόρφωση από την πρώτη μέρα.

Εάν διατηρείτε ήδη μια βιβλιοθήκη Δελτίων Δεδομένων Ασφαλείας, όλα τα υπάρχοντα έγγραφα μπορούν να εισαχθούν στο SDS Manager.

• Εάν υπάρχουν αντιστοιχίσεις SKU/ERP ID, το SDS Manager θα βοηθήσει στην εισαγωγή και τη σύνδεση αυτών των δεδομένων.
• Μετά τη μετεγκατάσταση, η διανομή SDS μπορεί να διαχειριστεί πλήρως μέσω API, απαιτώντας μόνο το SKU και το email του παραλήπτη.

Ναι. Κάθε email που αποστέλλεται με ένα ενημερωμένο Δελτίο Δεδομένων Ασφαλείας περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο διαγραφής.

Οι παραλήπτες μπορούν να επιλέξουν:

• Να διαγραφούν από τις ενημερώσεις που σχετίζονται με το συγκεκριμένο SDS που περιλαμβάνεται στο email, ή
• Να διαγραφούν από όλες τις ειδοποιήσεις ενημέρωσης αναθεώρησης SDS.

Το SDS Manager υποστηρίζει την απρόσκοπτη ενσωμάτωση με συστήματα ηλεκτρονικού εμπορίου, ώστε να διασφαλίζεται ότι οι ηλεκτρονικές καταχωρίσεις σας παραμένουν συμμορφωμένες και ενημερωμένες.

• Οι μαζικές εξαγωγές XLS περιλαμβάνουν συνδέσμους PDF SDS, δηλώσεις κινδύνου (H), δηλώσεις προφύλαξης (P) και εικονογράμματα GHS, επιτρέποντας την εύκολη ενημέρωση των σελίδων προϊόντων με κρίσιμες πληροφορίες ασφάλειας.
• Τα ίδια δεδομένα είναι διαθέσιμα μέσω API για συγχρονισμό σε πραγματικό χρόνο με το ηλεκτρονικό σας κατάστημα ή τη βάση δεδομένων προϊόντων.

Ναι. Το DirectSDS έχει σχεδιαστεί για να υποστηρίζει τη συμμόρφωση με τον GDPR και την ασφαλή διαχείριση των προσωπικών δεδομένων.

Όταν χρησιμοποιούν το DirectSDS, οι πελάτες πρέπει να αναφέρουν το SDS Manager ως συνεργάτη υπο-επεξεργασίας στην τεκμηρίωση GDPR και να διασφαλίζουν ότι η απαιτούμενη Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA) και τα εσωτερικά μέτρα συμμόρφωσης είναι σε ισχύ, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του GDPR.

Όλα τα δεδομένα που επεξεργάζεται το DirectSDS:

• Αποθηκεύονται και μεταδίδονται με ασφάλεια
• Χειρίζονται σύμφωνα με αυστηρές πολιτικές προστασίας δεδομένων και ελέγχου πρόσβασης
• Επεξεργάζονται μόνο για σκοπούς διανομής και συμμόρφωσης με τα Δελτία Δεδομένων Ασφάλειας

Η υποδομή και η διαχείριση της ασφάλειας των πληροφοριών του SDS Manager είναι πιστοποιημένες κατά ISO 27001, εξασφαλίζοντας διεθνώς αναγνωρισμένα πρότυπα για την ασφάλεια των δεδομένων, τη διαχείριση κινδύνων και τους λειτουργικούς ελέγχους.

Οι προμηθευτές συχνά στέλνουν ενημερωμένα SDS μέσω email. Το SDS Manager μπορεί να επεξεργαστεί αυτόματα και να ενσωματώσει αυτά τα έγγραφα στη βιβλιοθήκη SDS σας:

• Μοιραστείτε τη διεύθυνση email εισερχομένων του SDS Manager με τους προμηθευτές, ώστε τα εισερχόμενα SDS να προστίθενται απευθείας στο σύστημά σας.
• Το SDS Manager διαβάζει και αναλύει αυτόματα κάθε έγγραφο:
  • Εάν το SDS είναι μια νεότερη έκδοση ενός υπάρχοντος εγγράφου, αντικαθιστά την παλιά έκδοση και ειδοποιεί όλους τους πελάτες που έχουν εγγραφεί σε αυτό το SDS.
  • Εάν είναι ένα νέο SDS, μπορείτε να εκχωρήσετε το σωστό SKU/ERP ID χειροκίνητα ή μέσω API.

Αυτό απλοποιεί τη διαχείριση των SDS, διατηρεί τη βιβλιοθήκη σας ενημερωμένη και διασφαλίζει ότι οι πελάτες σας είναι πάντα ενημερωμένοι.

Όταν ένας προμηθευτής στέλνει ένα Δελτίο Δεδομένων Ασφαλείας (SDS) στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εισερχομένων του SDS Manager, το σύστημα επεξεργάζεται αυτόματα το αρχείο.

Εάν το SDS δεν υπάρχει ήδη στο σύστημά σας, πρέπει να συνδεθεί με το σωστό ERP ID ή SKU προτού μπορέσει να διανεμηθεί με αναφορά ERP. Αυτά τα SDS τοποθετούνται στο «Inbox from Vendors» (Εισερχόμενα από προμηθευτές), όπου μπορείτε να εκχωρήσετε γρήγορα το κατάλληλο ERP ID/SKU και να κάνετε το SDS διαθέσιμο για αποστολή.

Για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα παραλείψετε τίποτα, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις μέσω email, ώστε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις κάθε φορά που τα εισερχόμενα αρχεία SDS απαιτούν εκχώρηση ERP ID ή SKU.

Αυτή η διαδικασία διασφαλίζει ότι όλα τα νέα SDS συνδέονται σωστά, είναι ανιχνεύσιμα στο σύστημα ERP σας και είναι έτοιμα για διανομή σύμφωνα με τους κανονισμούς.

Εάν το webhook send_sds καλείται για ένα ERP ID ή SKU που δεν έχει συνδεδεμένο Δελτίο Δεδομένων Ασφαλείας, το αίτημα θα αποτύχει και θα καταγραφεί στο αρχείο καταγραφής σφαλμάτων API. Αυτό το αρχείο καταγραφής παρέχει μια πλήρη επισκόπηση όλων των ανεπιτυχών κλήσεων send_sds και σας επιτρέπει να εντοπίσετε εύκολα τα προϊόντα για τα οποία λείπουν τα αντίστοιχα αρχεία SDS.

Συνιστούμε να καλείτε το API send_sds μόνο για προϊόντα που απαιτούν Δελτίο Δεδομένων Ασφαλείας.

Ως βέλτιστη πρακτική, διατηρήστε μια σημαία HAS_SAFETY_DATA_SHEET στο σύστημα ERP σας. Αυτό σας επιτρέπει να περιορίσετε τις κλήσεις API μόνο σε εκείνα τα προϊόντα που απαιτούν διανομή SDS, μειώνοντας τα σφάλματα και τις περιττές αιτήσεις API.

Κάθε Δελτίο Δεδομένων Ασφαλείας στο SDS Manager έχει έναν μόνιμο σύνδεσμο PDF που παραπέμπει πάντα στην πιο πρόσφατη έκδοση του SDS. Όταν δημοσιεύεται μια νέα αναθεώρηση, ο ίδιος σύνδεσμος ενημερώνεται αυτόματα με την πιο πρόσφατη έκδοση, οπότε δεν απαιτούνται αλλαγές στην πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου σας όταν ενημερώνονται τα αρχεία SDS.

Έχετε δύο ευέλικτους τρόπους για να προσθέσετε αυτούς τους συνδέσμους στις σελίδες προϊόντων σας:

• Εξαγωγή XLS: Μπορείτε να εξαγάγετε τη βιβλιοθήκη SDS ως αρχείο XLS που περιλαμβάνει τα αναγνωριστικά ERP ή τα SKU μαζί με τους αντίστοιχους μόνιμους συνδέσμους SDS. Αυτό το αρχείο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για μαζική εισαγωγή ή ενημέρωση στο ηλεκτρονικό σας κατάστημα ή στο σύστημα διαχείρισης προϊόντων.
• Ενσωμάτωση API: Το SDS Manager παρέχει επίσης ένα API που σας επιτρέπει να αναζητήσετε τον μόνιμο σύνδεσμο SDS προγραμματικά χρησιμοποιώντας το ERP ID ή το SKU σας. Αυτό είναι ιδανικό για ενσωματώσεις σε πραγματικό χρόνο, όπου η πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου σας ανακτά δυναμικά τον σωστό, ενημερωμένο σύνδεσμο SDS για κάθε προϊόν.

Και οι δύο προσεγγίσεις εξασφαλίζουν ότι οι πελάτες σας έχουν πάντα πρόσβαση στα σωστά και πιο πρόσφατα Δελτία Δεδομένων Ασφαλείας χωρίς χειροκίνητη συντήρηση.

Το SDS Manager παρέχει ένα έτοιμο widget αναζήτησης που μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί στον ιστότοπό σας χρησιμοποιώντας ένα iframe. Αυτό το widget επιτρέπει στους επισκέπτες να αναζητούν γρήγορα και διαισθητικά στα Δελτία Δεδομένων Ασφαλείας σας.

Μέσα στο SDS Manager, μπορείτε να οργανώσετε τα SDS ανά τοποθεσία και να ελέγξετε ποιες τοποθεσίες εμφανίζονται μέσω του widget αναζήτησης του ιστότοπου. Αυτό καθιστά δυνατό:

• Να δημοσιεύσετε μόνο επιλεγμένα Δελτία Δεδομένων Ασφαλείας στον ιστότοπό σας
• Να διατηρήσετε τα εσωτερικά ή περιορισμένα SDS διαθέσιμα στο σύστημα χωρίς να τα κάνετε ορατά στους επισκέπτες του ιστότοπου

Το widget αναζήτησης υποστηρίζει επίσης πολλές γλώσσες, επιτρέποντάς σας να ταιριάξετε τη γλώσσα του ιστότοπού σας και να προσφέρετε μια τοπική εμπειρία στους πελάτες σας.

Αυτή η λύση διευκολύνει την προσφορά αυτοεξυπηρέτησης πρόσβασης στα Δελτία Δεδομένων Ασφαλείας, διατηρώντας παράλληλα τον πλήρη έλεγχο της ορατότητας και του περιεχομένου.

Κάθε Δελτίο Δεδομένων Ασφαλείας στο SDS Manager έχει έναν μόνιμο σύνδεσμο SDS που παραπέμπει πάντα στην τελευταία έκδοση του εγγράφου. Αυτός ο σύνδεσμος μπορεί εύκολα να μετατραπεί σε κωδικό QR και να εκτυπωθεί σε έγγραφα αποστολής, δελτία παράδοσης, τιμολόγια ή αποδείξεις. Τα περισσότερα σύγχρονα συστήματα ERP και ηλεκτρονικού εμπορίου υποστηρίζουν τη δημιουργία κωδικών QR από URL απευθείας στα έγγραφα.

Έχετε δύο ευέλικτους τρόπους για να κάνετε τον μόνιμο σύνδεσμο SDS διαθέσιμο στην πλατφόρμα ERP ή eCommerce σας:

• Εξαγωγή XLS: Εξαγάγετε τη βιβλιοθήκη SDS σας ως αρχείο XLS που περιέχει τα ERP ID ή SKU σας μαζί με τους αντίστοιχους μόνιμους συνδέσμους SDS. Αυτό το αρχείο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για μαζική εισαγωγή ή ενημερώσεις, επιτρέποντας στο σύστημά σας να δημιουργεί κωδικούς QR για το σωστό SDS σε κάθε έγγραφο αποστολής.
• Ενσωμάτωση API: Το SDS Manager παρέχει επίσης ένα API που σας επιτρέπει να αναζητήσετε τον μόνιμο σύνδεσμο SDS προγραμματικά χρησιμοποιώντας ένα ERP ID ή SKU. Αυτό είναι ιδανικό για ενσωματώσεις σε πραγματικό χρόνο, όπου η πλατφόρμα ERP ή ηλεκτρονικού εμπορίου σας ανακτά δυναμικά τον σωστό, πάντα ενημερωμένο σύνδεσμο SDS και τον αποδίδει ως QR code στα έγγραφα αποστολής.

Ναι. Το SDS Manager σας επιτρέπει να προσαρμόσετε το περιεχομένο και τη διάταξη των email που αποστέλλονται στους πελάτες σας κατά τη διανομή των δελτίων δεδομένων ασφαλείας. Μπορείτε να προσθέσετε το λογότυπο της εταιρείας σας, να προσαρμόσετε το κείμενο του email και να ευθυγραμμίσετε το σχεδιασμό με την ταυτότητα της μάρκας σας.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ξεχωριστά πρότυπα email για διαφορετικές γλώσσες ή αγορές, εξασφαλίζοντας συνεπή επωνυμία και σαφή επικοινωνία σε όλες τις περιοχές όπου δραστηριοποιείστε.

Το SDS Manager υποστηρίζει πλήρως τη διανομή SDS για συγκεκριμένες χώρες και γλώσσες για διεθνείς παραγγελίες. Το webhook send_sds περιλαμβάνει παραμέτρους για τη χώρα και τη γλώσσα, εξασφαλίζοντας ότι αποστέλλεται το σωστό Δελτίο Δεδομένων Ασφαλείας με βάση την τοποθεσία του πελάτη και την προτιμώμενη γλώσσα.

Εάν διατηρείτε πολλαπλές εκδόσεις SDS για το ίδιο προϊόν, που καλύπτουν διαφορετικές αγορές ή γλώσσες, αυτές οι παράμετροι επιτρέπουν στο SDS Manager να επιλέγει και να αποστέλλει αυτόματα το κατάλληλο SDS για κάθε παραγγελία.

Επιπλέον, το SDS Manager προσφέρει μια λύση δημιουργίας SDS που μπορεί να μεταφράσει αυτόματα τα δελτία δεδομένων ασφαλείας σε 35+ γλώσσες, βοηθώντας σας να υποστηρίξετε αποτελεσματικά τις παγκόσμιες αγορές, ενώ παραμένετε συμμορφωμένοι με τις τοπικές κανονιστικές απαιτήσεις.

Ναι. Το SDS Manager προσφέρει μια λύση δημιουργίας SDS που ονομάζεται ExactSDS, η οποία μπορεί να μεταφράσει αυτόματα τα δελτία δεδομένων ασφαλείας σε 35+ γλώσσες, υποστηρίζοντας τους διεθνείς πελάτες και τις κανονιστικές απαιτήσεις.

Για να ενεργοποιήσετε αυτή τη λειτουργία, πρέπει να εισαγάγετε ένα SDS σε μορφή ΕΕ στο ExactSDS και να το χρησιμοποιήσετε ως κύριο έγγραφο. Η μορφή ΕΕ είναι απαραίτητη, καθώς περιέχει πιο ολοκληρωμένες κανονιστικές πληροφορίες και μπορεί να μετατραπεί σε άλλες περιφερειακές μορφές, όπως το SDS των ΗΠΑ. Το αντίστροφο δεν είναι δυνατό, καθώς τα SDS των ΗΠΑ συνήθως δεν περιέχουν ορισμένα δεδομένα που απαιτούνται από τους κανονισμούς της ΕΕ.

Μόλις ένα SDS σε μορφή ΕΕ είναι διαθέσιμο στο σύστημα, το ExactSDS μπορεί να το μεταφράσει άμεσα σε SDS που συμμορφώνονται με περισσότερες από 35 χώρες, καλύπτοντας όλες τις απαιτούμενες τοπικές γλώσσες, συμπεριλαμβανομένων των κινέζικων και ιαπωνικών.

Αυτή η προσέγγιση σας επιτρέπει να διατηρείτε ένα έγκυρο SDS, ενώ παράλληλα υποστηρίζετε αποτελεσματικά τις παγκόσμιες αγορές με ακριβή, τοπικά προσαρμοσμένα Δελτία Δεδομένων Ασφαλείας.