Automatisk distribution af sikkerhedsdatablade til kunder

Safety Data Sheets (SDS) distribueres automatisk baseret på ERP produktkode (SKU / ERP ID) og modtagerens emailadresse.

• Integration opnås via et simpelt webhook-kald, der tilføjes til dit ERP-system. Dette udløser SDS Manager send_sds API’en ved hjælp af SKU/ERP ID og email. Alle moderne ERP-systemer understøtter webhook- eller API-funktionalitet, hvilket gør implementeringen enkel.
• Når en SDS sendes, oprettes automatisk et nyt abonnementsopdatering på revision i SDS Manager, hvilket sikrer, at modtageren modtager enhver revideret version inden for de næste 12 måneder.
• SDS’er er ofte knyttet til flere SKU’er. Når flere SKU’er deler den samme SDS, gemmes dokumentet én gang i SDS-databasen og knyttes til alle relevante produkter.
• For at forhindre dublerede emails blokerer systemet gentagen afsendelse af den samme SDS til samme modtager inden for en konfigurerbar periode (f.eks. 12 måneder).
• Hvis en kunde køber det samme produkt igen inden for denne periode, sendes SDS ikke igen, men abonnementet forlænges automatisk til 12 måneder fra den nye købsdato.
• Best practice: Vi anbefaler at opretholde flaget HAS_SAFETY_DATA_SHEET i dit ERP-system for kun at begrænse API-kald til produkter, der kræver SDS-distribution.

Dette sikrer overholdelse af lovgivningen, samtidig med at unødvendig kommunikation minimeres.

Kunder, der modtager en SDS, abonnerer automatisk på at modtage fremtidige opdateringer.

• Når en ny version af en SDS uploades, sendes det opdaterede dokument automatisk til alle abonnenter via email.
• Notifikationer sendes op til 12 måneder fra kundens seneste køb. Varigheden kan konfigureres.

Som en del af onboarding, kan SDS Manager hjælpe med at opsætte nye abonnementsopdateringer for kunder, der har købt regulerede produkter inden for det sidste år, hvilket sikrer compliance fra dag ét.

Hvis I allerede vedligeholder et bibliotek med sikkerhedsdatablade (SDS), kan alle eksisterende dokumenter importeres til SDS Manager.

• Hvis SKU/ERP ID-mapping allerede findes, hjælper SDS Manager med at importere og knytte disse data.
• Når dataene er migreret, kan SDS-distribution fuldt ud styres via API, hvor kun SKU og modtagerens email er nødvendige.

Ja. Hver email med en opdateret SDS inkluderer et afmeldingslink.

Modtagerne kan vælge:

• At afmelde sig opdateringer relateret til den specifikke SDS i emailen, eller
• At afmelde sig alle opdateringsnotifikationer for SDS.

SDS Manager understøtter problemfri integration med e-handelssystemer for at sikre, at dine onlineprodukter forbliver i overensstemmelse med reglerne og opdaterede.

• Massiv XLS-eksport inkluderer SDS PDF-links, faresætninger (H), forsigtighedssætninger (P) og GHS-piktogrammer, hvilket gør det nemt at opdatere produktsider med vigtig sikkerhedsinformation.
• De samme data er tilgængelige via API til realtidssynkronisering med din webshop eller produktdatabase.

Ja. DirectSDS er designet til at understøtte GDPR-overholdelse og sikker håndtering af persondata.

Når DirectSDS anvendes, skal kunderne angive SDS Manager som en underbehandlingspartner i deres GDPR-dokumentation og sikre, at den krævede Data Processing Agreement (DPA) og interne compliance-foranstaltninger er på plads i overensstemmelse med GDPR-kravene.

Alle data, der behandles af DirectSDS:

• Opbevares og overføres sikkert
• Håndteres i henhold til strenge politikker for databeskyttelse og adgangskontrol
• Behandles kun til distribution og compliance af Safety Data Sheets

SDS Managers infrastruktur og informationssikkerhedsledelse er ISO 27001-certificeret, hvilket sikrer internationalt anerkendte standarder for datasikkerhed, risikostyring og operationelle kontroller.

Del din SDS Manager indgående emailadresse med leverandører, så indkommende SDS automatisk føjes til systemet.

SDS Manager læser og analyserer automatisk hvert dokument:

• Hvis SDS er en nyere version af et eksisterende dokument, erstattes den gamle version, og alle abonnenter notificeres.
• Hvis det er en ny SDS, kan du tildele den korrekte SKU/ERP ID manuelt eller via API.

Dette effektiviserer håndteringen af SDS, holder dit bibliotek opdateret og sikrer, at dine kunder altid er informerede.

Når en leverandør sender en Safety Data Sheet (SDS) til din SDS Manager-indbakke, behandler systemet filen automatisk.

Hvis SDS’en ikke allerede findes i dit system, skal den tilknyttes det korrekte ERP ID eller SKU, før den kan distribueres med en ERP-reference. Disse SDS’er placeres i “Inbox from Vendors”, hvor du hurtigt kan tilknytte det passende ERP ID/SKU og gøre SDS’en klar til afsendelse.

For at sikre, at intet bliver overset, kan du aktivere e-mail-notifikationer, så du bliver informeret, hver gang indgående SDS-filer kræver tildeling af ERP ID eller SKU.

Denne proces sikrer, at alle nye SDS’er er korrekt tilknyttet, kan spores i dit ERP-system og er klar til distribution i overensstemmelse med gældende reguleringer.

Hvis send_sds webhooken kaldes for et ERP ID eller SKU, der ikke har et tilknyttet Safety Data Sheet, vil anmodningen fejle og blive registreret i API-fejlloggen. Denne log giver et komplet overblik over alle mislykkede send_sds-kald og gør det nemt at identificere produkter, der mangler tilsvarende SDS-filer.

Vi anbefaler kun at kalde send_sds API’et for produkter, der kræves at have et Safety Data Sheet.

Som bedste praksis, oprethold et HAS_SAFETY_DATA_SHEET-flag i dit ERP-system. Dette gør det muligt at begrænse API-kald til kun de produkter, der kræver SDS-distribution, hvilket reducerer fejl og unødvendige API-anmodninger.

Hver Safety Data Sheet in SDS Manager har et permanent PDF-link, der altid peger på den nyeste version af SDS’en. Når en ny revision udgives, opdateres det samme link automatisk til den seneste version – så der kræves ingen ændringer på din eCommerce-platform, når SDS-filer opdateres.

Du har to fleksible måder at tilføje disse links til dine produktsider på:

• XLS-eksport: Du kan eksportere din SDS-bibliotek som en XLS-fil, der inkluderer ERP ID(s) eller SKU(s) sammen med tilsvarende permanente SDS-links. Filen kan bruges til bulk-import eller opdatering i eCommerce- eller produktstyringssystemet.
• API-integration: SDS Manager tilbyder også et API, der gør det muligt programmatisk at forespørge det permanente SDS-link ved hjælp af ERP ID eller SKU. Dette er ideelt til realtidsintegration, hvor din eCommerce-platform dynamisk henter det korrekte, opdaterede SDS-link.

Begge metoder sikrer, at dine kunder altid har adgang til de korrekte og nyeste Safety Data Sheets uden manuel vedligeholdelse.

SDS Manager leverer en færdiglavet søge-widget, der nemt kan integreres på dit websted ved hjælp af en iframe. Denne widget giver besøgende mulighed for hurtigt og intuitivt at søge på tværs af dine Safety Data Sheets.

Inden for SDS Manager kan du organisere SDS’er efter lokationer og kontrollere, hvilke lokationer der vises via søge-widgeten på webstedet. Dette gør det muligt at:

• Offentliggøre kun udvalgte Safety Data Sheets på dit websted
• Beholde interne eller begrænsede SDS’er tilgængelige i systemet uden at gøre dem synlige for besøgende

Søge-widgeten understøtter også flere sprog, så du kan matche dit websteds sprog og give en lokaliseret oplevelse for dine kunder.

Denne løsning gør det nemt at tilbyde selvbetjent adgang til Safety Data Sheets, samtidig med at du bevarer fuld kontrol over synlighed og indhold.

Hvert Safety Data Sheet i SDS Manager har et permanent SDS-link, der altid peger på den nyeste version af dokumentet. Dette link kan nemt konverteres til en QR-kode og udskrives på forsendelsesdokumenter, følgesedler, fakturaer eller kvitteringer. De fleste moderne ERP- og e-handelsystemer understøtter generering af QR-koder fra URL’er direkte på dokumenter.

Du har to fleksible måder at gøre det permanente SDS-link tilgængeligt på din ERP- eller e-handelsplatform:

• XLS-eksport: Eksporter dit SDS-bibliotek som en XLS-fil, der indeholder dine ERP ID’er eller SKU’er sammen med de tilsvarende permanente SDS-links. Denne fil kan bruges til masseimport eller opdateringer, hvilket gør det muligt for dit system at generere QR-koder for det korrekte SDS på hvert forsendelsesdokument.
• API-integration: SDS Manager tilbyder også en API, der giver dig mulighed for programmæssigt at hente det permanente SDS-link ved hjælp af dit ERP ID eller SKU. Dette er ideelt til realtidsintegrationer, hvor din ERP- eller e-handelsplatform dynamisk henter det korrekte, altid opdaterede SDS-link og gengiver det som en QR-kode på forsendelsesdokumenter.

Ja. SDS Manager giver dig mulighed for at tilpasse indhold og layout af emails, der sendes til kunder ved distribution af SDS. Du kan tilføje dit firma-logo, tilpasse email-teksten og matche designet med din brandidentitet.

Du kan også oprette separate email-skabeloner for forskellige sprog eller markeder, hvilket sikrer konsistent branding og klar kommunikation i alle regioner, hvor du opererer.

SDS Manager understøtter fuldt ud landespecifik og sprogspecifik distribution af SDS for internationale ordrer. Send_sds-webhooken inkluderer parametre for land og sprog, hvilket sikrer, at den korrekte Safety Data Sheet sendes baseret på kundens placering og foretrukne sprog.

Hvis du har flere versioner af SDS for det samme produkt—der dækker forskellige markeder eller sprog—giver disse parametre SDS Manager mulighed for automatisk at vælge og sende den passende SDS for hver ordre.

Derudover tilbyder SDS Manager en SDS Authoring-løsning, som automatisk kan oversætte Safety Data Sheets til mere end 35 sprog, hvilket hjælper dig med effektivt at understøtte globale markeder, samtidig med at du overholder lokale regler.

Ja. SDS Manager tilbyder en SDS Authoring-løsning kaldet ExactSDS, som automatisk kan oversætte SDS til over 35 sprog, hvilket understøtter internationale kunder og lovgivningsmæssige krav.

For at aktivere dette skal en enkelt EU-format SDS importeres til ExactSDS og bruges som master-dokument. EU-formatet kræves, fordi det indeholder mere omfattende lovgivningsinformation og kan konvertere til andre regionale formater, såsom US SDS. Omvendt er ikke muligt, da US SDS typisk mangler visse data, som kræves under EU-reglerne.

Når en EU-format SDS er tilgængelig i systemet, kan ExactSDS oversætte den direkte til SDS’er, der overholder mere end 35 lande, og dækker alle nødvendige lokale sprog—inklusive kinesisk og japansk.

Denne tilgang gør det muligt at opretholde én autoritativ SDS, samtidig med at globale markeder understøttes effektivt med præcise, lokaliserede Safety Data Sheets.