在 2017 年之前，所有组织都被要求保留纸质版本（即打印的安全数据表 PDF 文件），并将其装订成册，供所有员工和检查人员查阅。自 2017 年起，不再强制要求保留纸质版，安全数据表可以以电子格式提供给员工使用。

以下是几种维护电子版安全数据表资料库的替代方法：

将安全数据表文件保存在共享文件夹中：

您可以直接通过互联网搜索安全数据表，下载所需的文件，并将其保存在一个员工可以访问的共享文件夹中。如果您在多个地点有化学品，建议您创建文件夹结构，并将安全数据表文件放入对应地点的文件夹中。

安全数据表汇总文档：

一些公司希望将每个地点的所有安全数据表合并成一个 PDF 文件。这可以通过将该地点所有化学品的安全数据表合并成一个文件来实现，通常称为安全数据表汇总文档。

安全数据表资料库管理工具：

上述方法适用于化学品种类较少、员工人数较少的公司。对于化学品种类多、员工较多的公司，使用在线安全数据表管理解决方案更加高效，原因包括：

• 节省维护安全数据表资料库的时间。

• 确保所有员工都可以访问最新的安全数据表登记信息。

• 确保所有员工都能查阅他们使用的化学品的安全数据表，从而更容易维护安全的工作环境。

• 自动获取安全数据表的新修订版本，无需人工向每个供应商查找，从而节省大量时间。